Um dem Marktdruck bezüglich Qualität und Preis standzuhalten, sind Unternehmen gefordert, Prozesse und Bereiche zu verschlanken und optimieren. Die Stadtwerke Konstanz haben über IT-gestützte Abläufe die Effizienz im Beschaffungsmanagement gesteigert.
Angesichts der Vielzahl der Produkte und Dienstleistungen, die Stadtwerke beschaffen, kommt dem Einkauf eine zentrale Bedeutung zu, wenn es darum geht, Kosten zu reduzieren und dennoch die Qualität der Endprodukte sowie die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Nach einer empirischen Erhebung des Center für kommunale Energiewirtschaft in Kooperation mit der Fachhochschule Köln aus dem Jahr 2014 kauft über die Hälfte der Stadtwerke mehr als 2.000 verschiedene Teile ein. Heute dürften es sogar noch mehr sein. Das Volumen beträgt bei größeren Versorgern jährlich mehrere hundert Millionen Euro. Häufig erfolgen die Bestellungen laut der Studie aber nach wie vor im Handbetrieb. Das macht den Aufwand dafür unverhältnismäßig teuer.
Einkauf in kleine Chargen und mit hoher Frequenz
Wer elektronische Beschaffungslösungen nutzt, gewinnt an Effizienz, wie das Beispiel Konstanz zeigt. Zu den Hauptaufgaben der dortigen Stadtwerke zählt neben der Versorgung mit Strom, Gas und Wasser die Personenbeförderung im Schiffsverkehr zum Beispiel auf der Fährverbindung Konstanz Meersburg.
Vor etwa einem Jahr stellten die Stadtwerke Konstanz das Bestellwesen komplett auf ein internetbasiertes E-Procurement-System um. Das Herzstück bildete ein Katalogmanagement-Tool der Newtron GmbH, die auf IT-Lösungen für Lieferantenbeziehungen spezialisiert ist. Aus Sicht der Stadtwerke Konstanz ging es dabei vor allem darum, die Vorgänge im Einkauf zu vereinheitlichen und vorhandene Datenbanken sowie die Umgebung für das Enterprise Resource Planning (ERP) einzubinden, wie Einkaufsleiter Federico Fabbri betont. Das System musste die typischen Anforderungen im Beschaffungswesen eines Stadtwerks abdecken: Das Einkaufsportfolio reicht von Rohstoffen, Strom und Gas über technische Anlagen, Ingenieursdienstleistungen und Fahrzeuge bis hin zu IT- und Büromaterialien. Es gibt auch Einkäufe, bei denen strenge Vorgaben gelten, etwa bei Gefahrenstoffen oder Sicherheitskomponenten. Die Bestellvorgänge haben eine hohe Frequenz, und es handelt sich um kleine Chargen. Das begünstigt Einkäufe außerhalb standardisierter Beschaffungswege.
Pro Bestellung bis zu 50 Euro Einsparung
Die Stadtwerke Konstanz suchten eine kostengünstige IT-gestützte Lösung, welche die Transparenz bei der Beschaffung erhöht, den Einkaufsprozess beschleunigt und Ressourcen schont. Newtron entwickelte dafür ein maßgeschneidertes E-Procurement-System. Die bisher genutzten Kataloge und Lieferantenlisten samt ihrer Rahmenverträge wurden darin eingebettet. Jeder Bedarfsposten kann nun zentral gesteuert werden und wird automatisch richtig kontiert und verbucht. Kontaktadressen und Preise sind immer auf dem aktuellen Stand. Anwender sehen nur das, was sie bestellen dürfen. Selbst komplexe Bestell- und Genehmigungsprozesse laufen standardisiert und automatisiert ab. Die Anforderungen an die Compliance werden erfüllt. „Newtron hat unsere Anforderungen und Bedürfnisse genau umgesetzt“, fasst Einkaufsleiter Fabbri zusammen. Die Bilanz nach einem Jahr: Pro Bestellung konnten bis zu 50 Euro an Prozesskosten eingespart werden. Dieser Effekt wird durch die Anbindung weiterer Lieferanten im zweiten Jahr noch verstärkt. Das System so konzipiert, dass jederzeit zusätzliche Module und Organisationseinheiten ergänzt werden können. Jürgen Frisch
Federico Fabbri, Einkaufsleiter der Stadtwerke Konstanz (Quelle: Stadtwerke Konstanz)
„Über das E-Procurement-System von Newtron vereinheitlichen wir die Vorgänge im Einkauf und binden Datenbanken sowie das Enterprise Resource Planning (ERP) ein“, erläutert Federico Fabbri, Einkaufsleiter der Stadtwerke Konstanz.
