ERP-Systeme stehen im Mittelpunkt jeder unternehmerischen Digitalisierungsstrategie. Moderne ERP-Software bildet Unternehmensprozesse ab und automatisiert diese. Wenn veraltete ERP-Systeme eingesetzt werden, die nicht ohne weiteres einfach durch moderne Systeme ersetzt werden können, können Brückentechnologien wie Robotic Process Automation (RPA) attraktiv werden.
In den letzten Jahren hat sich RPA in den Unternehmen rapide ausgebreitet. Das wundert nicht, verspricht doch die Idee dahinter – die Automatisierung von Prozessen (also Aufgaben und Workflows) – einen großen Nutzen und hohe Stabilität bei der Abwicklung insbesondere unternehmenskritischer Prozesse. Zudem wird auch eine Verbesserung der Qualität erwartet. Im Prinzip ist die Technologie überall dort einsetzbar, wo einfach strukturierte Tätigkeiten, mit immer wiederkehrenden Regeln, auftauchen. Ob Unterstützung bei Finanz- und Buchhaltungsprozessen, Preisvergleiche zu bestimmten Produkten oder auch bei der Pflege von Stammdaten, die Einsatzmöglichkeiten von RPA-Software sind vielfältig.
RPA meint zu deutsch „robotergesteuerte Prozessautomatisierung“. Das bekannteste Szenario: KI-betriebene Bots übernehmen Arbeiten, die normalerweise eine menschliche Interaktion erfordern. Dazu ahmt die RPA-Software die Interaktionen eines Menschen mit einem Software-System nach, indem sie sich in die Benutzerschnittstelle einklinkt. Dadurch lassen sich Prozesse, die einer immer wiederkehrenden Logik bzw. einer stetigen Routine folgen, automatisieren. Der Softwareroboter ist also praktisch wie ein virtueller Mitarbeiter, der einmal eingearbeitet wird und den Prozess anschließend eigenständig ausführt.
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In der Praxis unterscheidet man klassisches von kognitivem RPA: Das klassische Robotic Process Automation kommt traditionell genau bei solchen repetitiven Aufgaben zum Einsatz, wie sie oben beschrieben wurden. Diese Aufgaben zeichnen sich durch einfache, klar strukturierte Regeln und einen hohen Standardisierungsgrad aus und sind gleichzeitig meist lästig und zeitraubend für den Mitarbeiter. Hier greifen die Vorteile einer schnelleren Verarbeitung und Übertragung von Daten in Verbindung mit einer hohen Verarbeitungsqualität. Der Aufwand für die Einrichtung und Wartung der RPA-Software bzw. der unterlegten Regelwerke ist dabei überschaubar und funktioniert ganz ähnlich wie die Aufzeichnung eines Makros in einem Office-Programm.
Dagegen lassen sich hoch komplexe oder gar sich dynamisch verändernde Regelwerke für einen Software-Roboter nur mit RPA adressieren, wenn diese mit künstlicher Intelligenz (KI) verbunden sind. Basierend auf Algorithmen der künstlichen Intelligenz ermöglicht kognitive RPA ein automatisches menschenähnliches Verständnis und die Verarbeitung des Inhalts von Textdokumenten oder die Analyse menschlicher Sprache.
Prinzipiell kann der Einsatz von RPA-Technologien überall dort als sinnvoll angesehen werden, wo durch die Automatisierung von Prozessen nachweislich Effizienz- und Produktivitätszugewinne realisiert werden können. Zur Überprüfung eignen sich gut quantifizierbare Kennzahlen, wie z. B. reduzierte Fehlerquoten.
Gesichtspunkte wie die Einhaltung von Sicherheitsanforderungen und regulatorische Vorgaben sind ebenfalls wichtige und ausschlaggebende Auswahlkriterien. Neben solchen klar messbaren Ergebnissen lassen sich aber auch weiche Kriterien, wie eine gesteigerte Kunden- oder Mitarbeiterzufriedenheit, als Nutzenpotenziale benennen und dadurch den Einsatz von RPA sinnvoll machen.
Das aktuelle Bitkom-Whitepaper „ERP und Robotic Process Automation (RPA) – Eine Einordnung“ greift einige der wichtigsten Fragen im Themenfeld ERP und RPA auf und versucht, sie einzuordnen und zu beantworten. Dabei wird auch eine Einschätzung hinsichtlich der Frage versucht, ob RPA-Software in Zukunft seine aktuell groß eingeschätzte Relevanz behalten wird. Das Whitepaper wurde vom Bitkom-Arbeitskreis ERP erstellt und steht unter www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Leitfaden-ERP-und-Robotic-Process-Automation-RPA kostenlos zum Download zur Verfügung.
