Die interne Kommunikation in Unternehmen kann durch einen Business Messenger deutlich verbessert werden – jedoch nur, wenn er von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Die Brabbler AG erläutert, wie Unternehmen beim Umstieg auf Business Messaging am besten vorgehen.
Wenn Unternehmen sich entscheiden, einen Business Messenger einzuführen, können sie die Kommunikation ihrer Mitarbeiter modernisieren und von zahlreichen Vorteilen profitieren wie z.B. mehr Sicherheit als bei E-Mails, höherer Produktivität bei der Kommunikation von Teams und Projekten und einem unkomplizierten Austausch wie mit privaten Apps.
Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Messenger von den Mitarbeitern auch wirklich genutzt wird. Gehen Unternehmen bei der Einführung nicht zielgerichtet vor, droht ihnen mangelnde Akzeptanz durch die Mitarbeiter. Die Brabbler AG, Spezialist für vertrauliche digitale Kommunikation, erläutert sieben Schritte, die einen erfolgreichen Umstieg auf Business Messaging gewährleisten.
1. Zustimmung der Entscheidungsträger einholen. Am Anfang sollten sich die Verantwortlichen das Go aller wichtigen Instanzen im Unternehmen einholen. Dazu zählen etwa der Betriebsrat oder der Vorstand. Auf diese Weise können sie die Umstellung der Kommunikation auf das neue Tool später mit dem nötigen Rückhalt durchsetzen.
2. Genauen Bedarf ermitteln. Wichtig ist außerdem, gleich zu Beginn den konkreten Bedarf zu ermitteln. An welchen Stellen bringt der Messenger praktische Vorteile gegenüber der bisherigen Praxis? Stichprobenartige Vorabbefragungen können wertvolle Erkenntnisse liefern, um den geplanten Wechsel anschließend überzeugend zu präsentieren.
3. Neuerungen umfassend kommunizieren. Die Mitarbeiter werden am besten schon informiert, bevor ihr Arbeitsalltag durch den Business Messenger verändert wird. Die geplanten Neuerungen sollten deshalb über sämtliche verfügbare Kanäle angekündigt werden. Hilfreich ist, ausgewählte Mitarbeiter als Multiplikatoren ins Boot zu holen.
4. Akzeptanz evaluieren und Feedback einholen. In Umfragen, Kurz-Interviews, offenen Gesprächsrunden und Workshops können Unternehmen ermitteln, wie die Mitarbeiter der Nutzung eines Business Messengers gegenüberstehen. Dadurch schaffen sie Transparenz und binden die Mitarbeiter proaktiv in den Veränderungsprozess ein. Zum anderen lässt sich das Feedback eventuell bereits für erste Verbesserungen nutzen.
5. Ersten Rollout in begrenztem Nutzerkreis durchführen. Der erste Rollout sollte im kleineren Rahmen stattfinden. In einer abgeschlossenen Nutzergruppe – einer Abteilung oder einem Projektteam – lässt sich hervorragend testen, wie der Business Messenger angenommen und genutzt wird. Es wird schnell ersichtlich, wo noch Schwierigkeiten oder Fragen bestehen.
6. Anpassungen vornehmen und Rollout ausweiten. Die Erfahrungen des ersten Rollout bilden dann die Basis für Anpassungen und das Erstellen eines FAQ-Dokuments für alle Mitarbeiter. Anschließend kann der Rollout ausgeweitet werden. Dabei gehen Unternehmen am besten auch weiterhin schrittweise vor.
7. Business Messaging vorleben. Führungskräfte und Personen mit Vorbildfunktion sollten als „Early Adopter“ agieren und den Business Messenger mit voller Überzeugung nutzen; etwa, indem sie Kollegen explizit bitten, eine Information oder eine Datei über den Messenger zu senden. Je mehr Informationen ausschließlich über den Messenger laufen, desto schneller gelangt er bei den Mitarbeitern in die tägliche Nutzung.
„Damit die Kollegen den neuen Messenger bald umfassend nutzen und als tägliches Grundarbeitswerkzeug akzeptieren, sollte die Führungsriege direkt die Basis für die großflächige Verwendung bilden“,
sagt Fabio Marti, Director Business Development bei Brabbler.
Das könne sie tun, indem sie wichtige Ankündigungen und Informationen zumindest am Anfang ausschließlich über diesen Kanal streue – etwa das wöchentliche Kantinen-Angebot, Regelungen zu Feiertagen oder Informationen zu Firmenfeiern.