Ab Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen zumindest empfangen können. ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) schaffen die Grundlage dafür, eine frühe Vorbereitung ist von Vorteil.
Im März dieses Jahres wurde das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ – kurz „Wachstumschancengesetz“ – verkündet. Dieses Gesetz soll die Liquidität der Unternehmen verbessern, Investitionen fördern und den Mut zu Innovationen stärken. Eine Maßnahme, die sämtliche Unternehmen betrifft, die im Bereich B2B aktiv sind, ist die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Sie gilt für alle Unternehmer, unabhängig davon, ob sie haupt- oder nebenberuflich tätig sind.
Ab 2028 müssen auch umsatzsteuerpflichtige Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen. Dies betrifft jedoch nur Betriebe, die sowohl leistende Unternehmer als auch Leistungsempfänger im Inland haben. Unternehmen, die lediglich umsatzsteuerlich in Deutschland registriert sind, ohne einen Sitz, eine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland zu haben, sind von dieser Verpflichtung ausgenommen.
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2028 enden alle Übergangsfristen
Die Übergangsfristen zur Einführung der E-Rechnung bieten Unternehmen eine gewisse Flexibilität. So dürfen Rechnungsaussteller bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen versenden, wenn es sich um B2B-Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 handelt. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, wie PDF-Dateien, sind in diesem Zeitraum noch zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Allerdings wird die E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 den Vorrang vor der Papierrechnung haben. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie ab diesem Zeitpunkt mit ERP für E-Rechnungen in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.
Für das Jahr 2027 gelten Sonderregelungen für kleinere Unternehmen: Wenn der Vorjahresumsatz im Jahr 2026 maximal 800.000 Euro beträgt, dürfen auch im Jahr 2027 weiterhin Papierrechnungen verwendet werden. Unternehmen, deren Vorjahresumsatz diese Grenze überschreitet, können jedoch nur noch Rechnungen übermitteln, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI/Electronic Data Interchange) erstellt wurden, auch wenn diese noch nicht der europäischen Norm entsprechen. Ab 2028 müssen dann alle Unternehmen die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und deren Übermittlung zwingend einhalten. Parallel dazu sollen ab diesem Zeitpunkt auch die Voraussetzungen für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem geschaffen sein, mit dem der Umsatzsteuerbetrug EU-weit eingedämmt werden soll.
ERP für E-Rechnungen: Die richtige Software als Schlüssel
Obwohl die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen somit erst ab 2028 endgültig verbindlich wird, sollten sich Unternehmen bereits ab 2025 darauf vorbereiten, E-Rechnungen empfangen zu können, argumentiert der Standardsoftwerker SOU AG. Dies gilt besonders dann, wenn ein Geschäftspartner bereits diesen Weg wählt. Selbst Unternehmen, die vorwiegend mit Privatkunden arbeiten oder als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, sollten sicherstellen, dass sie zum Jahreswechsel 2024/2025 in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen, da ihre Lieferanten ab diesem Zeitpunkt möglicherweise auf E-Rechnungen umstellen.
Diejenigen Unternehmen, die frühzeitig auf ERP für E-Rechnungen setzen, sind klar im Vorteil. Mit der richtigen ERP-Software können sie diese Anforderungen ohne großen Aufwand umsetzen. Eine flexible ERP-Lösung, die bereits auf die neuen gesetzlichen Anforderungen vorbereitet ist, kann hier den entscheidenden Unterschied machen. So erfüllt beispielsweise sou.matrixx die Anforderungen der E-Rechnungsstellung und -verarbeitung bereits heute in vollem Umfang. Jf
Der Autor
Marco Mancuso ist Chief Financial Officer bei dem auf kleine und mittelgroße Unternehmen spezialisierten Standardsoftwerker SOU AG.
