Künstliche Intelligenz entfaltet ihr Potenzial längst nicht mehr nur in Forschungsprojekten – sie verändert den Arbeitsalltag in Unternehmen spürbar. Moderne ERP- und Business-Lösungen zeigen, wie Mehrwerte entstehen: Texte werden automatisch erstellt und übersetzt, Daten in Sekunden analysiert und Handlungsempfehlungen abgeleitet. Software-Anbieter und -Experten geben Einblicke in aktuelle KI Use-Cases in Business-Software und zeigen auf, wie rasant sich KI vom Assistenzwerkzeug zum intelligenten Business-Motor entwickelt.
Künstliche Intelligenz ist der Motor für zukunftsfähige Unternehmen.
„KI entfaltet ihren größten Mehrwert dann, wenn sie nicht isoliert eingesetzt wird, sondern Geschäftsprozesse und Daten ganzheitlich versteht. Genau hier setzen KI-Agenten an. Am konkreten Beispiel übernehmen KI-Agenten im Kundenservice schon heute weit mehr als der klassische Chatbot: Sie bearbeiten eingehende Serviceanfragen, klassifizieren diese automatisch und bereiten sie intelligent auf – inklusive Handlungsempfehlungen, benötigter Ersatzteile und einer realistischen Zeitabschätzung für den Einsatz von Servicetechnikern. Darüber hinaus liefern die Agenten Erstdiagnosen direkt an den Kunden, geben konkrete Anweisungen zur Fehlerbehebung oder zu Vorbereitungstätigkeiten und stellen bei Bedarf nahtlos den Kontakt zum zuständigen Servicetechniker für die Vor-Ort-Reparatur her.
Das Herzstück dieser Lösung bilden die KI-Agenten in SAP Joule, tief integriert in SAP- und Drittsysteme. So entsteht eine durchgängige End-to-End-Unterstützung über den gesamten Serviceprozess hinweg. Das Ergebnis: deutlich reduzierte Bearbeitungszeiten, spürbare Kosteneinsparungen und eine nachhaltig höhere Kundenzufriedenheit.“ Georg Krenn, Vice President Global Development, All for One
Intelligente Arbeitsumgebung: Informationen auf Knopfdruck
„Ein besonders spannender KI-Anwendungsfall ist die Möglichkeit, operative Fragen einfach in Alltagssprache zu stellen und in Sekunden präzise Antworten aus allen verbundenen Anwendungen zu erhalten. Mit der neuen AppCentral-Lösung von Aptean schaffen wir dafür die Basis: eine zentrale, KI-gestützte Arbeitsumgebung, die Daten, Workflows, Support und Branchenlösungen in einem einzigen, vernetzten Arbeitsbereich zusammenführt. Damit müssen Teams nicht mehr zwischen Systemen wechseln, Informationen zusammensuchen oder auf Analysen warten – alles Relevante ist sofort verfügbar. Gleichzeitig automatisieren unsere intelligenten Arbeitsabläufe und KI Agenten Routineaufgaben, machen Risiken früh sichtbar und bieten eine Schritt-für-Schritt-Anleitung direkt in der Arbeitssituation. Für mich steht fest: AppCentral wird 2026 nicht nur wegen einzelner KI-Funktionen entscheidend sein, sondern weil es Unternehmen erstmals eine einheitliche, intelligente Plattform bietet, die den Arbeitsalltag spürbar vereinfacht und beschleunigt.“ Marc-Oliver Rübel, Geschäftsführer, Aptean Germany GmbH
Mit KI zur durchgängigen Auftragsabwicklung – vom Auftrag bis in die Fertigung
„In Zeiten des steigenden internationalen Wettbewerbs ist es für Unternehmen geradezu unerlässlich geworden, ihre Effizienz und Automatisierungsgrade mithilfe von KI so weit wie möglich zu erhöhen. Dazu haben wir bei einem unserer Kunden beispielsweise ein Szenario realisiert, das den Großteil der Prozesskette von der Kundenbestellung bis hin zur Übergabe des Werkstattauftrags in die Fertigung automatisiert. Die KI prüft dazu unter anderem die Verfügbarkeiten des Materials am Lager, bestellt gegebenenfalls nach, berechnet die Wiederbeschaffungszeiten in die Bestätigung des Liefertermins an den Kunden mit ein und so weiter. Der gesamte Prozess – vom Vertrieb über die AV und Logistik bis hin zum Einkauf – wird innerhalb der vorgegebenen Grenzen durch die KI erledigt. Nur wenn Probleme auftreten, weil etwa Material nicht nachbestellt werden kann, wird der User involviert, sodass sich eine enorme Zeitersparnis ergibt. Die Grundvoraussetzung für dieses Szenario ist jedoch, dass die entsprechenden Prozesse in digitaler Form im System hinterlegt sind, sodass die KI den korrekten Ablauf überhaupt erlernen kann.“ Werner Hießl, Director Product & Cloud bei Asseco Solutions
Prozesse mit KI noch kundenzentrierter gestalten
„Kunden erwarten vom ersten Kontakt an, dass ihre Anliegen verstanden und sie individuell angesprochen werden. KI schafft dabei bereits heute echten Mehrwert, indem sie Mitarbeitende im Vertrieb, Marketing und Service gezielt unterstützt – etwa beim Erstkontakt, der Leadgenerierung oder der effizienten Bearbeitung von Anfragen. Direkt im CRM integriert, assistiert KI zum Beispiel beim Verfassen, Optimieren, Übersetzen oder Anpassen der Tonalität von E-Mails, Angeboten oder Kunden-Tickets. CAS Software bietet darüber hinaus eine KI-gestützte Business Process Automation, mit der sich Workflows entlang der gesamten Customer Journey noch durchgängiger gestalten und automatisieren lassen. Integrierte Assistenten und Agenten nutzen dabei das vorhandene Wissen aus CRM, CPQ und weiteren Quellen, um Kunden- und Serviceanfragen zu kategorisieren, zu priorisieren und entsprechende Folgeprozesse automatisiert anzustoßen.
So entstehen konsistente, persönliche Interaktionen über alle Kontaktpunkte hinweg, während Teams spürbar entlastet werden und Unternehmen nachhaltige Kundenbeziehungen aufbauen.“ Marcus Bär, Mitglied der Geschäftsführung CAS Software AG
SmartRFI: Wie KI die Software-Auswahl neu erfindet
„Die Auswahl der passenden Unternehmenssoftware ist oft zeit- und ressourcenintensiv – klassische Requests for Information (RFIs) können Wochen dauern und sind ohne Standardisierung schwer vergleichbar. Mit SmartRFI bringen wir bei Trovarit KI-Unterstützung direkt in diesen entscheidenden Auswahlprozess. Die integrierte Assistentin TIA führt Anwender Schritt für Schritt durch die Erstellung einer präzisen, auf das eigene Unternehmen zugeschnittenen Anfrage und sorgt dafür, dass alle relevanten Anforderungen berücksichtigt werden.
Was TIA dabei besonders auszeichnet: Sie kennt den gesamten Prozess der Software-Auswahl und beantwortet fachliche, methodische und verfahrenstechnische Fragen rund um Anforderungen, Marktüberblick und Projektrahmenbedingungen – und unterstützt Anwender damit bereits heute auf Expertenniveau. In Minuten entstehen so professionell strukturierte RFIs, die von Anbietern vergleichbare und belastbare Antworten ermöglichen.
Doch TIA steht erst am Anfang: Im Laufe des Jahres wird sie sich von einer unterstützenden Begleiterin zu einer aktiven Prozessführerin entwickeln. Perspektivisch wird TIA selbstständig Interviews durchführen, Anforderungen präzisieren und Anwender gezielt bis zur fertigen Ausschreibung leiten. SmartRFI wird damit nicht nur den Aufwand reduzieren, sondern die Art und Weise, wie Unternehmen Software auswählen, grundlegend verändern.“ Dr. Karsten Sontow, Vorstand Trovarit AG
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Die Auswahl der richtigen Business-Software kann schnell zur Herausforderung werden: Der Markt ist unübersichtlich, Anbieter schwer vergleichbar, und manuelle Recherchen kosten viel Zeit. Unstrukturierte Anfragen führen oft zu unklaren oder schwer vergleichbaren Antworten – eine fundierte Entscheidung wird so erschwert.
In unserem Webinar erfahren Sie, wie Sie mit dem KI-gestützten Online-Tool smartRFI den Auswahlprozess effizienter gestalten, strukturierte RFIs versenden und schneller zu einer fundierten Vorauswahl kommen.
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KI-Assistenten als Effizienztreiber im ERP-Alltag
„KI-Assistenten sind heute tief in ERP-Systeme integriert und schaffen dort einen unmittelbaren Mehrwert für Unternehmen. Sie unterstützen Anwender bei der täglichen Arbeit, indem sie die Bedienung komplexer Systeme vereinfachen, Zugriff auf Daten erleichtern und konkrete Aktionen ausführen.
Nutzer können zum Beispiel Fragen in natürlicher Sprache stellen, wenn sie sich im ERP-System nicht zurechtfinden, und erhalten schnell kontextbezogene Antworten. Darüber hinaus übernehmen KI-Assistenten bereits operative Aufgaben und stoßen Prozesse an. In der Praxis können beispielsweise Außendienstmitarbeiter dem ERP-System neue Kundenaufträge per Spracherkennung diktieren. Auch Auswertungen sind im Handumdrehen durchgeführt, etwa eine Analyse und grafische Visualisierung von Umsätzen verschiedener Artikel.
Dabei wird es aber nicht bleiben: Der Trend geht hin zu agentenbasierenden ERP-Systemen, die nicht nur auf Anweisung handeln, sondern Prozesse selbständig beobachten, aktiv optimieren und sich selbst weiterentwickeln.“ Frank Siewert, Vorstandsvorsitzender der Comarch AG
Mehr Treffer, weniger Aufwand: KI unterstützt die Ausschreibungsvorauswahl
„Öffentliche Ausschreibungen sind für viele Unternehmen attraktiv, binden aber enorm viel Vertriebszeit – oft mit geringen Erfolgsaussichten. Der COSMO AI Radar unterstützt hier mit einer KI-gestützten Vorauswahl: Das Tool analysiert relevante Vergabeplattformen und gleicht Ausschreibungen automatisch mit dem eigenen Leistungsportfolio und vorhandenen Referenzen ab. Entscheidend ist dabei, ob ein Projekt tatsächlich zum Unternehmen passt.
Der Vorteil: Komplexe Vorhaben werden viel schneller bearbeitet, weil die KI eine strukturierte, betriebsspezifische Vorauswahl trifft. Dadurch sinkt der Vertriebsaufwand insgesamt, und das Vertriebsteam konzentriert sich automatisch auf jene Projekte mit einer realistischen Gewinnchance.“ Maik Donner Sales Lead AI bei der COSMO CONSULT-Gruppe.
Vom Text bis zur Tourenplanung: Wie KI Geschäftsprozesse intelligent ergänzt
„Mit tosca.prompts stellt tosca das zentrale KI-Element bereit, mit dem Anwender Daten veredeln, anreichern und flexibel in unterschiedlichste Prozesse einbinden können. Dank der offenen Architektur lässt sich KI über den Moduldesigner nahezu überall in der Applikation unterstützend integrieren – praxisnah und anwendungsbezogen. Über diese KI-Integration lassen sich Inhalte per Vorlage auf Knopfdruck erstellen, Rechtschreibung und Formulierungen verbessern sowie Artikeltexte SEO- oder AIO-optimieren und Produktinformationen aus Dokumenten zusammenfassen. Mit tosca.translate können Artikeltexte, Produktbeschreibungen, Attribut- und Katalogtexte sowie Inhalte für Konfigurator und Webshop manuell unterstützt oder automatisch in zahlreiche Sprachen übersetzt werden – konsistent und deutlich schneller. Für Logistikprozesse kann tosca zudem die Routenplanung automatisieren und Touren unter Berücksichtigung von Stopps, Zeitfenstern, Kapazitäten sowie Verkehrsinformationen optimieren. Und schliesslich versteht tosca es zunehmend, aus unstrukturierten Daten, wie z.B. Mails strukturierte Business-Objekte zu generieren, wie Bestellungen, Reklamationen und Offertanfragen und diese in tosca einzupflegen und an die richtigen Stellen weiterzuleiten.“ Simon Lüdi ist CEO bei dynasoft AG
Smart Content & Smart Decisions: KI macht ERP-Anwender schneller handlungsfähig
„Unsere ebootis-ERP-Lösung zeigt, wie KI konkrete Mehrwerte im Arbeitsalltag schafft: Artikeltexte werden direkt aus Stammdaten innerhalb von Sekunden automatisch generiert – einheitlich in Tonalität und Struktur, ohne manuellen Aufwand. Mehrsprachige Inhalte entstehen ebenso schnell und sicher, da die KI Fachbegriffe und Kontext korrekt berücksichtigt und Übersetzungsfehler vermeidet. Darüber hinaus analysiert die KI komplexe ERP-Daten, bereitet sie in klaren Berichten und Diagrammen auf und liefert konkrete Handlungsempfehlungen. So wird nicht nur sichtbar, was passiert, sondern auch wie und warum. Das Ergebnis sind deutlich schnellere Entscheidungsmöglichkeiten für den Anwender.“ Steffen Heetfeld, Leiter Marketing e.bootis ag
KI im ERP: Spielerei oder heimlicher Gamechanger?
„Künstliche Intelligenz entfaltet ihren echten Mehrwert dann, wenn sie konkrete Geschäftsprozesse messbar verbessert. In der IFS Cloud ist KI daher kein Zukunftsversprechen, sondern bereits heute fest in den Arbeitsalltag integriert.
Mit der Payment Delay Prediction in der IFS Cloud unterstützt IFS.ai die Finanzabteilungen dabei, verspätete Kundenzahlungen frühzeitig zu erkennen. Auf Basis historischer Zahlungsdaten, Kundenverhalten und aktueller Transaktionsinformationen prognostiziert die KI das Risiko von Zahlungsverzögerungen noch bevor diese eintreten. Anwender erhalten dadurch konkrete Handlungsempfehlungen, um gezielt Maßnahmen im Forderungsmanagement einzuleiten und Liquiditätsrisiken zu reduzieren. Der Use Case ist direkt in den Finanzprozessen der IFS Cloud integriert und liefert transparente, nachvollziehbare Prognosen für den Arbeitsalltag. Als Teil von IFS.ai zeigt die Payment Delay Prediction, wie Industrial AI in der IFS Cloud datenbasierte Entscheidungen beschleunigt und die finanzielle Stabilität nachhaltig stärkt.“ Rico Schwarz, Business Consultant, FLEXiCODE GmbH
KI-gestützter Vertriebsassistent steigert Produktivität und Datenqualität
„Microsoft Copilot for Sales unterstützt als KI-gestützter Vertriebsassistent Sales-Teams dabei, ihre Produktivität messbar zu steigern, Kundenbeziehungen strategisch auszubauen und Verkaufschancen zu priorisieren. Konkret funktioniert dies durch die nahtlose Integration in Microsoft 365 – etwa Outlook, Teams und Word. Zudem fügt er sich reibungslos in bestehende Arbeitsabläufe ein. Gleichzeitig verbindet er sich mit CRM-Plattformen wie bspw. Dynamics 365 Sales, um vertriebsrelevante Informationen kontextbezogen bereitzustellen. Erfassungsaufwände werden so signifikant reduziert, die Datenkonsistenz erhöht und die CRM-Datenqualität nachhaltig verbessert. Mit Copilot und Agenten wird die Arbeit hierdurch nicht nur einfacher, sondern auch intelligenter.“ Maik Korves Senior Presales Consultant, MODUS Consult GmbH
Praxisnahe KI steigert Lieferperformance und optimiert Bestände
„KI entfaltet im Mittelstand dann ihre Stärke, wenn sie konkrete Probleme löst – nicht als Experiment, sondern als Produktivitätshebel. Bei INOTEC Sicherheitstechnik steckte wertvolles Service-Wissen jahrelang in den Köpfen einzelner Experten. Mit unserer AI Platform fließt dieses Know-how jetzt in ein zentrales Wissensportal, während die KI parallel Fertigungsabweichungen analysiert und Engpässe frühzeitig erkennt. Das Ergebnis: Die Liefertreue stieg von 86 auf 96 Prozent. Beim Hausgerätezulieferer emz Hanauer wiederum optimiert die Plattform Disposition und Wiederbeschaffung – mit spürbar reduzierten Lagerbeständen bei stabilem Servicelevel. Der Mittelstand braucht keine KI-Visionen, sondern Lösungen, die heute funktionieren.“ Michael Wintergerst, Senior Vice President Platform Engineering und CAIO bei Proalpha
Intelligente KI-Bausteine stärken ERP- und MES-Prozesse in der Fertigung
„In der Produktion zählen Klarheit, Prozesssicherheit und Planbarkeit. Künstliche Intelligenz ermöglicht dabei eine ganz neue Qualität und hält deshalb immer rascher Einzug in ERP- und MES-Lösungen. Dabei ist sie kein technischer Selbstzweck, sondern bietet einen gezielten Mehrwert für industrielle Abläufe. Genau deshalb bringen wir bei PSI Künstliche Intelligenz als passgenaue Unterstützung unseres Produktportfolios in den operativen Alltag. Alle unsere KI-Bausteine entstehen entlang konkreter Anforderungen aus der Fertigungspraxis – dort, wo ERP- und MES-Lösungen heute schon viel leisten und künftig noch mehr bewirken können, etwa in der Planung, im Sequencing und Forecasting sowie bei Informationsbereitstellung, Prozessmonitoring und -bewertung.
Ein hervorragendes Beispiel dafür ist das in PSIpenta/ERP integrierte RAG-System Qualicision A2 der PSI Software SE. Es bietet den Anwendern eine intelligente dialogbasierte Auskunftsfunktion, die Informationen aus vorhandenen Prozessdokumentationen wie z. B. Handbüchern zugänglich macht und hebt damit die Interaktion mit dem ERP-System auf ein neues Niveau. Anstatt sich durch Masken oder Menüs zu klicken, können Nutzerinnen und Nutzer konkrete Fragen stellen – und erhalten verständliche, strukturierte Antworten.“ Dr.-Ing. Thomas Müller, Lead Engineer Industrial Intelligence / Artificial Intelligence, PSI Software SE
Wenn KI auf ERP-Daten trifft: Empfehlungen, die wirklich weiterhelfen
„Wenn KI in der Fertigungsindustrie wirklich nützlich sein soll, braucht sie ein stabiles Fundament und das liegt im ERP. Erst durch die Anbindung an konsistente Stammdaten und reale Prozessinformationen entstehen zuverlässige, praxisnahe KI-Use-Cases. Ein Beispiel aus unserer Lösung: KI-gestützte Service-Assistenten können nur dann relevante Empfehlungen geben, wenn sie Maschinenhistorien, Kundenbeziehungen und Wartungsstände direkt aus dem ERP beziehen. Auf dieser Datenbasis lassen sich Entscheidungen automatisieren, die zuvor viel manuelle Recherche erfordert haben. Entscheidend ist dabei weniger der Algorithmus selbst als das durchgängige Prozessverständnis im Hintergrund. So wird KI nicht zum Experiment, sondern zu einem konkreten Produktivitätshebel im täglichen Betrieb.“ Martin Hetzel, Leiter Produkt- und Innovationsmanagement, schrempp edv GmbH
KI Use-Cases in Business-Software: Einordnung & Ausblick
Die vorgestellten Beispiele zeigen eindrucksvoll, wie vielfältig KI Use-Cases in Business-Software heute bereits sind – von automatisierten Prozessen über intelligente Assistenten bis hin zu datenbasierten Prognosen. Sie verdeutlichen, wie KI den Arbeitsalltag spürbar erleichtert und Unternehmen auf ihrem Weg zur digitalen Exzellenz unterstützt.
