E-Procurement optimiert den Einkauf und die Rechnungsabwicklung in Unternehmen. Der Erfolg der Lösungen hängt daran, wie oft die Mitarbeiter sie einsetzen. Für die Akzeptanz sorgen eine intuitive Nutzerführung und intelligente Assistenten.
Nutzerakzeptanz im E-Procurement steigern: Digitale Beschaffung funktioniert nur, wenn Mitarbeiter die Systeme auch nutzen. Genau daran scheitert es oft, weil viele Mitarbeiter in der indirekten Beschaffung nur gelegentlich etwas bestellen. Um eine gute Akzeptanz zu erreichen, sollten die Systeme verständlich sein, schnell reagieren und ohne Umwege zum Ziel führen. Sind Oberflächen hingegen überfrachtet, haben zu viele Felder, ist die Schrift zu klein oder reagiert die Anwendung träge, weichen Nutzer allzu schnell auf E-Mail oder Zuruf aus.
Die Nutzerakzeptanz wird zur Schlüsselkennzahl
Die Adoption gehört beim Implementieren eines E-Procurement-Systems als Zielgröße ins Projekt – nicht nur als Zahl der Logins, sondern vor allem als Rückgang informeller Wege und als sinkende Zeit pro Vorgang gegenüber dem Ausgangszustand. Als Richtwert dafür kann die Web-Metrik Interaction to Next Paint (INP) dienen. Diese Kennzahl misst, wie schnell eine Anwendung Nutzerinteraktionen verarbeitet und sichtbar reagiert. Ein INP-Wert von unter 200 Millisekunden gilt als gut und sorgt dafür, dass Interaktionen für Nutzer unmittelbar quittiert werden – etwa durch einen kurzen Inline-Status, einen Ladeindikator oder einen Bestätigungshinweis. Häufen sich Überschreitungen dieses Schwellenwerts, so steigt auch die Abbruchneigung.
In der Umsetzung ist es sinnvoll, vor dem Go-Live – also dem Zeitpunkt, ab dem die Lösung produktiv genutzt wird – eine belastbare Ausgangsbasis zu erheben. Diese beschreibt beispielsweise, welcher Anteil der Bedarfe bisher per E-Mail abgewickelt wurde, wie viele Minuten eine Bedarfserfassung durchschnittlich dauert und wie oft der Einkauf nachfassen oder korrigieren muss. Anschließend folgt die Optimierung in kurzen Iterationen, jeweils mit klar formulierten Hypothesen, definierten Messpunkten und dokumentierten Release-Hinweisen. Wer die Interaktionslatenz über den INP-Wert kontinuierlich überwacht, erkennt früh, wenn eine Anwendung verzögert auf Interaktionen reagiert – etwa bei dynamischen Formularfeldern oder Live-Validierungen – und kann gegensteuern.
Intelligente Vorschläge und Echtzeit-Compliance
Neben einem praxisgerechten Oberflächendesign senken intelligente Vorschlagslogiken die kognitive Last: Schlägt das System Warengruppe, Kostenstelle, Lieferadresse und andere Pflichtattribute sinnvoll vor, verkürzt sich die Suche, und Rückfragen nehmen ab. Ein Beispiel aus dem Laboralltag: Gibt ein Besteller „Pipettenspitzen“ ein, schlägt das System die passende Warengruppe vor und übernimmt die Standard-Lieferadresse sowie die Kostenstelle aus dem Profil. Der Mitarbeiter muss dies nur noch prüfen und bestätigen. Gerade die korrekte Warengruppenzuordnung steuert viele Regeln im ERP-System (Enterprise Resource Planning) und gilt als häufiger Stolperstein.
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Der zweite Hebel ist Compliance in Echtzeit: Das Prüfen von Budget, Berechtigungen, Vertragsbindungen oder Preislogiken während der Erfassung direkt gegen die im ERP-System hinterlegten Regeln ist ein Kernprinzip des Real-Time Procurement. Für Nutzer bedeutet das: Überschreiten sie das Budget, erscheint ein eindeutiger Hinweis mit Handlungsoption. Bei einem gesperrten Lieferanten schlägt das System den passenden Vertragslieferant vor. Fehlpfade werden früh ausgeschlossen, Genehmigungen laufen auf definierten Vorgaben, die Touch-Rate sinkt.
Performance und Feedback greifen dabei ineinander. Jede Validierung ist eine Interaktion und sollte innerhalb des definierten Reaktionskorridors, also der maximal zulässigen Reaktionszeit, ein sichtbares Signal liefern. Erst in Verbindung mit präzisen und verständlichen Rückmeldungen entfalten technische Optimierungen ihre Wirkung. Dazu zählen eindeutige Fehlermeldungen, positiv bestätigte Felder wie „Adresse verifiziert“ und Fortschrittsanzeigen bei längeren Prüfungen.
Assistenten erleichtern die Datenerfassung
Unstrukturierte Bedarfe sind in der indirekten Beschaffung Realität und wesentlich mitverantwortlich für fehlende zeitliche Ressourcen in Einkaufsabteilungen. Wichtig ist es deshalb, die Bedarfe systemtauglich zu machen. Ein Guided Intake blendet nur relevante Felder ein, sorgt für vollständige Pflichtangaben und reichert Daten automatisch an – etwa Warengruppe, Vertrag oder Kostenstelle. So werden aus E-Mails qualifizierte Vorgänge mit hoher Regelkonformität und geringer Touch-Rate. Dialogbasierte Assistenten ergänzen diesen Pfad: Sie fragen kontextbezogen nach, erläutern Richtlinien in klarer Sprache und schlagen Werte vor. So vereinfachen sie Arbeitsabläufe und fördern die Systemnutzung – vorausgesetzt, Governance und Verlässlichkeit sind geklärt.
Auch Such- und Eingabehilfen erleichtern den Umgang mit dem System. Autovervollständigung und automatische Adressvorschläge verschlanken Formulare, weil vorgeschlagene Werte direkt übernommen und bei Bedarf leicht angepasst werden können. So sinken auch Tippaufwand und Fehler. Sind Vorschläge unflexibel oder Rückmeldungen unklar, steigt die mentale Last – Rückfragen und Abbrüche sind die Folge.
Prozesskennzahlen steuern die Erfolgsmessung
Die Adoption lässt sich in drei Kategorien messen. Erstens die Nutzungsquote im Zielkreis: Welcher Anteil der Adressaten, in der Regel Mitarbeitende in Unternehmen und Organisationen, wickelt Bedarfe systemgeführt ab statt per E-Mail oder Zuruf? Zweitens die Verdrängung informeller Wege: Wie stark gehen Mail- und Ticketvolumina zugunsten regelkonformer Transaktionen zurück? Drittens die Zeit und die Touches pro Vorgang: Wie viele Minuten vergehen vom Start der Anforderung bis zur Genehmigung, und wie viele manuelle Eingriffe sind nötig? Ergänzend kann ein standardisierter Usability-Indikator wie der System Usability Scale die wahrgenommene Gebrauchstauglichkeit über Releases hinweg vergleichen. Entscheidend bleibt aber stets die Verknüpfung mit harten Prozesskennzahlen.
Insgesamt zeigt sich: Eine hohe Systemakzeptanz bei den Anwendern ist kein Zufallsprodukt, sondern das Resultat klarer Nutzerführung, intelligenter Datenanreicherungen und Compliance-Prüfungen auf ERP-Regeln in Echtzeit – getragen von stabiler Performance und einer kanalübergreifenden Orchestrierung über Guided Buying. BeNeering, ein Spezialanbieter für E-Procurement-Systeme, setzt auf eine ERP-nahe Architektur mit Echtzeit-Zugriff auf das System of Record und stellt einen zentralen Einstiegspunkt mit Guided Buying bereit, der die Besteller zum passenden Pfad – Katalog, Rahmenvertrag, Lager, Marktplatz oder Freitext mit Intake – sowie durch den kompletten Bestellprozess führt. Ein Intake Assistant unterstützt darüber hinaus das strukturierte Aufbereiten von Eingaben und Freitextanforderungen und sorgt für korrekte und vollständige Daten.
Unternehmen, die diese Prinzipien mit einem sauberen Mess-Setup verknüpfen (Nutzungsquote, Verdrängung informeller Wege, Zeit & Touches) und die Systeme in kurzen Iterationen verbessern, erreichen zielsicher hohe Self-Service- und No-Touch-Raten. Die Kombination aus Guided Buying, Intake Assistant und Real-Time Procurement entlastet dann den operativen Einkauf und vereinfacht die digitale Beschaffung. jf
Die Autorin
Natalia Parmenova ist Chief Revenue Officer bei BeNeering.
