Zeitintensive Routinetätigkeiten automatisieren – so lautet das Mantra der Digitalisierung. Auch die Personalabteilung profitiert davon, wie der IT-Spezialist Metaproc an einem Beispiel erläutert.
In der Digitalisierung automatisieren Unternehmen Prozesse, um sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen zu können. Dabei geht es nicht darum, Menschen durch Roboter zu ersetzen, sondern sie durch technische Maßnahmen zu entlasten. Genau dieses Ziel verfolgt Robotic Process Automation auch im Personalwesen: „Eine fortschrittliche Workforce lebt davon, dass Mitarbeiter sich Aufgaben widmen können, die Kreativität, Entscheidungskraft und komplexes Denken erfordern“, erklärt Alexander Steiner, Chief Solution bei Metaproc, einem Spezialisten für Automatisierungssoftware. „Virtuelle Helfer übernehmen Aufgaben, die zeitaufwendig und monoton oder mit einem hohen Datenvolumen verbunden sind.“
Zeitintensive Routine in der Personalabteilung
Egal ob im Gesundheits-, Bank- oder Versicherungswesen, in der Kommunikations- oder Transportbranche – Querschnittsfunktionen wie Kundenservice, Supply Chain oder Human Resource Management gleichen sich stark im Aufbau und in den Prozessen – der Einsatzbereich für eine intelligente Workforce ist vielseitig. Ein Beispiel: So dauert beispielsweise der Onboarding-Prozess in einem Unternehmen etwa einen Monat. Dabei müssen die Referenzwerte des neuen Mitarbeiters in sämtlichen Abteilungen, wie Buchhaltung, Personalabteilung, Sekretariat und IT, aufgenommen werden. Zudem gilt es den Arbeitsplatz mit Arbeitsmitteln auszustatten und Zugänge zu hinterlegen.
Kommt es hierbei zu Fehlern, erhält der neue Kollege keinen Zugang zu wichtigen Dokumenten, taucht in keiner Telefonliste auf oder empfängt keine E-Mails. „In vielen Unternehmen macht der Personalaufwand ohnehin die größte Kostenstelle aus, zusätzlich steigen die Aufwände hierfür von Jahr zu Jahr“, so Steiner.
Roboter erleichtern das Onboarding neuer Kollegen
Neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und richtig einzuarbeiten ist für ein Unternehmen von zentraler Bedeutung. Allerdings missglückt dieser Prozess häufig: Fast 12 Prozent der Neuzugänge kündigen innerhalb der ersten 100 Tage nach Stellenantritt, weitere 15,7 Prozent denken in dieser Phase über eine Kündigung nach. Das zeigt die Studie ‚Probezeit für Arbeitgeber – Die ersten 100 Tage aus Sicht der Bewerber‘. Demnach fehlt Angestellten häufig die Zeit, sich gewissenhaft um neue Kollegen zu kümmern. Zudem kommt es bei der Abarbeitung von IT-Prozessen wie beispielsweise dem Einrichten von persönlichen Konten oder Zugängen oftmals zu Verzögerungen und lästigen Wartezeiten.
„Viele Tätigkeiten laufen beim Onboarding standardisiert ab, und das wiederum bedeutet, dass ein Software-Roboter sie ohne Probleme ausführen kann“, bekräftigt der Chief Solution Architect. „Mit einer Fehleranfälligkeit von null arbeitet die Automation bei Bedarf 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche.“ Außerdem etabliert der Einsatz von modernen Technologien eine neue Lern- und Bildungskultur im Unternehmen: Mitarbeiter tasten sich Schritt für Schritt an die digitalen Hilfsmittel heran.
Intelligente IT-Systeme erledigen unproduktive Tätigkeiten
Der Onboarding-Prozess hat es in Bezug auf einen möglichen Business Case in sich: Im Gegensatz zu typischen operativen Abläufen, die im Verhältnis überwiegend direkte Einflüsse auf den Vorgang haben, kann eine Automation mithilfe der schneller zu bearbeitenden Prozesse deutlich mehr im indirekten Bereich punkten. Während sich im typischen Fall der Business Case also aus der Multiplikation des manuellen Aufwandes und des Volumens aller Geschäftsvorfälle errechnet, ist dieser direkte Aufwand zur Bearbeitung im Onboarding-Fall meist zweitrangig. Hier ergeben sich die Einsparungen eher aus der Minimierung unproduktiver, aber dennoch zu zahlender Arbeitszeit. Damit erhöht sich der Nutzen und lässt auch Vorgänge sinnvoll erscheinen, die weniger häufig ausgeführt werden.
Neben dem Onboarding unterstützt Robotic Process Automation die Personalabteilung auch bei der Verwaltung von Arbeits- und Fehlzeiten sowie der automatisierten Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder der Einbindung in die Mitarbeiterakquise mithilfe von IT-Systemen.
Automatisierung macht Unternehmen flexibler
Auch in anderen Bereichen lassen sich zahlreiche Prozesse durch Robotic Process Automation optimieren. Das Automatisieren repetitiver Tätigkeiten spart Unternehmen Zeit und Geld, und die Mitarbeiter gewinnen an Produktivität, Kapazität, Flexibilität und Zufriedenheit. Als elementar bei der Automatisierung erweist sich die Wahl eines geeigneten Vorgangs: „Standardisierte Abläufe mit einem hohen Arbeitsvolumen bilden die Grundlage eines Automatisierungsprojekts“, erläutert Steiner. Mit der richtigen Strategie gelangten Unternehmer zu einer fortschrittlichen Workforce und sicherten die eigene Konkurrenzfähigkeit. „Wer einmal angefangen hat zu automatisieren, kann nach ersten Erfolgen vergleichsweise einfach auf die bereits umgesetzten Projekte aufbauen und Schritt für Schritt weitere Prozesse in Angriff nehmen.“ Jürgen Frisch
