Laut einer aktuellen Umfrage unter Büroangestellten nimmt die Suche nach relevanten Informationen in deutschen Büros die meiste Zeit in Anspruch. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM)-Systeme können diesen Vorgang deutlich beschleunigen. Aber längst nicht alle Unternehmen setzten bereits entsprechende Lösungen ein.
DIE EFFIZIENZ von Unternehmensprozessen werden vom Umgang mit Dokumenten unmittelbar beeinflusst. Doch gerade beim Management von Informationen besteht in vielen Unternehmen noch Handlungsbedarf, wie eine im Auftrag von KYOCERA Document Solutions durchgeführte Befragung ergeben hat: 1.000 Büromitarbeiter, die für ihre Arbeit einen Computer nutzen, wurden vom Statistikportal statista zu ihrer Zufriedenheit mit ihren Informationsprozessen befragt. Das Ergebnis: Rund die Hälfte der Befragten sieht Verbesserungspotenzial beim Dokumentenmanagement.
Zeitfresser Informationssuche
Insbesondere die Suche nach Informationen wurde von 67 Prozent der Befragten als die Tätigkeit genannt, für die sie im Umgang mit Dokumenten die meiste Zeit aufwenden müssen. Auch die Abstimmung mit Kollegen (28 Prozent) sowie die Suche nach der letzten Version (5 Prozent) sind Zeitfresser im Umgang mit Dokumenten. Rund ein Viertel der Angestellten (24 Prozent) stellt sich im Büroalltag sehr häufig beziehungsweise häufig die Frage, wo die letzte Version abgelegt sei. Auch die Suche nach Dokumentenvorlagen sei für 27 Prozent der Befragten ein Thema, das in ihrer täglichen Arbeit viel Zeit in Anspruch nimmt.
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Hälfte der Befragten nutzt keine DMS-Lösung
Abhilfe kann hier ein Dokumentenmanagement-System (DMS) schaffen. Allerdings gaben gerade einmal 16 Prozent der Befragten an, dass unternehmensweit eine entsprechende Software genutzt wird. Bei 27 Prozent wird zumindest bereits in einigen Unternehmensbereichen eine solche Software eingesetzt: Rund die Hälfte (44 Prozent) gab jedoch an, überhaupt kein DMS zu nutzen.
Unter den DMS-Nutzern schätzen die meisten Angestellten (69 Prozent) vor allem die Archivierungsfunktion. So lassen sich mit einem DMS Informationen nicht nur strukturiert ablegen, sondern auch schnell recherchieren und wiederfinden. Als weitere Vorteile wurden von 68 Prozent die transparente Nachverfolgung von Änderungen sowie von 52 Prozent die Kontrolle und Dokumentation von Bearbeitungsständen als besonders nützlich empfunden.
Bei Anwendern besteht Bereitschaft für DMS
„Was uns als DMS-Anbieter natürlich sehr freut, ist die Tatsache, dass 65 Prozent der Nicht-DMS-Nutzer die Einführung einer solchen Lösung begrüßen würden“, sagt Ralph Rotmann, Business Development Manager DMS/ECM Business bei KYOCERA Document Solutions Deutschland. „Es besteht bereits ein Bewusstsein, dass sich mittels eines effizienten Managements von Dokumenten und Informationen Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verkürzen lassen und dass Prozesse nachvollziehbarer werden. Genau hier setzen wir mit unseren Workflow-Lösungen an und bieten insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen einen einfachen Einstieg in das Thema DMS.“ hei
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