Excel gehört in vielen Unternehmen zur Grundausstattung – auch in der Produktion. Tabellen werden für Auswertungen, Planung oder Reporting genutzt, oft über Jahre gewachsen und individuell angepasst. In vielen Fällen funktioniert das gut. Doch mit steigender Datenmenge und zunehmender Komplexität stoßen Excel-basierte Auswertungen irgendwann an Grenzen.
Microsoft Excel ist in vielen Fertigungsunternehmen nach wie vor eines der am häufigsten eingesetzten Werkzeuge, wenn es um Auswertungen geht. Laut einer Untersuchung der Unternehmensberatung Grant Thornton nutzen knapp 70 Prozent der Unternehmen Excel überwiegend für ihr internes Reporting. Gleichzeitig entstehen in Unternehmen immer größere Datenmengen. In der Fertigung etwa speichern Betriebe laut einer Studie des Softwareanbieters Tulip jährlich mehrere Petabyte an neuen Daten.
Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, ob klassische Tabellenkalkulation für Analyse- und Entscheidungsprozesse weiterhin ausreicht. In vielen Unternehmen sind Excel-Dateien über Jahre gewachsen und zu einem vertrauten Arbeitswerkzeug geworden. Da das Programm meist bereits vorhanden ist und die Benutzeroberfläche vielen Mitarbeitenden vertraut ist, entsteht nur wenig Schulungsaufwand.
Doch mit zunehmender Komplexität von Prozessen und Daten stößt Excel an seine Grenzen. Michael Fatum von Elisa Industriq nennt vier typische Anzeichen dafür, dass Excel-basierte Auswertungen nicht mehr ausreichen.
1. Komplexität: Wenn Anforderungen vielschichtiger werden
Die Fertigung umfasst zahlreiche Aktivitäten – vom Einkauf über die Produktion bis hin zur Distribution. Produziert ein Unternehmen lediglich wenige Produkte und bedient einen überschaubaren Markt, lassen sich viele Aufgaben mit Tabellenlösungen durchaus abbilden. Steigt jedoch die Zahl der Produkte, Märkte oder Varianten, entstehen zunehmend spezifische Fragestellungen.
Der Einkauf benötigt beispielsweise Auswertungen für Lieferantenbewertungen oder Vertragsmanagement, während in der Produktion Werkzeuge zur Planung von Ressourcen oder zur Steuerung von Workflows erforderlich sind. Solche Anforderungen lassen sich in klassischen Tabellen oft nur mit erheblichem Aufwand abbilden. Spezialisierte Softwarelösungen bieten hier Funktionen, die gezielt auf einzelne Bereiche der Fertigung zugeschnitten sind.
2. Skalierung: Wenn Unternehmen und Datenmengen wachsen
Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigen in der Regel auch die Anforderungen an Analysen und Reporting. Gleichzeitig wachsen die Datenmengen und die Zahl der Datenquellen. Unterschiedliche Systeme liefern Informationen in verschiedenen Formaten, die in Auswertungen zusammengeführt werden müssen.
In vielen Fällen bedeutet das: Daten werden manuell exportiert, aufbereitet und in Tabellen zusammengeführt. Dieser Prozess ist zeitaufwendig und erhöht das Risiko von Fehlern. Während Excel für kleinere Datensätze gut geeignet ist, wird die Arbeit mit großen Datenmengen zunehmend unübersichtlich und schwer zu kontrollieren. Spezialisierte Analysewerkzeuge können solche Datenmengen automatisiert verarbeiten und strukturierte Auswertungen bereitstellen.
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3. Echtzeitanalysen: Wenn Excel an seine Grenzen stößt
Auch der zeitliche Aspekt spielt eine wichtige Rolle. Wenn große Datenmengen zunächst manuell zusammengetragen und verarbeitet werden müssen, vergeht oft viel Zeit zwischen Datenerfassung und Auswertung.
Ein zeitlicher Abstand von wenigen Tagen ist in vielen Fällen unproblematisch. In dynamischen Produktionsumgebungen können jedoch bereits einige Wochen alte Daten an Aussagekraft verlieren. Das gilt insbesondere dann, wenn sich Nachfrage, Lieferketten oder Produktionsbedingungen kurzfristig ändern. In solchen Situationen gewinnen Echtzeitanalysen an Bedeutung, die aktuelle Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen und unmittelbar auswertbar machen.
4. Verlässlichkeit: Konsistente Daten für Entscheidungen
Ein weiteres Problem klassischer Tabellenlösungen liegt in der Konsistenz der Daten. Häufig werden Daten aus unterschiedlichen Systemen exportiert und zu verschiedenen Zeitpunkten in Tabellen übernommen. Dadurch können mehrere Versionen derselben Informationen entstehen.
Wenn etwa Einkauf, Produktion und Bestandsverwaltung jeweils mit eigenen Datensätzen arbeiten, können unterschiedliche Zahlenstände zu abweichenden Ergebnissen führen. Um Entscheidungen zu treffen, ist es allerdings wichtig, dass alle Beteiligten auf dieselbe Datenbasis zugreifen. Zentralisierte Systeme können hier helfen, indem sie eine gemeinsame Datenbasis bereitstellen und Auswertungen auf konsistenten Informationen aufbauen.
Fazit: Wann Excel ausreicht – und wann spezialisierte Lösungen sinnvoll sind
Excel bleibt in vielen Unternehmen ein wichtiges Werkzeug für Auswertungen und Ad-hoc-Analysen. Gerade bei überschaubaren Datenmengen und klar abgegrenzten Aufgabenstellungen kann Tabellenkalkulation effizient und flexibel eingesetzt werden. Mit zunehmender Komplexität von Prozessen, wachsenden Datenmengen und steigenden Anforderungen an Aktualität und Konsistenz der Informationen werden die Excel Grenzen jedoch deutlich sichtbar. In solchen Fällen kann der Einsatz spezialisierter Analyse- und Fertigungssoftware dazu beitragen, Daten systematisch auszuwerten und Entscheidungen auf einer konsistenten und aktuellen Informationsbasis zu treffen.
Der Experte
Michael Fatum ist Managing Director bei Elisa Industriq Germany GmbH.
