Handlungsbedarf steigt: Umsetzungsfrist für E-Rechnungsgesetz endet im April 2020. Gelingt den Unternehmen die digitale Umstellung und was sind die Herausforderungen bei der Einführung der E-Rechnung?
Die Vorteile der Digitalisierung sprechen für sich.
Eine aktuelle Studie des Instituts ibi research an der Universität Regensburg im Auftrag von GiroSolution und giropay zeigt: Rund vier von zehn (39 %) der befragten Kommunen sind noch nicht bereit für die E-Rechnung. Ein knappes Drittel (28 %) hat – Stand Mitte September 2018 – noch nicht mit der Umsetzung begonnen. Dabei naht das Ende der Umsetzungsfrist: Ab dem 18. April 2020 sind bundesweit alle Kommunen verpflichtet, Rechnungen vollständig digital zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Um die mitunter recht aufwändige Einführung und Prozessumstellung rechtzeitig zu bewältigen, sollten sich Kommunen deshalb zeitnah mit diesem Thema beschäftigen.
Status quo der digitalen Umstellung
Rund 43 Prozent der befragten Kommunen haben mit der Umsetzung begonnen und erwarten, sie bis zum Fristablauf abgeschlossen zu haben. Positiv ist, dass fast jede fünfte der befragten Kommunen (19 %) heute schon in der Lage ist, Rechnungen elektronisch zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Allerdings drucken 68 Prozent der Empfänger digitaler Rechnungen diese nach Erhalt aus und bearbeiten sie manuell weiter. Ein ebenso hoher Anteil (68 %) gibt die Daten aus einer elektronischen Rechnung manuell in das behördeneigene IT-System ein.
„Wenngleich bei fast 40 Prozent der Kommunen noch dringender Handlungsbedarf besteht, ist es doch positiv zu sehen, dass ein etwas größerer Anteil sich bereits auf einem guten Weg zum digitalen Rechnungsprozess befindet“, kommentiert Dr. Markus Hild, Geschäftsführer von GiroSolution. „Überraschend jedoch ist, wie viel Potenzial zur Zeit- und Kosteneinsparung durch den Medienbruch, bereits digital vorliegende Rechnungen wieder in einen papierbasierten Prozess zu überführen, auf der Strecke bleibt.“
Digital statt Papier spart über 50 Prozent Zeit
So gaben die Befragten an, für die rein papierbasierte Bearbeitung des gesamten Rechnungsprozesses im Durchschnitt 21 Stunden aufzuwenden. Werden Papierrechnungen in einen digitalen Workflow überführt, dauert die Bearbeitung nur knapp 13 Stunden. Wird der ganze Vorgang vollständig digital erledigt, reduziert sich der Zeitaufwand auf lediglich neun Stunden. Bei mehreren Tausend Eingangsrechnungen pro Jahr bietet die Digitalisierung des Gesamtprozesses durch die Zeiteinsparung ein enormes Potenzial. Die eingesetzten Ressourcen profitieren von Effizienzgewinnen, was letztendlich zu Kosteneinsparungen führt.
Hürden senken mit dem S-Rechnungs-Service
Zu den größten zu erwartenden Hürden bei der Einführung der E-Rechnung gehören laut Befragung die Anpassung der Prozessabläufe (70 %), die Schaffung der Akzeptanz innerhalb der Organisation (69 %) sowie die technische Umsetzung der bestehenden Abläufe und die Integration der E-Rechnung in die IT (jeweils 48 %). Bei diesen Herausforderungen kann der Sparkassen-Rechnungs-Service (S-Rechnungs-Service) von GiroSolution, einem Unternehmen der Sparkassen-Finanzgruppe, gute Unterstützung leisten.
Der S-Rechnungs-Service hilft Kommunen bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen, ohne die IT-Infrastruktur dafür anpassen zu müssen. Dabei bildet die Lösung den gesamten Prozess für sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen ab. Eingangsrechnungen- gleich welchen Formats- werden formell geprüft und über den Freigabe-Workflow wiederum im gewünschten Format bereitgestellt . Nach Freigabe können sie verbucht und bezahlt werden. Bei Ausgangsrechnungen validiert, konvertiert und reichert der S-Rechnungs-Service die Rechnung an und versendet sie im gewünschten Format an den Empfänger.
