Systematisches Change Management ist ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche ERP-Implementierung. Denn in ERP-Projekten geht es nicht nur um die Einführung neuer Technologien, sondern auch um die Anpassung von Geschäftsprozessen, das Verhalten der Mitarbeiter und die Kultur des Unternehmens. Ein konsequentes Change Management, das mit Beginn eines ERP-Projektes angegangen wird, kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.
Das Change Management bei der ERP-Implementierung lässt sich in zwei Hauptbereiche unterteilen (siehe Grafik): die allgemeinen Gestaltungsfelder und die Aufgaben des operativen Change Managements. Die allgemeinen Gestaltungsfelder umfassen klassische Change Management-Aspekte wie Qualifikation, Mitarbeiterbeteiligung, Kommunikation, Projektmarketing und Coaching. Diese Aspekte sind darauf ausgelegt, die Mitarbeiter auf die Veränderungen durch die neue Software-Lösung vorzubereiten und sie aktiv in das Projekt einzubeziehen. Das operative Change Management hingegen befasst sich mit der Identifizierung von Änderungsbedarfen und deren Umsetzung.
Mit der Planung des ERP-Projektes ins Change Management einsteigen
So sollte ein konsequentes Change Management bereits in der Planungsphase eines ERP-Projektes beginnen. Dies ist wichtig, da die Einführung neuer Software nicht nur technische Aspekte umfasst, sondern auch erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitsweise und die Gewohnheiten der Mitarbeiter hat. Wenn diese Veränderungen nicht von Anfang an berücksichtigt werden, können Widerstände und Frustrationen entstehen, die den Projektverlauf erheblich beeinträchtigen können. Ein systematisches Change Management hilft, diese Herausforderungen zu meistern, indem es alle Beteiligten frühzeitig einbindet und auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereitet.
Kommunikation: das A und O für eine erfolgreiche ERP-Implementierung
Ein wesentlicher Bestandteil des Change Managements ist die Kommunikation. Es ist wichtig, dass alle Stakeholder – von den Führungskräften bis zu den Endbenutzern – über die Ziele und den Fortschritt der ERP-Implementierung informiert sind. Transparente Kommunikation schafft Vertrauen und Akzeptanz, was die Bereitschaft zur Mitarbeit und Anpassung erhöht. Die Mitarbeiter müssen verstehen, warum die neue Software eingeführt wird, welche Vorteile sie bringt und wie sie ihre tägliche Arbeit beeinflussen wird. Dies kann beispielsweise durch regelmäßige Meetings, Informationsveranstaltungen und schriftliche Updates erreicht werden.
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Schulungen nehmen Angst vor neuer Technologie
Neben der Kommunikation spielt auch die Schulung eine zentrale Rolle im Change Management bei der ERP-Implentierung. Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, die neue Software effektiv zu nutzen. Dies erfordert gezielte Schulungen, die auf die Bedürfnisse der verschiedenen Benutzergruppen zugeschnitten sind. Eine gute Schulung nimmt den Mitarbeitern die Angst vor der neuen Technologie und zeigt ihnen, wie sie ihre Aufgaben effizienter und effektiver erledigen können. Zudem sollte es Möglichkeiten geben, sich auch nach der Einführung der Software kontinuierlich weiterzubilden und bei Fragen oder Problemen Unterstützung zu erhalten.
Mitarbeiterbeteiligung schafft Akzeptanz
Ein weiterer wichtiger Aspekt des Change Managements ist die Einbindung der Mitarbeiter in den gesamten Prozess der ERP-Implementierung. Dies kann durch die Bildung von Projektteams geschehen, die aus Vertretern verschiedener Abteilungen und Hierarchieebenen bestehen. Diese Teams können wertvolle Einblicke in die praktischen Anforderungen und Herausforderungen der täglichen Arbeit geben und dazu beitragen, dass die neue Software bestmöglich in die bestehenden Prozesse integriert wird. Außerdem erhöht die Einbindung der Mitarbeiter deren Engagement und Verantwortungsbewusstsein für den Erfolg des Projektes.
Operatives Change Management bringt Struktur in den Prozess
Das operative Change Management umfasst Methodiken wie die Identifizierung des Änderungsbedarfs, die Festlegung von Änderungsmaßnahmen, deren Umsetzung und schließlich die Verstetigung der Änderungen. Diese methodischen Schritte bei der ERP-Implementierung sind wichtig, um sicherzustellen, dass die notwendigen Anpassungen systematisch und strukturiert vorgenommen werden. Das Change Monitoring ist hierbei ein weiteres Schlüsselelement. Es ist wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob die gesetzten Ziele erreicht werden und wo möglicherweise Anpassungen erforderlich sind. Dies kann beispielsweise durch Feedback-Schleifen und regelmäßige Evaluierungen geschehen. Auf diese Weise können Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie den Projektverlauf ernsthaft gefährden.
Change Management steigert die Effizienz bei der ERP-Implementierung
Ein systematisches Change Management bei der ERP-Implementierung kann auch dazu beitragen, den Auswahl- und Implementierungsprozess effizienter zu gestalten. Bereits bei der Auswahl der ERP-Software sollten die Bedürfnisse und Anforderungen der Benutzer berücksichtigt werden. Dies kann durch Umfragen, Interviews und Workshops geschehen, in denen die Mitarbeiter ihre Anforderungen und Wünsche äußern können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die ausgewählte Software tatsächlich den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht und von den Mitarbeitern akzeptiert wird.
Während der Implementierungsphase sollte das Change Management dafür sorgen, dass die Einführung der neuen Software schrittweise und kontrolliert erfolgt. Dies kann beispielsweise durch Pilotprojekte geschehen, in denen die Software zunächst in ausgewählten Abteilungen getestet wird. Auf diese Weise können mögliche Probleme identifiziert und behoben werden, bevor die Software im gesamten Unternehmen eingeführt wird. Zudem bietet dies die Möglichkeit, aus den Erfahrungen der Pilotphase zu lernen und die Implementierung entsprechend anzupassen.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein konsequentes Change Management bei der ERP-Implementierung von Anfang an entscheidend für den Erfolg des Projektes ist. Es hilft, Widerstände zu überwinden, die Akzeptanz der Mitarbeiter zu erhöhen und die Integration der neuen Software in die bestehenden Geschäftsprozesse zu erleichtern. Durch eine frühzeitige Einbindung aller Beteiligten, transparente Kommunikation, gezielte Schulungen und kontinuierliche Überwachung kann sichergestellt werden, dass die neue Software nicht nur technisch erfolgreich eingeführt wird, sondern auch tatsächlich zu einer Verbesserung der Geschäftsprozesse und der Arbeitsweise der Mitarbeiter führt.
Der Autor
Jochen Wannicke ist Managing Consultant bei der Trovarit AG.
