Cloud-basierende Prozessautomatisierung nutzen Unternehmen für die digitale Transformation. Das zeigt eine Umfrage der Stuttgarter Hochschule der Medien in Zusammenarbeit mit dem Fachportal Sharepoint360.de und dem Lösungsanbieter Nintex.
Das Thema digitale Transformation steht bei den Entscheidern weit oben auf der Agenda. 76 Prozent erhoffen sich davon eine höhere Produktivität, an zweiter und dritter Stelle liegen mit 53 Prozent Kostensenkungen sowie Verbesserungen bei der Mitarbeitererfahrung. Unternehmen haben ein starkes Interesse an Cloud-basierten Automatisierungslösungen, darunter solche, die sich zur Automatisierung von Geschäftsprozessen eignen. Das zeigt eine Studie, für die die Hochschule der Medien Stuttgart und das Fachportal SharePoint360.de 280 IT-Entscheider in Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt haben. Die Studie untersuchte Nutzungsszenarien, Strategien und die Zufriedenheit mit Microsoft Office 365 und Microsoft SharePoint. Zwei Drittel der teilnehmenden Unternehmen beschäftigen mehr als 500 Mitarbeiter.
Geht es um die Frage nach den bevorzugten IT‐Applikationen für die Umsetzung der digitalen Transformation, nennen 59 Prozent der Befragten Collaboration-Lösungen und 53 Prozent Prozessautomatisierung und Workflows. 39 Prozent der IT-Abteilungen halten Cloud-Infrastrukturen für entscheidend. Rund drei Viertel (74 Prozent) der Befragten nutzen bereits die Cloud als Teil ihrer IT‐Strategie.
Microsoft Office 365 sowie Zusatzlösungen stehen hoch im Kurs
Einen starken Anstieg verzeichnet die Studie bei der Nutzung von Microsoft Office 365 und Microsoft SharePoint Online. Im Jahr 2018 lag die Einsatzquote der Microsoft-Cloud bei 48 Prozent, gegenüber 15 Prozent im Jahr 2016. Als eines der Top-Einsatzgebiete der Microsoft-Cloud-Plattform nennen die Befragten die Automatisierung von Prozessen. 55 Prozent setzen Microsoft SharePoint aktuell dafür ein, 30 Prozent planen dies in Zukunft. Mit den von Microsoft gelieferten Standard-Werkzeugen SharePoint Workflows und SharePoint Designer sind laut Studie allerdings lediglich 11 Prozent der Anwenderunternehmen zufrieden.
„Microsoft baut sein Ökosystem für Microsoft Office 365 aus, aber die Business-Anwender bleiben den langjährigen Klassikern wie Microsoft Outlook und Microsoft OneDrive treu“, berichtet Wolfgang Miedl, Gründer von SharePoint360.de. „Trotz des wachsenden Funktionsspektrums spielen Lösungsangebote von Drittanbietern auch weiterhin eine wichtige Rolle, um die funktionellen Anforderungen zu erfüllen. Bei Lösungen, die die Transformation der Unternehmen unterstützten, liegen zunehmend jene Anbieter vorne, welche die anspruchsvollen Datenschutz-Erfordernisse erfüllen.“
Auch wenn die Zahl der Cloud-Skeptiker in der aktuellen Studie auf 22 Prozent gesunken ist, bleibt die Sensibilität in Sachen Sicherheit und Datenschutz hoch. Deutlich wird das bei der Frage nach den bevorzugten Cloud-Standorten. Für 60 Prozent der befragten Entscheider müssen diese in Europa liegen, für 20 Prozent sogar in Deutschland.
IT, Personal und Finanzen führen bei der Automatisierung
Die IT-Abteilungen setzten Tools zur Prozessautomatisierung bereits länger ein und führen daher mit einer Nutzungsquote von 74 Prozent. Andere Geschäftsbereiche holen stark auf. Der Einsatz von Automatisierung steigt vor allem im Personalbereich mit aktuell 41 Prozent, gefolgt von Finanzen (39 Prozent) sowie kundenorientierten Bereichen wie Service (33 Prozent), Marketing (29 Prozent) und Vertrieb (28 Prozent). In der Gesamtbetrachtung nutzt rund ein Drittel der Unternehmen bereits Prozessautomatisierung. „IT-Führungskräfte vertrauen auf Tools, die den Betrieb optimieren“, erläutert Felix Gremlich, Vice President Sales EMEA von Nintex. „Besondes gefragt sind Lösungen für Collaboration, Prozessmanagement und Automatisierung.“ Applikationen wie die Nintex Process Cloud eigneten sich gut zur Unterstützung der digitalen Transformation. Vorteilhaft sei hier die visuelle Konfiguration anstelle der komplexen Programmierung von Prozesslösungen.
Die Ergebnisse der Studie der Hochschule der Medien und von SharePoint360.de decken sich in großen Teilen mit den Resultaten der Nintex-Studie The State of Intelligent Process Automation, bei der im vergangenen Jahr 2018 US-Entscheidungsträger und Manager befragt wurden. Demnach verfolgen 64 Prozent der Unternehmen einen formalen, digitalen Transformationsplan über drei Jahre oder weniger. Bei einem Drittel der Befragten erstreckt sich dieser Plan auf ein Jahr oder weniger. Trotz wachsender Akzeptanz dieser Initiativen fühlt sich lediglich nur die Hälfte der Mitarbeiter in den Fachabteilungen ausreichend über die digitale Transformation informiert. Dieser Mangel verdeutlicht die Notwendigkeit, die Kommunikation wie auch die Zusammenarbeit innerhalb der Organisationen voranzutreiben.
Die Studie und das Whitepaper von Nintex zum Thema Prozessautomatisierung sind hier kostenlos zum Download verfügbar. Jürgen Frisch
