Wenn Aktenschränke mehr Bürofläche als die Mitarbeiter benötigen und Papierunterlagen die Schreibtische unter sich begraben, dann ist es definitiv an der Zeit, nach einem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder einer Enterprise Content Management (ECM) Lösung Ausschau zu halten.
DARÜBER HINAUS lassen Schlagwörter wie „papierloses“ Büro, digitale Eingangsrechnungsverarbeitung oder rechtskonforme Archivierung immer mehr Unternehmen ECM als eines der wichtigen strategischen Themen wahrnehmen.
Die Auswahl der richtigen Lösung ist aber nicht so einfach wie beispielsweise die Entscheidung über eine Office-Suite. Der Gang in einen der nächsten der bekannten Technik-Märkte – Produkt kaufen und installieren – führt daher in den seltensten Fällen zum Erfolg.
Bei einer ECM-Lösung handelt es sich um eine strategische Lösung, die nicht nur die Dokumentenverwaltungsprobleme eines Unternehmens lösen soll, sondern auch die damit einhergehenden Prozesse. „Scherben bringen Glück“, so sagt es der Volksmund. Geht aber bei der Einführung einer ECM-Lösung etwas schief, so verursachen diese Scherben kein Glück, sondern kosten unter Umständen jede Menge Geld. Viele Fehler lassen sich jedoch leicht vermeiden, weil sie bereits im Vorfeld ausgeschlossen werden können.
Fehlendes Projektmanagement
Ein Projekt gilt immer dann als gescheitert, wenn die erwarteten Ergebnisse nicht erzielt werden konnten. ECM-Vorhaben sind ohne ein entsprechendes Projektmanagement, das vor überhöhten Erwartungen und dem Verfehlen der Ziele bewahrt, nicht oder nur mit hohem Erfolgsrisiko zu bewältigen. Das Aufteilen des Gesamtprojekts in einzelne Teilprojekte minimiert zudem die Fehleranfälligkeit und auch die benötigten Ressourcen.
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Fehlende strategische Ziele
In der Planungsphase machen sich viele Unternehmen nicht ausreichend Gedanken darüber, was sie mit einem ECM erreichen möchten. Zumeist wird das Hauptaugenmerk nur auf funktionale oder technische Anforderungen gelegt. Sinnvoller wäre es, die Prozesse bzw. die gewünschten Ergebnisse und die daraus entstehenden Anforderungen zu skizzieren. So sollte man sich im Vorfeld bereits mit folgenden Fragen beschäftigen: „Wo bzw. in welchen Abteilungen soll die Lösung primär zum Einsatz kommen?,“ „Welche Dokumente / Dokumententypen sollen in das ECM fließen?“ und „Welche spezifischen Geschäftsprozesse sollen damit verbessert werden?“
Fehlende Mitarbeiterakzeptanz
Die Einführung von Lösungen zur Digitalisierung der Unternehmensinformationen hat unmittelbare Konsequenzen für die Mitarbeiter im Unternehmen. Darum ist es zu empfehlen, Vertreter aus allen betroffenen Abteilungen schon bei der Entstehung der Anforderungsliste einzubinden. Durch die Integration der Endanwender profitiert das Projekt nicht nur von deren Erfahrung, sondern involviert sie auch direkt, was eine positive Einstellung für die spätere Einführung fördert.
Unterschätzung von Zeitaufwand und Tragweite
Der Auswahlprozess für die passende Lösung nimmt oft mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich eingeplant. Diese Zeit soll dann beim Roll-out der Lösung wieder eingespart werden. Im schlimmsten Fall kann das zum Projektabbruch führen, nachdem bereits hoher Zeitaufwand und Investitionen angefallen sind.
Tatsache ist, dass in vielen Fällen die Tragweite des Projekts unterschätzt wird. Wichtige Projektphasen wie die Systemintegration, also das Aufsetzen in die bestehende Systemlandschaft, Pilotierung, Schulung und Nachschulung kommen dadurch oft zu kurz. Deswegen ist eine gründliche Zeitplanung bzw. Projektplanung mit entsprechend Puffern für Verschiebungen essentiell.
Fehlendes Konzept für die Datenmigration
Ein Thema, welches in aller Regel unter den sprichwörtlichen Teppich gekehrt wird. Erst wenn es zu spät ist, meist kurz vor der Implementierung fällt auf, dass ja Daten in das neue ECM hinein müssen, um mit diesem produktiv arbeiten zu können.
Im Vorfeld des Projektes bzw. als Teilprojekt, welches parallel zum Auswahlprojekt läuft, sollten die bestehenden Daten verifiziert und entsprechend für eine Migration klassifiziert werden. Wie bei jedem Umzug so gibt es auch hier Möglichkeiten sich von Altlasten zu befreien. Kriterien wie das Einhalten von Aufbewahrungsfristen, Aktualität und „unternehmenskritisch“ sind hier gute Anhaltspunkte, welche Dokumente am Umzug teilnehmen sollten. Eine Unterteilung in Phasen ist darüber hinaus auch hier zu empfehlen.
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