Bereits seit knapp zwei Jahren schon ist der Zahlungsverkehr mit roten und orangen Einzahlungsscheinen in der Schweiz eingestellt. Anstelle dessen wickeln Unternehmen die Rechnungserstellung seitdem per QR Rechnung und eBill ab.
„Mit der Abschaffung kamen ganz neue Arbeitsprozesse auf die Alpenrepublik zu. Das bedeutete zwar eine Umstellung, doch lag hierin auch die Chance, die Fakturierung durch Automatisierung effizienter zu gestalten“, erklärt Jürgen Litz, Geschäftsführer der cobra – computer’s brainware AG aus Tägerwilen sowie der cobra computer’s brainware GmbH aus Konstanz. „Durch die bereits weitverbreitete Nutzung von CRM-Systemen besitzen die meisten Unternehmen das richtige Werkzeug, auf die neuen Umstände adäquat zu reagieren. Diese lassen sich derartig aufrüsten, dass sie selbstständig digitale Rechnungen erstellen, was Produktivitätspotenziale freisetzt.“ cobra bietet nun auch die Anbindung von RaiseNow an. Durch die neuen Features, die die bewährte Fundraising-Plattform mitbringt, entfallen nun noch weitere Arbeitsschritte.
Umstellung mehr als erwünscht
Viele Unternehmen nutzen CRM/CXM-Software, um den Austausch mit ihren Kunden, Klienten und Mandanten zu organisieren. Gut gepflegt beinhalten solche Programme umfangreiche Kontaktdaten, die sich für die Erstellung und den Versand von Rechnungen nutzen lassen. So lässt sich die Fakturierung mit einer simplen Erweiterung der bereits bestehenden IT-Infrastruktur vereinfachen. cobras Faktura Modul beispielsweise nutzt diese Rahmenbedingung, um individuell und in wenigen Schritten eine QR-Rechnung zu erstellen, auszudrucken und zu versenden. Jürgen Litz dazu: „Auch lange nach der gesetzlichen Umstellung lassen sich so noch die anfallenden Arbeitsschritte automatisieren.“ Beispielsweise durch eine direkte Anbindung von Dienstleistern wie RaiseNow, die eine Abwicklung von Spenden durch personalisierte Einzelscheine mit TWINT erheblich vereinfachen. Alle RaiseNow-Spenden und Spender lassen sich über die API direkt in das cobra CRM importieren.
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Justitia lächelt
Rechnungsscheine beinhalten sensible Daten, die es natürlich zu schützen gilt. Dies ist nicht nur Altruismus, sondern so auch vom Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) vorgegeben. Dies zu ignorieren bringt unter Umständen signifikante Strafgelder ein, die für Unternehmen schwer ins Gewicht fallen können. cobra präsentiert sich auch weiterhin als Vorreiter im Bereich Datenschutz und sorgt dafür, dass Software-Erweiterungen wie etwa das Faktura Modul diese möglichen Stolpersteine antizipieren. Somit sind keine weiteren Schritte notwendig, um dem revDSG gerecht zu werden. Zusätzlich generiert das Programm ein Protokoll über den Prozessverlauf, welches anzeigt, wenn etwas nicht nach Plan verlief. „Dies sorgt für Sicherheit und Transparenz. Beides gilt es zu gewährleisten, da laut der noch immer relativ neuen Gesetzgebung Unternehmen stets in der Lage sein müssen, angeforderte Daten proaktiv liefern zu können“, erläutert Litz. „Eine Funktion, die unser Kernthema Datenschutz noch ein Stück greifbarer macht.“
Alternative für das Nachbarland
Auch viele deutsche Unternehmen korrespondieren mit Partnern in der Schweiz. Die Umstellung im Land der Eidgenossen brachte die deutschen Rechnungsersteller in den Zugzwang, ihren Kunden im Idealfall die gleiche Serviceleistung zu bieten, wie sie dort existiert. In entsprechende IT-Infrastruktur zu investieren, lohnt sich damals wie heute auf lange Sicht. „Auch das deutsche Zahlungswesen muss sich zunehmend digital orientieren und damit noch mehr auf die Erfordernisse des Datenschutzes ausrichten“, so Litz. „Sich auf diese Umstellung mit der Implementierung einer CRM/CXM-Software vorzubereiten, erleichtert den Übergang vom analogen zum digitalen Zahlungsverkehr bei gleichzeitiger Gewährung aller Datensicherheit – lieber jetzt kontrolliert aufbauen und Vorteile nutzen, als später unter Stress und Zugzwang zu handeln.“
Der Experte
Quelle: ©cobra GmbH
Jürgen Litz ist Geschäftsführer bei cobra CRM computers brainware GmbH.
