Wie die Deutsche Social Collaboration Studie zeigt, erhöht sich die Arbeitseffizienz durch Social Collaboration um bis zu 50%. 40 % der Teilnehmer erwarten Effizienz- und Qualitätssteigerungen durch Künstliche Intelligenz, zwei Drittel sind mit der Einführung der Social-Collaboration-Tools unzufrieden. Ein ganzheitliches Change Management scheint für den Erfolg essenziell zu sein.
Im Gegensatz zu vielen Medienberichten sehen die Mitarbeiter von Unternehmen im deutschsprachigen Raum die Zukunft des eigenen Arbeitsplatzes oder das Geschäftsmodell ihres Arbeitgebers durch KI eher nicht in Gefahr. So halten es zwei Drittel der Befragten für unwahrscheinlich, dass KI sie bei ihren Tätigkeiten ersetzt. Das Geschäftsmodell sieht nicht einmal jeder Fünfte in Gefahr. Zudem empfinden schon 41,6 % das Gespräch mit einer Maschine qualitativ ebenso gut wie mit einem Menschen oder würden sogar den Dialog mit einem Computer vorziehen. Diese Ergebnisse ermittelte die 4. Deutsche Social Collaboration Studie 2019 von Campana & Schott und der Technischen Universität Darmstadt. „Die positive Sicht hat uns durchaus überrascht. Generell lässt sich diese aber auf eine zunehmende Akzeptanz und eine realistische Einschätzung der Einsatzmöglichkeiten von KI und neuen Technologien am digitalen Arbeitsplatz zurückführen“, erläutert Dr. Eric Schott, CEO von Campana & Schott.
Insgesamt zeigt sich, dass immer mehr Mitarbeiter Social-Collaboration-Tools nutzen. So stieg der Reifegrad deutscher Firmen auf einer Skala von 1 bis 7 im Vergleich zum Vorjahr von 3,96 auf 4,05. Dabei wurden jedoch erstmals gezielt die sogenannten Firstline Worker betrachtet. Das sind Mitarbeiter im direkten Kundenkontakt oder in der Produktion, die unmittelbar zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen. Dazu gehören beispielsweise Mitarbeiter an Fertigungsstraßen in der Industrie, Pflegepersonal in Kliniken, Fahrer, Sicherheits- und Reinigungskräfte, Kassen- und Verkaufspersonal. Sie bilden weltweit mit über 60 % den größten Teil der Belegschaft. Beim Einsatz digitaler Technologien für tägliche Arbeitsaufgaben liegen sie mit einem Reifegrad von 3,54 deutlich hinter den Information Workern, sprich Büromitarbeitern (4,26). Daher besteht hier ein großer Nachholbedarf bei der Ausstattung und Nutzung von Social-Collaboration-Tools.
Bereits in den vorangegangenen Studien zeigte sich, dass der Einsatz von Social-Collaboration-Tools die Arbeitseffizienz stark erhöht. Dieser Effekt stieg im Vergleich zum Vorjahr nochmal deutlich an – von 30 auf jetzt bis zu 50 %. „Das zeigt ganz klar: für den langfristigen Unternehmenserfolg ist Zusammenarbeit auf Basis digitaler Technologien von entscheidender Bedeutung“, so Dr. Eric Schott weiter.
KI als Erfolgsgarant
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur Unterstützung der digitalen Kommunikation bringt zusätzliche Vorteile. Das haben viele Mitarbeiter erkannt. Sie erwarten, dass damit die Arbeit noch effizienter und qualitativ höherwertiger wird (jeweils über 40 %). Bei Führungskräften erwarten sogar rund 60 %, dass KI die Effizienz im Unternehmen und die Qualität der Arbeitsprozesse steigert. Dabei akzeptieren die Mitarbeiter z.B. auch Chatbots. So empfindet ein erheblicher Anteil den Dialog mit einem Computer im Vergleich zu Menschen als gleichwertig (34,5 %).
Zwei Drittel der Befragten halten es für unwahrscheinlich, dass Künstliche Intelligenz sie bei ihren Tätigkeiten ersetzen könnte. Nur jeder Fünfte erkennt mögliche Probleme für das Geschäftsmodell des eigenen Unternehmens oder anderer Firmen. Damit übertrifft das erwartete Potenzial der Künstlichen Intelligenz deutlich die Herausforderungen, die dadurch entstehen könnten.
Firstline Worker abgehängt
Dass Firstline Worker einen geringeren Reifegrad aufweisen, ist insbesondere beim Arbeiten an Formularen sowie der Teamkoordination problematisch. Diese Szenarien besitzen für Firstline Worker eine hohe Relevanz (4,80 und 4,58), aber einen geringen Reifegrad (3,79 und 3,23). Dieser Nachholbedarf wirkt sich auf ihre Arbeitseffizienz aus, die mit 4,69 insgesamt geringer ausfällt als bei Information Workern (4,86).
„Eine bessere Anbindung der Firstline Worker an die digitalen Kommunikationsprozesse in Unternehmen bietet großes Potenzial“, so Boris Ovcak, Director Social Collaboration bei Campana & Schott. „So lassen sich durch die Digitalisierung analoger Prozesse Arbeitsabläufe optimieren, Kosten senken und die Produktivität steigern. Die Tools erhöhen auch die IT-Security und verringern die Fluktuation, da die Mitarbeiter mit den Lösungen und der Arbeit insgesamt zufriedener sind.“
Dabei gibt es viele mögliche Einsatzszenarien. So können Verkaufsmitarbeiter im Laden über Tablets Zusatzinformationen zum Produkt abrufen. Schichtmitarbeiter sehen bereits am Vorabend zu Hause ihre Aufgaben für den nächsten Tag und tauschen im Notfall untereinander Schichten. Und der Einsatzleiter eines Veranstaltungsservice muss nicht mehr die Mitarbeiter anrufen und fragen, wer am nächsten Wochenende Zeit hat. Stattdessen melden sich die Kollegen über ein zentrales Planungstool. Fazit: Ein Unternehmen schafft die Digitale Transformation nur, wenn es auch seine Firstline Worker digital einbezieht und unterstützt.
Hauptziel: Bessere Unternehmenskultur
Entscheider führen Social-Collaboration-Tools vor allem aus drei Gründen ein: zur Verbesserung der Unternehmenskultur (18,4 %), gefolgt von Kosteneinsparungen (15,4 %) und der Förderung von Innovationen (14,9 %), die im Vorjahr noch am häufigsten genannt wurde. Dabei bestätigt fast die Hälfte der Befragten, dass sie durch Social Collaboration eine Zunahme der Zusammenarbeit über verschiedene Teams und Abteilungen hinweg wahrnehmen.
Mitarbeiter nutzen digitale Tools insbesondere für die Recherche nach Informationen und Neuigkeiten sowie das Ausfüllen von Anträgen und die Suche nach Dokumenten. Seltener kommen sie bei der Suche nach Experten und dem Austausch in Interessengruppen zum Einsatz. Vor allem strukturierte und wiederkehrende Aufgaben lassen sich also ideal mit digitalen Technologien erledigen.
Einführung der Tools oft nicht optimal
Wie intensiv neue Technologien genutzt werden, hängt nicht allein vom Vorhandensein, sondern vor allem von der Akzeptanz ab. Knapp zwei Drittel der Befragten sind nicht damit zufrieden, wie Social-Collaboration-Tools bisher in ihrem Unternehmen eingeführt wurden. Dies liegt hauptsächlich an mangelnder Berücksichtigung konkreter Bedürfnisse einzelner Mitarbeiter und an zu wenig Zeit, sich mit den Tools auseinanderzusetzen. Die Einführung ist nur mit einem ganzheitlichen Change Management erfolgreich. Denn die Kombination aller Maßnahmen trägt dazu bei, dass Mitarbeiter häufiger mit Kollegen kommunizieren und zusammenarbeiten, sie Aufgaben effizienter erledigen und weniger Angst haben, Fehler zu machen.
Die Digitalisierung ist im Unternehmensalltag angekommen
Die Digitalisierung ist in deutschen Unternehmen angekommen: 93,1 % beschäftigen sich aktiv damit. Dabei haben 19,7 % bereits Digitalisierungsprojekte weitgehend abgeschlossen, 54,1 % stecken mittendrin und 19,3 % planen entsprechende Projekte. Ein ähnliches Bild zeigt sich bei Social-Collaboration-Tools: Für 16,8 % ist die Einführung überwiegend abgeschlossen, 59,4 % befinden sich in der Implementierungs- oder Planungsphase. Damit wird der Einsatz von digitalen Technologien zur Verbesserung der Zusammenarbeit zunehmend selbstverständlich.
