Lösungen für Robotic Process Automation implementieren derzeit viele Unternehmen, allerdings bleibt der Erfolg oft aus. Ein Grund sind falsche Erwartungen. Pegasystems nennt die häufigsten Fehleinschätzungen.
Um Robotic Process Automation gibt es seit geraumer Zeit einen regelrechten Hype. Die viel zitierten Vorteile wie einfache und schnelle Bereitstellung sowie Entlastung der Mitarbeiter von Routinetätigkeiten haben dazu geführt, dass viele Unternehmen derartige Lösungen implementieren. Ein Blick in die Praxis zeigt jedoch vielfach schlecht funktionierende Software Roboter und erhebliche Abweichungen zwischen den Ergebnissen und den ursprünglichen Zielen.
Ein Grund für den ausbleibenden Erfolg sind laut Pegasystems, Anbieter von Lösungen für Vertrieb, Marketing, Service und Operations, Fehleinschätzungen zu dieser Technologie. Drei Beispiele stechen dabei heraus.
Trugschluss 1: Automatisierung funktioniert einfach und schnell
Die gängigste Fehleinschätzung ist es laut Pegasystems, dass Unternehmen vom Erwerb einer Automatisierungslösung und einer kurzen Schulung der Mitarbeiter einen sofortigen Return-on-Investment erwarten. In Wahrheit handelt es sich bei der Konzeption und Umsetzung von Automatisierung, die in umfassende Geschäftsprozesse und Systeme eingebunden sind, um ein kompliziertes und aufwändiges Projekt. In einer kürzlich durchgeführten Pegasystems-Umfrage unter deutschen Unternehmen, die solche Lösungen einsetzen, erklärten 53 Prozent der Befragten, dass Robotic Process Automation schwieriger einzuführen sei als zunächst erwartet.
Die Hürden seien eigentlich offensichtlich: Bei den meisten wichtigen Geschäftsprozessen seien stets verschiedenste menschliche Aktivitäten zu berücksichtigten. Viele von ihnen seien nicht dokumentiert, und das wiederum verhindere eine schnelle Automatisierung. Ein weiterer Faktor, der die durchgängige Automatisierung erschwert, ist die Anwendungsvielfalt, die von individuellen Benutzeroberflächen bis hin zu Anwendungen von Drittanbietern reicht, die außerhalb der Kontrolle des Unternehmens liegen.
Weitere oft unterschätzte Komponenten sind Aspekte wie Governance, Sicherheit, Compliance oder Hardware-Anforderungen. Insgesamt laufen daher Projekte zu Robotic Process Automation nicht so einfach, wie vielfach propagiert. Eine enge Zusammenarbeit von Fachabteilungen und IT sei unerlässlich, um die konkreten Herausforderungen zu erkennen, die richtigen Anwendungsfälle zu identifizieren.
Trugschluss 2: Automatisierung braucht keinen agilen Ansatz
Robotic Process Automation ohne Überwachung (Unattended RPA) sei generell nicht sehr agil. Es mag einige einfache Aufgaben geben, die sich damit in agiler Art automatisieren lassen, aber für Quick-Wins ist die Kombination von überwachter Automatisierung (Attended RPA) – etwa Bots, die den Mitarbeiter am Desktop in Echtzeit unterstützen – und Unattended RPA der agilste Weg für eine RPA-Implementierung.
Der Erfolg dieses agilen Ansatzes mit Attended RPA bildet laut Pegasystems die Basis für das kontinuierliche Skalieren der Automatisierung. Erste Projekte In der Regel ließen sich in den meisten Fällen innerhalb von sechs bis zwölf Wochen durchführen. Jede weitere Iteration mit zusätzlichen Aufgaben sei typischerweise in einem ein- bis zweiwöchigen Zyklen umsetzbar. In der Praxis hat ein Anwender mit dieser Vorgehensweise laut Pegasystems im ersten Jahr 35.000 Attended-RPA-Bots implementiert.
Trugschluss 3: Auch komplexe Prozesse lassen sich automatisieren
Robotic Process Automation darf laut Pegasystems auf keinen Fall als die Universallösung der Automatisierung betrachtet werden. Vielmehr sei diese Technologie lediglich ein kleiner Teil des Puzzles. Die Automatisierung und Reduzierung der Komplexität umfassender Prozesse, die sich über interne und externe Systeme, maschinelle und menschliche Arbeiten, maßgeschneiderte Software sowie Systeme und Anwendungen von Drittanbietern erstrecken, bleibe weiterhin ein Anwendungsfall für intelligentes Process Management.
Der Weg zum nachhaltigen Geschäftsprozessmanagement
„Robotic Process Automation eignet sich zum Automatisieren von regelbasierten Aufgaben mit hohem Volumen und geringer Komplexität“, erklärt Jörg Richter, Head of Solutions Sales Consulting bei Pegasystems. „Die dazugehörigen Werkzeuge funktionieren dann am besten, wenn sie umfassende Automatisierungslösungen ergänzen.“ Plattformen für die digitale Prozessautomatisierung und für das intelligente Business Process Management zielten darauf ab, komplexe Unternehmensprozesse zu orchestrieren. Robotic Process Automation decke hier lediglich einen Teilbereich ab. Jürgen Frisch
