163 Zettabyte, das ist eine Zahl mit 21 Nullen: Dieses Ausmaß soll die weltweit produzierte Datenmenge laut IDC bis 2025 erreichen. Digitalisierungsstrategien müssen daher die Datenverwaltung einschließen.
Digitalisierung steht weit oben auf der Agenda der Unternehmen. Die Themen Geschäftsprozessmanagement (BPM), Mobility, Omnichannel und Informationsmanagement betrachtet der Standardsoftwerker (ERP) Godesys als die Grundpfeiler des digitalen Wandels. Fünf Gründe sprechen demnach für einen durchdachten Umgang mit internen und externen Informationen:
1. Zeit sparen: Mithilfe einer Strategie zum Informationsmanagement gepaart mit einem Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) lassen sich Bearbeitungszeiten reduzieren und gesuchte Unterlagen wie Bestellungen, Aufträge, Rechnungen, Verträge, Listen, E-Mails und Notizen schnell und einfach wiederfinden. Automatisieren Unternehmen wiederkehrende Ablageprozesse, können sich die Mitarbeiter auf das Kerngeschäft konzentrieren.
2. Kosten senken: IT-gestütztes Informationsmanagement reduziert Papierberge. Teure Lagerplätze für Ordner sind nicht länger vonnöten, zudem steigert digitale Dokumentenverwaltung die Produktivität. Die gesparten Ausgaben können Unternehmen in neue Geschäftsmöglichkeiten investieren.
3. Effizienz steigern: Im DMS-Werkzeug enthaltene Funktionen zur Archivierung und Automatisierung machen Prozesse nachvollziehbar und transparent. Unternehmen können so die Zusammenarbeit optimieren. Zugleich steigt die Qualität der Bearbeitung.
4. Sicherheit erhöhen: Professionelle DMS-Werkzeuge schaffen gute Rahmenbedingungen für die revisionssichere Datenverwaltung. Vom Erfassen bis zur Vernichtung lassen sich Daten zuverlässig archivieren. Dies senkt das Risiko eines Datenverlusts.
5. Produktivität steigern: Über das Informationsmanagement verbessern Unternehmen den Überblick über ihre Dokumente und Prozesse. Sinnvoll sind hierbei Funktionen, die für ein enges Zusammenspiel verschiedener Systeme und Mitarbeiter sorgen sowie soziale Features, sodass sich alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand befinden.
„Die Anforderungen an ein effizientes Informationsmanagement steigen stetig“, erläutert Hans-Jürgen Zinn, Chief Operating Officer der Godesys AG. „Zum einen werden Frontend-Funktionen immer spezialisierter, zum anderen sollen alle unternehmensinternen, und teilweise auch unternehmensübergreifenden, Bereiche durchgängig verzahnt werden. Das ERP-System ist hier die Drehscheibe, die immer komplexere Aufgaben bewältigen muss.“ Da Datenmenge steige, gehe es heute nicht mehr nur darum, die Informationen bedarfsgerecht zu verwalten und aufzubereiten, sondern auch darum, sie zielführend zu verarbeiten.
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem muss laut Zinn künftig über einen virtuellen Aktenschrank hinausgehen. „Im Fokus stehen unternehmensweite und standortübergreifende Prozesse. Informationsmanagement muss relevante Prozesse verstehen und wissen, welches Dokument wohin gehört und welche Bedeutung und Bestimmung es hat. Nur so behalten Unternehmen den Überblick, können Wettbewerbsvorteile durch die Digitalisierung nutzen und erfüllen zudem auch die gesetzlichen Anforderungen des Datenschutzes.“ Jürgen Frisch
