RPA und Software-Roboter, die Arbeitsabläufe automatisieren, können für Unternehmen ein Segen sein, von dem alle Stakeholder profitieren. Die Einführung kann aber auch gründlich schief gehen. Diese Fünf-Schritte-Strategie des Prozessmanagement-Spezialisten Signavio gibt nützliche Tipps.
Robotic Process Automation (RPA) und Software-Roboter eröffnen völlig neue Möglichkeiten der Automatisierung und bieten für Unternehmen sehr überzeugende Vorteile. Für deren Erfolg entscheidend ist aber, RPA nicht im übereilten Ad-hoc-Verfahren, sondern methodisch und strategisch durchdacht einzuführen. Diese Fünf-Schritte-Strategie von Signavio, ein Software-Anbieter für professionelles Geschäftsprozess-Management, hilft, Fallstricke zu umgehen und das Potenzial von RPA voll zu entfalten.
Schritt 1: Business Case definieren
Jede erfolgreiche RPA-Initiative beginnt mit einer Bestandsaufnahme der Prozesse, die im Unternehmen bereits implementiert sind. Eine genaue Dokumentation der Prozesse mit allen Varianten und Details ist eine solide Grundlage für die nachfolgende Automatisierung. Bei der Bestandsaufnahme helfen automatisierte Prozesserkennungswerkzeuge, denen auch versteckt ablaufende Systemprozesse und Defizite in der aktuellen Prozesslandschaft nicht entgehen.
Prozesse sind aber nicht alles. Mindestens genauso wichtig ist es, Feedback von Anwendern und Prozessteilnehmern einzuholen. Mit welchen Abläufen sind die Teilnehmer zufrieden? Wo läuft etwas nicht so, wie es sollte? Ziel von Schritt 1 ist es, eine klare Vorstellung davon zu entwickeln, wo im Unternehmen der Einsatz von RPA sinnvoll ist und Mehrwert für alle Stakeholder generiert.
Schritt 2: Verfeinern und testen
Die Versuchung ist groß, jetzt einfach mit der Automatisierung loszulegen. Aber Vorsicht: Schlechte Prozesse werden durch Robotic Process Automation nicht besser, höchstens schneller. Schritt 2 besteht darin, Prozesse in mehreren Varianten außerhalb des produktiven Betriebs durchzuspielen, um dadurch Optimierungspotenziale zu entdecken und zu realisieren. Empfehlenswert ist, sich zunächst auf kleinere, unkritische Prozesse zu konzentrieren, anstatt gleich zum großen Wurf auszuholen und möglicherweise zu scheitern. Geschäftsunkritische Prozesse, mit denen aber viele Anwender unzufrieden sind, sind die idealen Optimierungskandidaten. Wichtig ist, einen Piloten aufzusetzen, um den optimierten Prozess dann unter realen Praxisbedingungen zu testen.
Schritt 3: Automatisierte Prozesse implementieren
Jeder Workflow beginnt mit einem Prozessziel, das definiert, warum ein bestimmter Vorgang ausgeführt wird und welche Bedingungen erfüllt sein müssen. Ist jeder einzelne Prozessschritt in einem Prozessdiagramm festgelegt und stehen alle nötigen Mitarbeiterrollen fest, erfolgt die Implementierung des Gesamtvorganges als automatisierter, ausführbarer Workflow.
Schritt 4: Mitarbeiter ins Boot holen
Optimierte Prozesse erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit und gleichzeitig die Effizienz – nur sollten möglichst viele Mitarbeiter im Unternehmen auch davon wissen. Für die unternehmensweite Einführung entscheidend ist deshalb, Mitarbeiter zu informieren und ihnen zuzuhören. Team-Meetings, eine Feedback-Mailbox oder eine Kontaktperson können helfen, Vorbehalte gegenüber der Automatisierungstechnologie abzubauen und ein besseres Verständnis für die durch Robotic Process Automation realisierbaren Vorteile zu erlangen.
Schritt 5: Prozesse beobachten und KPIs messen
RPA optimiert Workflows, aber die Software-Roboter können sich nicht selbst evaluieren. Schritt 5 besteht darin, den Erfolg der RPA-Initiative zu messen und sich selbst einige grundlegende Fragen zu stellen: Generieren die automatisierten Prozesse in der Praxis den Mehrwert, den man sich von ihnen erhofft hatte? Kommt es zu den geplanten Effizienz-, Zeit- und Einsparungsgewinnen? Gibt es ungeplante Nebeneffekte, die den Erfolg teilweise kompromittieren und sollte der Einsatz gegebenenfalls neu konzipiert werden? Schritt 5, die Erfolgskontrolle, ist nie fertig und abgeschlossen. Sie sollte in Abständen immer wieder durchgeführt werden, auch wenn die Resultate zunächst positiv ausgefallen sind.
Die unternehmensweite Einführung von automatisierten Prozessen ist kein Sprint, sondern ähnelt eher einem Marathon. Die Schritte 1 bis 5 werden zyklisch immer wieder durchlaufen. RPA erhöht die Effizienz im Unternehmen, senkt die Kosten und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit:
„RPA wirkt sich positiv auf die Einstellung der Mitarbeiter und die Unternehmenskultur aus“, begründet Gerrit de Veer, SVP MEE bei Signavio. „Sie haben den Freiraum, sich auf anspruchsvollere Arbeiten zu konzentrieren, die ihren Fähigkeiten und Interessen besser entsprechen.“
