Die Digitalisierung ist eine der wichtigsten Herausforderungen unserer Zeit, da sie die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Arbeitsprozesse organisieren, tiefgreifend verändert. Hinsichtlich der digitalen Reife rangiert Deutschland allerdings – u. a. laut dem „Index für digitale Wirtschaft und Gesellschaft“ – nur im Mittelfeld. Wie können Unternehmen ihre Prozesse und den Einsatz ihrer vorhandenen Software nachhaltig optimieren, ohne große Summen zu investieren?
Die umfassende Digitalisierung der Unternehmensprozesse bzw. eine digitale Transformation kommt einer Renovierung – oder im Extremfall einer Sanierung – gleich. Doch Digitalisierung bedeutet nicht immer gleich eine Investition in neue Technologien oder Systeme. Manchmal genügt es auch, sich einen Überblick über die bestehende Software-Infrastruktur zu verschaffen und vorhandene Software-Lösungen für mehr Mitarbeiter, im Sinne der abteilungsübergreifenden Durchgängigkeit, zugänglich zu machen. In jedem Fall braucht es aber ein konkretes Ziel und einen Plan zur Erreichung dieses Ziels. Ähnlich wie bei einer Hausrenovierung oder -sanierung benötigt ein Digitalisierungsprojekt neben einem Plan aber auch eine Methode und nicht zuletzt auch das richtige Werkzeug, um erfolgreich abgeschlossen werden zu können.
Digitalisierungsroadmap steuert den Digitalisierungsprozess
Im Falle des Planes spricht man auch gerne von einer Roadmap. Hierin sind sämtliche im Rahmen eines Digitalisierungsprojektes relevanten Unternehmensziele und Aktionen/Maßnahmen zu deren Erreichung entlang eines Zeitstrahls umrissen. Bevor allerdings dieser Plan gefasst werden kann, sollte sich ein Unternehmen im Vorfeld folgende Fragen stellen:
- Wohin soll die Reise gehen?
- Was ist wirklich wichtig?
- Und vor allem: Was muss wirklich sein?
Denn nicht alles, was aktuell gerade angesagt ist, bringt ein jedes Unternehmen auf die „Überholspur“. Eine der wesentlichen Aufgaben zu Anfang ist es deshalb, herauszufinden, wieviel Veränderung das eigene Unternehmen „verkraftet“. Zu Beginn eines jeden Digitalisierungsprojektes geht es daher immer um die Analyse des Status Quo: „Wo stehe ich?“ Daraus abgeleitet werden die Transformationsziele und eine dazu passende Strategie. Sie sind die Grundlage für eine Roadmap, in der erforderliche Maßnahmen beschrieben, nach Nutzen und Dringlichkeit bewertet und zeitlich organisiert werden. Da die Implementierung neuer Softwarelösungen selten linear verläuft, bedarf sie der regelmäßigen Prüfung, Bewertung und Anpassung. Eine Digitalisierungsroadmap ist ein wichtiges Steuerungstool im Digitalisierungsprozess. Sie ist wie ein Navigationsgerät, welches das geplante Ziel und den Weg dorthin verbindet. Eine Digitalisierungsroadmap hat viele Vorzüge, wie zum Beispiel klare Fokussierung, Orientierung, transparente und strukturierte Darstellung und effektive Kommunikation für alle.
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Mit der Digitalisierungsroadmap in der Hand kennt man jetzt den Weg und kann sich ins „Abenteuer Digitalisierung“ stürzen. Für seine erfolgreiche Bewältigung können unterstützende professionelle Werkzeuge und ein erfahrener Navigator von großem Nutzen sein. So unterstützen professionelle Werkzeuge schon von Beginn an, also bereits bei der Erstellung der Roadmap, maßgeblich. Denn somit kann die für solche komplexen Projekte notwendige Durchgängigkeit und Nachhaltigkeit durch entsprechende Dokumentation gewährleistet werden.
Das Digitalisierungsprojekt betrifft jeden im Unternehmen
Entschließt sich ein Unternehmen, den Weg der digitalen Transformation zu beschreiten, so hat das Auswirkungen auf sämtliche Ebenen dieses Unternehmens. Hier werden nicht nur die Prozesse und die genutzten Technologien der einzelnen Unternehmensbereiche gehörig durchgerüttelt, sondern auch der einzelne Mitarbeiter ist von dieser einschneidenden Veränderung betroffen. Aber auch das Umfeld eines Unternehmens wird durch solch ein Vorhaben tangiert, wenn man sich innerhalb eines Digitalisierungsprojektes z.B. mit einer Diversifizierung bestehender Kundenstrukturen oder der Erschließung neuer Märkte im unternehmenseigenen Marktsegment beschäftigen möchte. So ein Digitalisierungsvorhaben liegt darum im Verantwortungsbereich des jeweiligen Managements. Da Digitalisierung allerdings jeden im Unternehmen betrifft, sollte aber auch jedem Unternehmensbereich die Möglichkeit gewährt werden, sich und seine Interessen ins Digitalisierungsprojekt einzubringen. Das ist wichtig, damit die angestrebten Maßnahmen von allen Mitarbeitern gleichermaßen getragen werden.
Daher stellt die Digitalisierung vor allem den Mittelstand vor eine große Herausforderung, obwohl das Bewusstsein für die Chancen der Digitalisierung hier sehr hoch ist. Aufgrund ihrer Unternehmensgröße verfügen viele kleine und mittlere Unternehmen nur begrenzt über die notwendigen Ressourcen, um die Aufgaben eines umfassenden Digitalisierungsprojektes schnell voranzutreiben. Darum ist es wichtig, für diese Unternehmen gangbare Strategien zu entwickeln und hilfreiche und effiziente Werkzeuge und Methoden bereitzustellen, damit Digitalisierungsbestrebungen erfolgreich ohne explodierende Kosten umgesetzt werden können.
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