S/4HANA wird zunehmend Realität in der Öffentlichen Verwaltung. Das zeigt eine Umfrage der SAP-Anwendergruppe DSAG. Haupttreiber ist das Wartungsende für Altlösungen. Bei der Migration dominiert der Brownfield-Ansatz. Datenschutz-Aspekte behindern Cloud-Projekte.
Modernisierung: Knapp 5 Prozent der befragten Betriebe aus der Öffentlichen Verwaltung haben die Migration auf SAP S/4HANA bereits abgeschlossen. 93 Prozent befinden sich in der Durchführung, und 2 Prozent haben noch nicht begonnen. Von denjenigen Befragten, die sich gerade in der Durchführung befinden, sind 41 Prozent derzeit in der Vorbereitungsphase der Transformation. 10 Prozent sind aktuell in der Vorstudie, 10 Prozent arbeiten in Vorprojekten, 8 Prozent prüfen die technische Readiness, 6 Prozent beschäftigen sich mit Datenanalyse, während 5 Prozent erste Vorüberlegungen anstellen und 2 Prozent den Business-Case ermitteln.
Diese Zahlen stammen aus einer Umfrage der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe DSAG zum Einsatz von S/4HANA in der Öffentlichen Verwaltung, die im Oktober und November 2024 in Zusammenarbeit mit der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH durchgeführt wurde. Teilgenommen haben fast 100 Befragte aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. 44 Prozent sind der Kommunalebene zugeordnet, 33 Prozent der Landesebene und 15 Prozent der Bundesebene. 27 Prozent der Befragten gehören zu SAP-Projektleitung, 26 Prozent zur SAP-Abteilungs- und Teamleitung. 21 Prozent kommen aus den Fachbereichen, 3 Prozent aus der IT-Leitung.
Die Hälfte der Projekte ist in der Realisierungsphase
Von den 51 Prozent der Befragten, deren SAP-Projekt gerade läuft, sind 13 Prozent in der Realisierungsphase, 10 Prozent absolvieren den technischen S/4HANA-Readiness-Check. Rund 7 Prozent befinden sich in der Konzeptionsphase, und 5 Prozent arbeiten an Vorprojekten. Projekte im Go-live sind bei 5 Prozent der Befragten geplant, 4 Prozent archivieren derzeit, 4 Prozent sind in der Ausschreibungsphase, und 3 Prozent befinden sich in der Business-Impact-Analyse. „Dass sich mehr als die Hälfte der Projekte bereits in der Realisierungsphase befindet, sehen wir positiv“, erläutert Hermann-Josef Haag, DSAG-Fachvorstand Personalwesen & Public Sector. „Angesichts des nahen Wartungsendes müssen aber auch die anderen 50 Prozent dringend handeln. Eine Transformation benötigt angesichts des Change Managements viel Zeit. Zudem sind die Systeme in der Verwaltung oft komplex und enthalten viele Kundenanpassungen.“
Befragt nach dem Haupttreiber der Transformation nennen knapp 91 Prozent das Wartungsende der Mainstream Maintenance der Altsysteme im Jahr 2027 und das Ende der erweiterten Wartung 2030. 27 Prozent verweisen auf ein verbessertes User-Interface und auf eine Standardisierung. Die Prozessautomatisierung ist für 19 Prozent am wichtigsten, gefolgt von neuen Funktionalitäten bei 16 Prozent, der Performance-Optimierung bei 13 Prozent und ein verbessertes Reporting bei 9 Prozent.
Die DSAG-Umfrage zeigt, dass viele S/4HANA-Projekte als problematisch hinsichtlich Zeit, Budget und Qualität gelten. 19 Prozent der Befragten sehen den Zeitfaktor kritisch, 47 Prozent teilweise kritisch und 33 Prozent geben an, planmäßig unterwegs zu sein. „Knappe Zeitfenster und begrenzte Budgets stellen die Öffentliche Verwaltung bei IT-Projekten vor Herausforderungen“, berichtet Haag. „Ein starkes Projektmanagement und die Unterstützung durch die Behördenleitung sind Voraussetzungen, um Projekte erfolgreich in kurzer Zeit durchzuführen.“
Brownfield ist die dominierende Migrationsstrategie
44 Prozent der befragten Organisationen setzen bei ihrer S/4HANA-Migration auf den Brownfield-Ansatz, 39 Prozent bevorzugen den Bluefield-Ansatz, und 16 Prozent führen eine komplette Neuimplementierung durch. „Die Nutzung des Brownfield-Ansatzes zeigt, dass viele Organisationen die Umstellung auf S/4HANA in der Öffentlichen Verwaltung risikoarm und kostenbewusst gestalten möchten“, erläutert Haag. „Über Erfolg der S/4HANA-Transformation entscheiden eine klare Strategie und professionelles Projektmanagement.
Ein weiterer Erfolgsfaktor für S/4HANA-Projekte ist die Unterstützung durch die Führungsebene. Die ist bei den befragten Unternehmen sehr oft gegeben. Knapp 61 Prozent stellen das Budget zur Verfügung, 39 Prozent priorisieren das Projekt, 29 Prozent setzen auf motivierende Ansprachen, 25 Prozent erklären das ‚Warum‘, während 19 Prozent das Projektteam gar nicht unterstützen. Sonstige Aktivitäten führten 3 Prozent an. Dazu gehört beispielsweise, dass die Führung die Relevanz der Migration erst langsam erkennt.
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Der Datenschutz behindert Cloud-Projekte
Befragt nach der Rolle der Cloud in ihrer S/4HANA-Transformation haben sich 19 Prozent nach eigener Aussage noch nicht festgelegt. Bei 35 Prozent spielt die Cloud keine Rolle, da die Migration ausschließlich On-Premises erfolgt. Bei weiteren 30 Prozent wird der Cloud eine untergeordnete Rolle zugedacht. Nur wenige Systeme sind in der Cloud, die meisten bleiben On-Premises. 13 Prozent sehen die Cloud in einer wichtigen Rolle und nutzen eine hybride Lösung, teilweise in der Cloud, teilweise On-Premises. Lediglich 2 Prozent migrieren vollständig in die Cloud.
Als Hindernis für Cloud-Lösungen benennen 22 Prozent den Datenschutz, 20 Prozent funktionale Aspekte wie nicht verfügbare Lösungen, 14 Prozent vertragliche und rechtliche Aspekte und ebenfalls 14 Prozent die Datensicherheit. Für 7 Prozent sind wirtschaftliche Gründe ausschlaggebend, 5 Prozent geben an, Investitionen haushaltstechnisch einfacher darstellen zu können als laufende Subskriptionen. 4 Prozent kennen die Cloud-Lösungen von SAP nicht und 2 Prozent setzen ohne Vorbehalte auf die Cloud. 11 Prozent benennen sonstige Hindernisse wie beispielsweise interne politische Gründe.
„Die Skepsis gegenüber der Cloud in der Öffentlichen Verwaltung ist angesichts der strengen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen nachvollziehbar“, erklärt Haag. „Viele Organisationen setzen daher vorerst auf On-Premises-Lösungen.“ Souveräne Cloud-Anbieter könnten Vertrauen schaffen, indem sie die Einhaltung europäischer Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsstandards garantieren und damit die Hürden für die Cloud-Nutzung senken. „SAP hat das erkannt und will in den kommenden Jahren zwei Milliarden Euro in entsprechende Angebote investieren. Wir glauben, dass die Optionen am Markt zunehmen werden“, erläutert Haag. Jürgen Frisch
