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Effizientes Dokumentenmanagement im Bauwesen

Wenn große Bauprojekte vor dem Abschluss stehen, beginnt bei vielen Bauträgern oft erst der Stress: Bei Rückfragen zur Schlussrechnung müssen Mitarbeiter Aktenordner und Kellerarchive durchforsten, Zeit in die Suche investieren und Belege händisch kopieren. Digitalisierte Rechnungsbearbeitung dagegen spart zehn Arbeitstage pro Monat.

Eine ECM-Software kann Arbeitsprozesse deutlich reduzieren | Quelle: Adobe Stock / cherryandbees

Die Behrendt Gruppe, ein führender Hamburger Immobilienspezialist, setzt schon seit 2017 auf digitales Dokumentenmanagement (DMS) – und ist damit nicht nur erheblich schneller geworden. „Auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist gewachsen, weil die Qualität gestiegen und mehr Zeit für andere Aufgaben vorhanden ist“, berichtet Andreas Kroetzsch, der bei Behrendt die Abteilung Finanzen leitet.

Seit 1952 baut die Behrendt Gruppe Wohn- und Gewerbeimmobilien in der Region Hamburg. Rund 12.000 Eigentums- und Mietwohnungen sowie ca. 100.000 Quadratmeter Bürofläche sind seither unter ihrer Regie entstanden. Mit der Zahl der Projekte wuchs auch der administrative Aufwand: Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung liefen zuletzt rund 12.000 Belege pro Jahr durchs Unternehmen. Und jeder davon beschäftigte das Backoffice mindestens drei Wochen lang, erinnert sich Andreas Kroetzsch: „Wir setzten auf Papier, Kontierungsstempel und Kugelschreiber. Der Bauleiter, der natürlich nicht jeden Tag im Büro ist, war zur Prüfung und Zahlungsfreigabe noch dazwischengeschaltet. Ein solcher Prozess zieht sich.“

Das ECM lernt mit

Die Umstellung auf eine digitalisierte Rechnungsbearbeitung mit der Enterprise Content Management (ECM) Software enaio von Optimal Systems hat seit 2017 alles verändert: „Heute spielt es keine Rolle mehr, auf welchem Weg eine Rechnung zu uns kommt – wir haben sie im System und der Prozess läuft weitgehend selbstständig ab.“ Auch postalische Rechnungen sind kein Problem: Mitarbeiter am Empfang scannen die Post, enaio erkennt automatisch, ob es sich um eine Rechnung handelt und leitet sie getrennt von den Anlagen an die Buchhaltung weiter. Die Software lernt zudem, etwa bei neuen Lieferanten, laufend dazu und erkennt auch, für welche der insgesamt 18 Konzerngesellschaften welches Dokument relevant ist. So kann die Bearbeitung weiter automatisiert werden: „Inzwischen landet der Beleg nach Eingang innerhalb von nur einer Stunde direkt auf meinem Tisch.“

Zeit für sinnhafte Themen

Da die Dokumente auch von unterwegs verfügbar sind und der Bauleiter selbst auf der Baustelle mit nur zwei Klicks grünes Licht geben kann, hat sich die Bearbeitung weiter beschleunigt: „Die Digitalisierung erspart uns heute rund zehn Arbeitstage pro Monat“, rechnet Kroetzsch vor – Zeit, die für andere Aufgaben zur Verfügung steht und die Mitarbeiter in ihren täglichen Aufgaben entlastet. Rund 100 Personen können bei Behrendt derzeit gleichzeitig mit dem System arbeiten. Ihre Zufriedenheit mit der ECM-Lösung von Optimal Systems ist hoch: Die nervige Suche nach verkramten Belegen, das Erinnern an dringende Freigaben oder das Handling großer Papiermengen hat sich erübrigt, die Qualität ist insgesamt gestiegen und die Arbeit damit attraktiver geworden. „Jetzt haben wir deutlich mehr Zeit, die wir in sinnhafte Themen wie strategische Maßnahmen, Kundenbetreuung und Organisationsentwicklung stecken können“.

Effizienter geworden sind auch nachgelagerte Prozesse wie beispielsweise die Finanz- und Steuerprüfung. „Die Prüfer erhalten einfach Zugang zum System, haben alle Unterlagen sofort im digitalen Zugriff und ersparen sich dadurch Rückfragen und Wartezeiten. So läuft die Prüfung deutlich ruhiger und reibungsfreier ab“, betont Andreas Kroetzsch. Entsprechend freut er sich schon auf die nächsten Ausbauschritte: Demnächst soll noch die Projektakte mit digitaler Freistellungsbescheinigung, Bürgschaften, neuen Workflows und vielem mehr dazukommen. Bei 35 bis 40 Bauvorhaben mit jeweils 25 bis 40.000 Dokumenten pro Jahr zahle es sich hier besonders aus, so Kroetzsch, dass man sich bei der Auswahl der Software nicht mit einem klassischen DMS zufriedengegeben hat, sondern sich mit enaio für eine vielseitige und individuell auf die eigenen Prozesse zugeschnittene ECM-Lösung entschieden habe, die sogar im Haus mit Bordmitteln angepasst werden kann. „Hier ist es egal, wie viele Mandanten oder Konzerngesellschaften ich habe – alles ist möglich, einfach skalierbar und schnell umsetzbar. Allein die digitale Signatur spart mir mindestens die halbe Arbeit, wenn ich digitale Dokumente nicht mehr physisch erzeugen muss, um sie später unterschrieben wieder einzuscannen.“


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Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung oder Business Transformation gewinnt auch das Thema ECM/DMS immer mehr an strategischer Bedeutung. Denn oftmals reichen vorhandene Architekturen und Lösungen nicht aus, um erforderliche unternehmensweite Informations- und Geschäftsprozess-Services digital zur Verfügung zu stellen. Somit ist ECM/DMS ein Thema, welches sämtliche Abteilungen vom Vertrieb und Service über die Produktion und Logistik bis hin zum Rechnungswesen anspricht. Aus einem bislang oftmals - meist durch organisatorische Grenzen bedingt - linearen Prozess entsteht ein fortwährender Kreislauf aus z.B. Entwickeln, Produzieren, Akquirieren, Verkaufen und Betreuen. ECM/DMS hat somit den Anspruch Menschen, Prozesse und Informationen unternehmensweit zu synchronisieren, um so erkenntnisorientiertes Handeln und Denken zu ermöglichen. Unter dieser Voraussetzung ist auch eine Einführung einer entsprechenden Lösung sehr individuell zu betrachten und birgt somit auch seine unternehmenseigenen Herausforderungen.
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Vorteile überwiegen jeden ROI

Warum trotzdem oft gesagt werde, der exakte Return on Invest einer ECM-Lösung sei schwer zu beziffern, kann Kroetzsch nicht wirklich nachvollziehen. Allein, dass statistisch jeder Büromitarbeiter ein Drittel seiner Arbeitszeit mit Suchen verbringe, sei Argument genug. „Bei uns ist das hinfällig. Selbst, wenn ich das Dokument Mickey Maus nenne – ich finde es in wenigen Sekunden wieder.“ Nicht weniger schwer wögen die Vorteile des digitalen Zugriffs und der ortsunabhängigen Zusammenarbeit. „Man stelle sich nur mal vor, wie wir hätten arbeiten sollen, wenn alle Kollegen zuhause sitzen müssen. Sollten sie nachts ins Büro kommen, um niemandem zu begegnen, weil sie aus dem Schrank Unterlagen brauchen?“ Bei Behrendt seien alle Prozesse auch unter Pandemiebedingungen reibungsfrei weitergelaufen, bei exzellenter Auskunftsfähigkeit. „Der Prozess bleibt der gleiche, jeder Beteiligte kann einsehen, was er braucht: Warum wurde was gekürzt, wie verbucht, wann gezahlt. Diese Transparenz sofort, überall und auf Knopfdruck zu haben, ist eine gewaltige Erleichterung und für uns ein großes Gut.“ Die Weitsicht, schon früh digitale Prozesse etabliert zu haben, zahlt sich nun – mit erschwerten Bedingungen in der Krise – doppelt aus. Ein erheblicher Vorteil in einer Branche, die zu den Schlusslichtern in der Digitalisierung zählt.


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