In Fertigung, Wartung und Montage wollen Unternehmen produktiver werden. Digitale Checklisten können dabei helfen, wenn sie in eine digitale Plattform eingebunden sind. Der Anbieter Parsable erklärt sechs Vorteile dieser Lösung.
In der Industrie müssen Arbeiten so effizient wie nur möglich ausgeführt werden. Möglichst niedrige Durchlaufzeiten sind das Ziel. Zu lange Rüstzeiten, aufwändiges Einarbeiten neuer Mitarbeiter oder unnötige Arbeitsschleifen stehen dem entgegen. Um solchen Zeitfressern den Garaus zu machen und Mitarbeitern möglichst klare Anweisungen an die Hand zu geben, arbeiten die meisten Fertigungsunternehmen mit Checklisten. Vielerorts kommt die Papierform zum Einsatz, zunehmend allerdings die digitale Variante.
Die Evolution geht weiter: Wird die Checkliste in eine Plattform für vernetztes Arbeiten eingebunden, entsteht weiteres Plus an Effizienz, wie Parsable anhand von sechs Beispielen ausführt.
1. Langwieriges Suchen entfällt
Viele Unternehmen betrachten digitale Checklisten als elektronische Variante des Papierbogens, als PDF mit Textfeldern und Checkboxen. Dabei ist die digitale Variante ihrem Zwilling auf Papier oder Whiteboard klar überlegen. Sie lässt sich nicht nur auf mobilen Geräten einsetzen, sondern auch leichter und schneller durchsuchen – etwa nach dem nächsten Arbeitsauftrag. Noch besser, wenn der Mitarbeiter gar nicht erst suchen muss: Ist die App mit dem System zur Produktionsplanung gekoppelt, zeigt ihm ein Tablet oder ein anderes mobiles Gerät sofort seinen Arbeitsplan mit allen nötigen Schritten an. Das spart Zeit und hilft, dass alles reibungslos läuft.
2. Vollständigkeit und Konsistenz sicherstellen
Die Grundlage jeder Checkliste ist eine Standard Operating Procedure. Ist diese missverständlich oder unvollständig, bleiben Fragen offen, und es entsteht ein Zeitverzug: Arbeiter erzielen dann möglicherweise auch nicht die nötige Qualität oder übersehen kritische Sicherheitsprüfungen. Die Folgen können gravierend sein, im schlimmsten Fall sogar für Leib und Leben. Unternehmen müssen daher die Standardprozeduren aktuell halten und idealerweise ständig verbessern. Systeme für Connected Work bieten hier Vorteile, denn dort geschieht die Definition der Abläufe sowie die Konfiguration für die mobilen Geräte zentral. Diese Systeme lassen sich auch tagesaktuell aktualisieren und gezielt in den jeweiligen Unternehmensbereichen verteilen. So stellen Unternehmen sicher, dass ihre Standardprozeduren und Checklisten jederzeit den lokalen Anforderungen entsprechen. Wie wichtig schnelles Handeln sein kann, hat der Ausbruch von Covid-19 gezeigt, als im Frühjahr 2020 Besucherregelungen, Fragebögen und Hygienekonzepte fast täglich neu angepasst werden mussten.
3. Aus Daten Erkenntnisse ziehen
Viele Werkzeuge für digitale Checklisten sind interaktiv. Sie erlauben das Abhaken erledigter Tätigkeiten bis hin zum Eingeben von Messwerten. Das ist allerdings nur die halbe Miete: Einer Studie von Seagate zufolge bleiben 70 Prozent der in deutschen Unternehmen gesammelten Daten ungenutzt. Ein Grund dafür kann sein, dass die Informationen nicht schnell genug für die weitere Analyse zur Verfügung stehen, weil sie beispielsweise erst am Ende der Schicht und nur in statische PDF-Berichte ausgelesen werden. Zudem lassen sie sich oft nicht in Kontext mit anderen Daten – beispielsweise von Sensoren – setzen. Fehlen bei Problemen dann auch noch integrierte Warnmeldungen an Schichtleiter sowie Workflows mit den Sicherheitsverantwortlichen, bleibt das Potenzial interaktiver Checklisten ungenutzt. Werden die Informationen hingegen in Echtzeit ausgewertet und über eine zentrale Plattform für vernetztes Arbeiten weitergeleitet, dann fördern sie im Akutfall schnelles Reagieren. Auf lange Sicht tragen sie außerdem zu fundierten Prozessanalyen und nachhaltigen Verbesserungen bei.
4. Ortsunabhängig zusammenarbeiten
Stößt ein Techniker auf ein Problem, würde es oft gerne seinen Kollegen zeigen und sich mit ihnen beraten. Das ist aber nicht möglich, wenn sich der Monteur gerade auf einem Rundgang durch eine weitläufige Industrieanlage befindet, oder wenn die Spezialisten für sein Thema über den ganzen Erdball verteilt sitzen. Eine Connected-Work-Plattform überwindet diese Grenzen und ermöglicht den direkten Austausch. Geteilte Fotos oder ein kurzes Video, ein paar Worte am Telefon oder per Chat helfen, das Problem direkt vor Ort gemeinsam zu beheben.
5. Mitarbeiter aus- und fortbilden
Auch in der Ausbildung und Einarbeitung leisten digitale Checklisten gute Dienste. Sie helfen neuen Mitarbeitern sich zurechtzufinden und alle nötigen Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge auszuführen. Plattformen für vernetztes Arbeiten stellen dafür obendrein ergänzende Videotutorials, Zeichnungen, Pläne und andere Anleitungen zur Verfügung. Gibt es Fragen, ermöglichen sie den direkten Austausch mit erfahrenen Kollegen oder einem Manager – ganz unabhängig davon, wo sich diese gerade befinden. Das ist nicht nur beim Onboarding hilfreich, sondern lohnt sich immer dann, wenn Arbeitskräfte flexibel zum Einsatz kommen. Der Kollege, der für einen kranken Mitarbeiter einspringt, tut sich so leichter, alles richtig zu machen.
6. Zur kontinuierlichen Verbesserung beitragen
Checklisten bieten zwar oft Orientierung, sehen aber kein Feedback zur Verbesserung des Arbeitsablaufs vor. Connected-Work-Systeme halten diese Möglichkeit. Sie erlauben Arbeitern detaillierte Rückmeldungen zu den erhaltenen Anleitungen. Wird eine Anregung zur Optimierung eines Arbeitsablaufs oder einer Tätigkeit übernommen, zeigen sich weitere Stärken des vernetzten Systems, denn nun wird es zur Informationsdrehscheibe und Verteilerplattform. Entscheider geben neue Best Practices damit schnell an andere Schichten oder Unternehmensbereiche weiter – und haben zudem Gelegenheit, den oder die findigen Mitarbeiter zu loben. Eine erhöhte Beteiligung an der Gestaltung von Abläufen und Prozessen fördert so die Selbstverantwortung und Identifikation mit dem Job.
Insgesamt tragen digitale Plattformen für Connected Work zur Zeitersparnis, zur Qualitätssicherung und zu einem reibungslosen Informationsfluss bei. Unternehmen verbessern darüber hinaus das Arbeitserlebnis sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Jürgen Frisch
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