Die Datenmigration erweist sich in ERP-Projekten immer wieder aufwendiger als gedacht und führt dazu, dass Budgetvorgaben und Ecktermine der Einführung zum Teil drastisch überschritten werden.
Aktuelle Studien, wie beispielsweise die Trovarit-Studie „ERP in der Praxis 2020/2021“ zeigen, dass viele Unternehmen den Aufwand und die Belastungen durch eine ERP-Einführung immer noch unterschätzen: Dies gilt im Besonderen auch für die Datenmigration, die dann auch von ERP-Anwendern mit Abstand am häufigsten als Problem während der ERP-Einführung genannt wird.
Stammdatenprojekte: Der verspätete Start
Häufig werden verstärkte Aktivitäten im Bereich Stammdaten-Management bei Fusionen und Restrukturierungen, allgemein bei Ineffizienzen in den Unternehmensabläufen oder eben bei der Einführung eines ERP-Systems angestoßen. Ziele dieser Maßnahmen sind in der Regel eine Verkürzung der Durchlauf- und Liegezeiten, die Verringerung der Prozess- und Beschaffungskosten, eine Verbesserung der internen Kommunikation und Kundenzufriedenheit und allgemein die Möglichkeit, fundiertere und effizientere Entscheidungen treffen zu können.
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Insbesondere bei der Einführung eines ERP-Systems ist die frühzeitige Durchführung von Stammdaten-Maßnahmen notwendig. Heterogene Datenbestände des Altsystems (i. d. R. verschiedene Datenbanken und Dokumente, die teilweise dieselben Informationen enthalten) müssen auf die Datenbank des Zielsystems migriert werden, wobei die Datensätze aus den verschiedenen Quellen auf Attributebene zu vereinheitlichen sind. Wird dabei versäumt, die Daten vor der Überführung ins neue System zu bereinigen, kann die Datenmigration zum „Datenqualitäts-Crash“ entarten: Mehrfach vorhandene Datensätze in den verschiedenen Altsystemen landen dann als Dubletten im neuen System, zudem werden alle Fehlerarten (falsche/fehlende Werte, vertauschte Felder usw.) aus den Altsystemen im neuen System aggregiert.
Die durch die mangelhafte Datenqualität verursachten Probleme können teure oder gar rechtskritische Folgen haben: So kann es z. B. bei einer falsch verwendeten Zolltarifnummer zu einer Verzögerung bei der Zollabfertigung kommen, welche dazu führt, dass die Ware verdirbt oder die Lieferung zu spät beim Kunden ankommt. Daraus können wiederum Zusatzkosten, Umsatzeinbußen und/oder Unzufriedenheit der Kunden resultieren. Noch gravierender wäre ein Fall, bei dem eine fehlerhafte Angabe von Inhaltsstoffen zu einer falschen Auszeichnung eines Produkts führt und es dadurch z. B. zu Gesundheitsgefährdungen kommt; entsprechende Rechtsrisiken gehen dann damit einher.
Es versteht sich von selbst: Auch wenn das neu eingeführte ERP-System das modernste und beste auf dem Markt ist, kann es solche Fehler und Lücken in den Stammdaten nicht ausgleichen. Deshalb sollte bereits im Vorfeld eines anstehenden ERP-Projekts die Qualität der Daten überprüft und ggf. entsprechende Maßnahmen angestoßen werden. Für das Implementierungsprojekt selbst kann die Datenmigration dann auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse mit ausreichend Zeit und Ressourcen eingeplant werden.
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