Wie gelingt es HR-Teams, Talente zu finden, zu binden und gezielt weiterzuentwickeln? Eine aktuelle Studie zeigt: Der Einsatz von HR-Software und KI macht den Unterschied – bei Mitarbeiterbindung, Recruiting-Erfolg und der Schließung von Qualifikationslücken.
Fachkräftemangel, steigende Erwartungen und technologische Umbrüche: Für HR-Abteilungen wird die Lage komplexer – und zugleich chancenreicher. Die aktuelle Capterra-Studie „HR Software Trends 2025“ zeigt, wie Unternehmen in Deutschland auf diese Herausforderungen reagieren und welche Rolle Human Resources-Software und KI dabei spielen. An der internationalen Erhebung nahmen über 3.200 HR-Verantwortliche teil, darunter 300 aus Deutschland. Das Ergebnis: Technologie – insbesondere KI – ist längst mehr als ein Zukunftsthema. Sie wird zur zentralen Stellschraube für Mitarbeiterbindung, Recruiting und Kompetenzentwicklung.
Mitarbeiterbindung bleibt größte Herausforderung
51 % der deutschen HR-Verantwortlichen sehen die Mitarbeiterbindung als wichtigste Herausforderung für 2025 – deutlich mehr als der internationale Schnitt (36 %). Auch das Engagement der Mitarbeitenden zählt für ein Drittel der Befragten zu den Top-5-Herausforderungen. Der Kampf um Talente bleibt damit das dominierende Thema.
Recruiting und Qualifikation: Dauerbaustellen im Wandel
Die Gewinnung qualifizierter Fachkräfte bleibt laut 48 % der deutschen HR-Verantwortlichen eine Kernaufgabe – ebenso wie die Weiterbildung der Belegschaft. So gehen 65 % der Unternehmen davon aus, dass Investitionen in Aus- und Weiterbildung steigen werden. Der Hintergrund: Schneller technischer Wandel und digitale Anforderungen führen zu Qualifikationslücken, die zunehmend strategische Risiken bergen. Laut der HR Software Trends 2025 ist gezielte Weiterbildung ein zentrales Handlungsfeld für zukunftsorientierte Unternehmen.
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HR Software Trends 2025: Wie KI Mitarbeiterbindung stärkt und Recruiting effizienter macht
Die Studie zeigt eindrucksvoll, wie stark KI-Funktionen in HR-Software zur Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit beitragen können:
- 43 % der Unternehmen mit KI-Funktionen berichten von höherer Mitarbeiterzufriedenheit (ohne KI: 27 %)
- 39 % sehen eine verbesserte Mitarbeiterbindung (ohne KI: 25 %)
- 49 % erzielen bessere Recruiting-Ergebnisse (ohne KI: 32 %)
„KI steigert das Engagement und die Zufriedenheit der Angestellten, indem sie Routinetätigkeiten automatisiert, Überlastungen frühzeitig erkennt und individuelle Entwicklungs- sowie Karrieremöglichkeiten vorschlägt. Durch die Analyse von Mitarbeiterprofilen und Feedback kann KI gezielt passende Projekte, interne Stellen oder Mentoring-Programme empfehlen und ermöglicht es HR-Teams, rechtzeitig auf sinkende Arbeitsmoral zu reagieren, für eine bessere Work-Life-Balance und mehr Motivation im Unternehmen“, erklärt Ines Bahr, Senior Content Analystin bei Capterra.
KI im Recruiting: Mehr Zeit für das Wesentliche
Fast zwei von drei Personalleitern gehen davon aus, dass die Belegschaft ihres Unternehmens in den nächsten 12 Monaten wachsen wird und 59 % rechnen damit, dass die Kosten für die Personalbeschaffung im Vergleich zum letzten Jahr steigen werden. Auch im Recruiting kann der Einsatz von KI zur Optimierung der Prozesse und zur Verbesserung der Ergebnisse beitragen. Wie die HR Software Trends 2025 zeigen, berichten HR-Führungskräfte, die HR-Software mit KI-Funktionen nutzen, generell von positiveren Ergebnissen, als diejenigen, die keine KI-Funktionen nutzen:
- Bessere Recruiting-Ergebnisse: 49 % (ohne KI 32 %)
- Besseres Mitarbeiter- oder Bewerbererlebnis: 40 % (ohne KI 29 %)
- Verbesserung der HR-/Talentanalyseprozesse: 34 % (ohne KI 26 %)
“Künstliche Intelligenz verbessert den Recruiting-Prozess, indem sie Lebensläufe präzise analysiert, passende Kandidaten in beruflichen Netzwerken identifiziert und personalisiert anspricht sowie die Terminplanung für Vorstellungsgespräche automatisiert. So gewinnen Personalverantwortliche mehr Zeit für den Aufbau von Beziehungen und können objektiver entscheiden”, so Ines Bahr.
Lernmanagement mit KI gegen Qualifikationslücken
Laut einem Gartner-Bericht sind Unternehmen zunehmend besorgt über entstehende Qualifikationslücken und deren mögliche Auswirkungen auf Leistung und Wachstumsziele. So geben 78 % der Personalverantwortlichen an, sich wegen fehlender Kompetenzen im eigenen Unternehmen zu sorgen; besonders groß ist die Besorgnis bei digitalen Fähigkeiten, die für 56 % der Befragten das größte Defizit darstellen. Eine zentrale Herausforderung besteht darin, diese Lücken gezielt zu identifizieren.
Durch gezielte Weiterbildungsmaßnahmen und den Einsatz moderner Technologien wie Software-Integrationen und KI können Unternehmen ihre Produktivität steigern und Qualifikationsdefizite wirksam schließen. So geben 79 % der Studienteilnehmer aus Deutschland an, dass ein Learning Management System sehr wichtig für die HR-Operationen ihres Unternehmens sind. Davon finden es 30 % sogar entscheidend. Gleichzeitig finden 21 % der deutschen HR-Verantwortlichen, dass das Lernmanagement neben anderen HR-Schwerpunkten am meisten vom Einsatz von KI profitiert.
„Die Zukunft des Personalwesens hängt davon ab, wie Unternehmen sich an den rasanten technologischen Wandel und die sich verändernden Mitarbeiterbedürfnisse anpassen. Der Einsatz von Technologie und KI, sowie die Priorisierung von Weiterbildung und Mitarbeiterzufriedenheit sind entscheidend für den Erfolg, um Top-Talente anzuziehen, zu entwickeln und zu halten,” so Ines Bahr.
Zur Methodik der Studie
Capterra’s 2025 HR Software Trend Studie wurde im April 2025 unter 3.256 Befragten in Australien (n=278), Brasilien (n=300), Kanada (n=289), Frankreich (n=300), Deutschland (n=300), Indien (n=294), Italien (n=300), Mexiko (n=300), Spanien (n=300), dem Vereinigten Königreich (n=296) und den USA (n=300) durchgeführt. Die Befragten wurden daraufhin überprüft, ob sie in Unternehmen mit mehr als einem Angestellten und in einer leitender Funktion tätig sind. Außerdem wurde bestätigt, dass die Befragten zumindest teilweise für Entscheidungen über den Kauf von HR-Software in ihrem Unternehmen verantwortlich sind.
