Digitale Geschäftsmodelle und eine analoge Verwaltung gehen nicht zusammen. Laut einer aktuellen Umfrage des Digitalverbands Bitkom hat das auch der Mittelstand in Deutschland erkannt und will verstärkt in die digitale Dokumentenverwaltung investieren. Worauf IT-Entscheider dabei achten sollten, erfahren sie auf der Digital Office Conference . Investitions-Entscheider sollten bei der Lösungsauswahl aber auch auf die Kompetenz ihrer Mitarbeiter zurückgreifen – und die von Softwareauswahlexperten.
AUF PAPIER geführte Personalakten und in Handmappen abgelegte Kundeninformationen befinden sich in Unternehmen oft noch im Einsatz – vor allem in kleineren und mittelständischen Betrieben. Für diese und andere papiergestützte Unternehmensabläufe gibt es aber längst auch die digitale Dokumentenverwaltung. Mit Hilfe von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) oder Enterprise-Content-Managment (ECM)-Lösungen lassen sich Büroarbeiten wie die Rechnungseingangsbearbeitung, Archivierung, oder Dokumenten-Suche effizienter erledigen.
Der Mittelstand in Deutschland will das Papier daher jetzt aus seinen Büros verbannen und setzt verstärkt auf Lösungen für die digitale Dokumentenverwaltung. Fast jedes fünfte mittelständische Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (18 Prozent) gibt aktuell an, in nächster Zeit Investitionen in eine entsprechende umfassende Softwarelösung tätigen zu wollen. Weitere 8 Prozent planen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für sogenannte Enterprise-Content-Management- (ECM) beziehungsweise Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage unter 755 Unternehmen in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom unter der Projektleitung von Dr. Karsten Sontow, Vorstand der Trovarit und Frank Früh, Bereichsleiter ECM Bitkom e.V..
Mittelstand arbeitet meist noch im analogen Büro
„Das digitale Büro ist die Steuerzentrale der digitalen Transformation. Neue, digitale Geschäftsmodelle einerseits, ein analoges Management und Dokumente auf Papier andererseits, das passt nicht zusammen“, konstatiert Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.
Das analoge Büro stellt in mittelständischen Unternehmen allerdings noch die Norm dar. So nutzt gerade einmal jeder dritte Mittelständler (33 Prozent) eine digitale Dokumentenverwaltung etwa für die Archivierung, den Posteingang oder das Teilen von Informationen im Unternehmen. Bei den Großunternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern sind es dagegen 90 Prozent. Und während von den Nutzern einer solchen Software im Mittelstand gerade einmal 34 Prozent ein unternehmensweites System eingeführt haben, setzen bei den Großen 9 von 10 (90 Prozent) auf eine einheitliche Lösung für das Unternehmen.
„Im Mittelstand nutzen nur 11 Prozent der Unternehmen ein unternehmensweites ECM- oder DMS-System, bei den Großunternehmen sind es 81 Prozent“, erläutert Biffar und resümiert: „Man könnte auch sagen: Der Mittelstand hat einen hausgemachten Wettbewerbsnachteil gegenüber den Großen wenn es um die digitale Transformation geht. ,Digital first‘ muss nicht nur für das Angebot des Unternehmens auf dem Markt gelten, es muss das Leitmotiv des gesamten Unternehmens sein.“
Insellösungen dominieren im Mittelstand
Im Mittelstand dominieren derzeit auch noch Insellösungen für einzelne Abteilungen. So nutzen 49 Prozent eine digitale Dokumentenverwaltung in der Buchhaltung, 44 Prozent im Vertrieb und 38 Prozent im Einkauf. Aber nur 27 Prozent setzen eine solche Software in der Personalabteilung ein, lediglich 17 Prozent in der Logistik und 15 Prozent in der Produktion.
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Die Folge sei, dass Großunternehmen, die ECM- oder DMS-Systeme nutzen, einen sehr viel höheren Nutzen daraus ziehen als die Mittelständler. So sagen 39 Prozent der Mittelständler, dass Software sie bei der Rechnungsbearbeitung unterstützt, bei den Großunternehmen sind es 70 Prozent. Im Mittelstand loben 34 Prozent Vorteile im Dokumentenmanagement und 32 Prozent bei der Archivierung, bei den Großen sind es 78 beziehungsweise 71 Prozent.
Collaboration- und Knowledgemanagement bleiben im Mittelstand oft noch ungenutzt
Deutliche Unterschiede gibt es auch bei den Funktionen eines ECM- oder DMS-Systems, die über die klassischen Verwaltungs-Funktionen hinausgehen. Nur 17 Prozent der Mittelständler ziehen Nutzen aus Funktionen für die Teamarbeit, gerade einmal 4 Prozent profitieren beim Wissensmanagement. Bei den Großunternehmen liegen die Anteile mit 49 beziehungsweise 17 Prozent deutlich darüber.
Entscheidungsstruktur wirkt sich auf DMS-Einsatz aus
Ein Grund für diese deutlichen Unterschiede liegt in der Entscheidungsstruktur der Unternehmen. Während in 86 Prozent der mittelständischen Unternehmen die Geschäftsleitung maßgeblichen Einfluss auf die Investitionsentscheidungen rund um das Digital Office nimmt, bindet nicht einmal jeder Zweite (45 Prozent) die IT-Verantwortlichen ein und nur in dem jedem achten (12 Prozent) können die Anwender in den Abteilungen an der Entscheidung mitwirken. In den Großunternehmen sieht das Bild anders aus. Hier liegt die maßgebliche Entscheidung in nur 57 Prozent der Fälle bei der Geschäftsleitung, die IT-Experten werden aber in 77 Prozent der Unternehmen einbezogen. Und auch die Anwender haben in jedem dritten Großunternehmen (33 Prozent) ein maßgebliches Wort mitzureden.
„So richtig es ist, eine zentrale Strategie für das Digital Office zu haben und so wichtig es ist, dass diese Strategie von der Geschäftsleitung getragen wird, so entscheidend ist aber auch auf die Fachkompetenz der Mitarbeiter“, empfiehlt Biffar und begründet seine Einschätzung: „Nur so können Lösungen ausgewählt werden, mit denen am Ende alle Beteiligten gut und gerne arbeiten und die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen verbessern.“
Software-Auswahl erfordert methodisches Vorgehen
Neben den an der Entscheidung beteiligten Personen spielen bei der Software-Auswahl aber noch weitere Aspekte eine wichtige Rolle. Um die Software-Auswahl erfolgreich zu meistern und Investitionen abzusichern, empfiehlt Dr. Karsten Sontow, Vorstand bei der Trovarit AG, die damit verbundenen Aufgaben strukturiert und methodisch anzugehen: „Die eigenen Anforderungen müssen definiert, der Markt sondiert und Angebote eingeholt und verglichen werden.“ Es zahle sich aus, datenbankgestützte Auswahl-Werkzeuge wie den IT-Matchmaker zu nutzen und sich von Auswahl-Spezialisten beraten zu lassen.
Cloud Computing senkt Einstiegshürden
Nach Ansicht des Bitkom führt auch die technologische Entwicklung dazu, dass die Einstiegshürden für eine Digitalisierung des Büros im Mittelstand sinken. Wurden vor vier Jahren bei den mittelständischen Anwendern von ECM- oder DMS-Systemen noch in 95 Prozent der Fälle die Lösungen auf eigenen Rechnern mit entsprechendem Investitions- und Wartungsaufwand betrieben, so setzen heute nur noch 59 Prozent der Mittelständler auf diese Variante. 44 Prozent nutzen externes Hosting, etwa eine Private-Cloud-Lösung, 5 Prozent setzen auf eine Public-Cloud-Lösung – 2013 waren Cloud-Systeme mit gerade einmal 5 Prozent noch die absolute Ausnahme.
SaaS-Modell bringt Flexibilität
„Aus Anwendersicht spricht sehr vieles für eine Cloud-basierte Lösung – vor allem bei Unternehmen, die sich infrastrukturell neu aufstellen“, begründet Marc Müller, Leiter des Competence Center ECM bei Trovarit, den Trend. Im Gegensatz zum traditionellen Lizenzmodell, bei dem Softwareprogramme pro Arbeitsplatz gekauft werden müssten, ermögliche das SaaS-Modell die flexible und transparente Abrechnung nach Gebrauch. Bezahlt werde nur, was auch genutzt wird. Dies bedeute eine höhere betriebstechnische Elastizität beziehungsweise Skalierbarkeit solcher Modelle. Werden beispielsweise Software-Zugänge nicht mehr benötigt, könnten sie in der Regel innerhalb kürzester Zeit gekündigt werden. „Gerade in diesem Punkt schlägt das SaaS-Modell das traditionelle Lizenzmodell um Längen“, hebt ECM-Experte Müller hervor.
„Die IT muss die Geschäftsprozesse unterstützen und nicht umgekehrt.“
Auch im Hinblick auf notwendige IT-Investitionen sprechen die Vorteile laut Müller deutlich für Software as a Service (SaaS). Alles, was für das Arbeiten in der Regel benötigt werde, sei ein Internetanschluss. Die für den Einsatz der Anwendung notwendige Infrastruktur sowie die dazugehörigen Ressourcen würden vom Anbieter betrieben. Unternehmen könnten so auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. „Dieser Punkt spielt gerade in kleinen und mittleren Unternehmen, ohne eigene IT-Ressourcen, eine zentrale Rolle“, erläutert der ECM-Berater, und betont: „Schließlich ist es wichtig, dass die IT die Geschäftsprozesse unterstützt und nicht umgekehrt.“
Darüber hinaus seien Cloud-basierte Lösungen beziehungsweise SaaS-Modelle mehr als nur Software auf Knopfdruck. Neben der reinen Software-Anwendung bietet der SaaS-Anbieter in der Regel eine Vielfalt zusätzlicher Dienstleistungen – von der Schulung über das regelmäßige Aktualisieren der Software bis hin zum sicheren Backup der Daten und Informationen. Gerade der letzte Punkt erfolgt laut Müller bei einem SaaS-Anbieter mit professionellem Rechenzentrum in einer Art und Weise, die für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen selbst gar nicht realisierbar wäre (Stichwort: Application Lifecycle Management).
„Individualisierung und Anpassung sind beim Cloud Computing Grenzen gesetzt.“
Aufwendiger werde es allerdings, sobald IT-Manager in Unternehmen On-Premise Software-Lösungen, wie Enterprise Resource Planning (ERP) oder Customer Relationship Management (CRM), mit der Cloud-Lösung verbinden müssen. Während bei reiner Dokumentenablage oder Archivierung die Nutzung solcher Lösungen über Desktop-Applikationen im Unternehmen, das Web oder die App für mobile Endgeräte ohne Weiteres funktioniere, werde das Ganze umso komplizierter und komplexer, je mehr Schnittstellen zu anderen Systemen vonnöten sind. „Individualisierung und Anpassung sind hier also Grenzen gesetzt“, erklärt der Trovarit-Berater Müller.
Hybrider Lösungsansatz erleichtert System-Integration
In solchen Fällen sei es durchaus sinnvoll, über einen sogenannten hybriden Lösungsansatz nachzudenken. So könnten IT-Verantwortliche bestimmte Module ihres ECM-Systems in die Cloud auslagern, während der andere Teil, speziell der für die prozessuale Integration verantwortliche, im eigenen Rechenzentrum verbleibt. Da die Entwicklung und Wartung solcher ECM-Services nicht so ressourcenintensiv sei wie die Anpassung kompletter ECM-Lösungen, sei dies eine attraktive Möglichkeiten und werde bei Business-Applikationen wie ERP und CRM bereits erfolgreich praktiziert.
Marktübersicht: ECM aus der Cloud
Dieser Trend bietet laut dem Trovarit-Experten Müller auch Endanwendern große Chancen: Unter der sich immer weiter ausdifferenzierenden Angebotsvielfalt – vom Dokumentenmanagement über Vertragsmanagement, Archivierung und digitale Akten bis hin zur Steuerung elektronischer Rechnungseingangsprozesse und Collaboration-Szenarien – finden sich viele leistungsfähige Lösungen. Solche Services sind stark auf die entsprechend notwendigen Funktionen und Prozesse fokussiert. Durch diese doch recht eng begrenzte Anforderung kann ein hohes Maß an Standardisierung des jeweiligen Services erreicht werden und so den anwendenden Unternehmen zu Kostenersparnissen verhelfen.
Im Whitepaper ECM für mobile und Cloud Computing finden IT-Entscheider auch eine Übersicht von ECM-Lösungsanbietern aus der Cloud. Das Whitepaper können Interessierte herunterladen unter diesem Link
Digital Office Conference zeigt ECM-Potenzial auf
Geschäftsführer und IT-Verantwortliche aus mittelständischen Unternehmen können sich am 12. September in München auf der erstmals vom Bitkom veranstalteten Digital Office Conference (DOC) über die Top-Trends rund um das digitale Büro informieren. Es geht dort um den Arbeitsplatz von Morgen, die elektronische Signatur aber auch um die Frage, wie sich Logistik und Produktion sinnvoll digitalisieren lassen. Welche Rolle spielt dabei das Internet of Things, wie lassen sich Wearables wie Smart Glasses so einbeziehen, dass daraus die größte Wertschöpfung resultiert? Antworten auf diese Fragen erhalten die Besucher der Digital Office Conference (DOC). Sie erfahren dort wie das digitale Büro das tägliche Business mittelständischer Unternehmen erfolgreich unterstützen kann. Neben dem ganztägigen Vortragsprogramm können Teilnehmer dazu vier Themeninseln ansteuern und sich dort mit Experten zur Digitalisierung von Arbeitsplatz, Kundenkommunikation, Verwaltung und Produktion austauschen.
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