Mithilfe von Künstlicher Intelligenz ist es möglich, den Rechnungseingang in Unternehmen zu automatisieren. Im Rahmen von Intelligent Document Processing verarbeiten trainierte Algorithmen sowohl digitalen Input als auch eingescannte Papierdokumente.
Im Zuge der Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung und der damit verbundenen Prüfung, Zuordnung von Massendaten, wie Rechnungsdatum, Beträgen sowie Währungen setzt die Kapitalanlagegesellschaft Helaba Invest auf die cloudbasierte Technologie Intelligent Document Processing. Für die Umsetzung, kontinuierliche Weiterentwicklung sowie den sicheren Betrieb der Cloud-Lösung in deutschen Google-Rechenzentren ist die Mannheimer IT-Beratung PTA verantwortlich.
Über Intelligent Document Processing verarbeitet die Helaba Invest Kapitalanlagengesellschaft Eingangsrechnungen, identifiziert alle relevanten Rechnungs-Daten, extrahiert, organisiert und klassifiziert diese und überträgt sie schließlich in die dafür vorgesehenen Backoffice-Systeme zur Weiterverarbeitung und Archivierung. Intelligent Document Processing arbeitet mit Technologien wie Machine Learning, Natural Language Processing und Optical Character Recognition (OCR). Dadurch können die Systeme menschliche Fähigkeiten wie das Identifizieren, Verarbeiten und Kategorisieren eingehender Dokumente nachahmen.
Agilität, Effizienz und Qualität als Mehrwert:
Mit der intelligenten Rechnungseingangsverarbeitung legt die Helaba Invest einen soliden Grundstein für schlanke und effiziente digitale Prozessabläufe im gesamten Unternehmen. Angesichts des Fachkräftemangels entlastet die Kapitalanlagegesellschaft mit dieser Art der Dokumentenverarbeitung ihre Mitarbeitenden, da eine aufwendige manuelle Prüfung von anfallenden Massendaten bei eingehenden Rechnungen entfällt. Das bringt gewichtige Vorteile mit sich: „Die meiste Zeit sparen wir mit dem Einsatz, indem wir einen schlanken, klar definierten Rechnungsworkflow etablieren“, berichtet Katerin Beck, Gruppenleiterin F&S und Gebührenmanagement bei der Helaba Invest.
Die Rechnungsverarbeitung und Datenextrahierung erfolgt laut Beck mittels Künstlicher Intelligenz wesentlich schneller und verursacht weniger Kosten: „Durch die Prozesstransparenz und unseren digitalen Workflow können wir parallel alle zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den erforderlichen Rechnungsdaten versorgen.“ Dank der schnellen Verarbeitung großer Datenmengen verbessert Helaba Invest die Produktivität. Das steigert nicht nur die Servicequalität, sondern sorgt darüber hinaus für einen Zugewinn an Agilität, da sich die cloudbasierte Lösung schnell und ohne großen Aufwand skalieren lässt.
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Digitalisierung mit kontinuierlicher Entwicklung
Mit der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung ist die Leistungsfähigkeit der vom IT-Dienstleister PTA bereitgestellten und gehosteten intelligenten Cloud-Lösung keinesfalls ausgeschöpft. Die Mannheimer Experten für Künstliche Intelligenz entwickeln die komplexe Infrastruktur, die dem Intelligent Document Processing zugrunde liegt, kontinuierlich weiter. Aktuelle Entwicklungen wie Large Language Models, die mit Aufkommen von ChatGPT Bekanntheit erlangten, greifen die Programmierer auf, um die Anwendungsfälle für Künstliche Intelligenz weiter zu optimieren. Auf der Grundlage dieser Modelle lernen die Systeme künftig den Kontext, leiten daraus Absichten ab und können eigenständig kreativ sein. Zudem lassen sich die Systeme für die unterschiedlichsten Prozessabläufe anlernen. Jürgen Frisch
