Das Implementieren betriebswirtschaftlicher Software (ERP) beeinflusst die Entwicklung eines Unternehmens über Jahrzehnte. Das gilt auch für die Budgets. Der Standardsoftwerker proALPHA nennt acht typische Kostentreiber und beschreibt Auswege.
Bei der Wahl der am besten passenden Unternehmenssoftware (ERP/Enterprise Resource Planning) spielen die Kosten eine wesentliche Rolle. Sowohl in der Projektphase als auch für den laufenden Betrieb lauern hier einige Kostenfallen – und die haben oft wenig mit der Funktionalität an sich zu tun. Der Software-Hersteller proALPHA hat einige „Klassiker“ gesammelt und erklärt, wie sich diese umgehen lassen.
1. Projektmanagement: Prototyp schlägt Wasserfall
Schon die Projektmethodik hat ihre Tücken. Beim klassischen Wasserfall-Projektansatz aus Anforderungsdefinition, Entwurf und Implementierung bekommen die Anwender das von ihnen am grünen Tisch spezifizierte System erst relativ spät live zu sehen. Nicht selten heißt es dann: „Oh, da haben wir etwas vergessen.“ Oder: „So haben wir uns das nicht vorgestellt!“ Statt langer Konzeptionsphasen sollten Unternehmen daher auf das viel schnellere Prototypen-Verfahren setzen. So sehen die Anwender schon früh, wie ihre zukünftige Arbeitsumgebung aussehen wird. Fehler lassen sich früher aufspüren, Änderungswünsche schneller berücksichtigen – mit positivem Effekt auf das Projektbudget.
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2. Prozesse: auf Integrität achten
Der neudeutsche Begriff „end-to-end“ meint idealtypische Abläufe, die von Anfang bis Ende durchdacht und anhand von Prozess Templates vorgezeichnet sind. So fokussiert sich das Projektteam auf das Wesentliche, nämlich die Abweichungen vom Standard. Die Implementierung kommt dadurch schneller voran. Im Idealfall stellt der ERP-Anbieter schon für jeden Prozess durchgängig digitale Lösungen bereit, so dass keine weitere Software nötig ist. Das spart Lizenzkosten für Drittsoftware.
3. Anpassungen: flexibel bleiben, ohne die Software zu verbiegen
Differenzierung ist eine der großen Stärken des deutschen Mittelstands. In Sachen ERP bedeutete das früher zwangsläufig Customizing. Die umfangreichen Anpassungen schlugen nicht nur im Projektbudget zu Buche. Sie machten auch Wartung und das Upgrade auf spätere Versionen teuer. Heute führt der Weg zum maßgeschneiderten System nicht mehr durch das lange, tiefe Tal des Customizing. ERP-Systeme, die schon im Standard viele branchenspezifische Extras mitbringen und zudem umfassende Konfigurationsmöglichkeiten bieten, machen Sonderprogrammierungen weitgehend überflüssig. Deshalb ist ein Anbieter, der sich auf einige Kernbranchen fokussiert und diese Funktionalität richtig gut abdeckt, besser als ein Softwarehersteller, der alles so ein bisschen kann. Hier schlägt ganz klar der Spezialist den Generalisten.
4. Integration: einen Bus nutzen
Es beginnt oft ganz harmlos mit dem Satz: „Diese Software binden wir einfach an, da programmieren wir schnell eine Schnittstelle.“ Die bitteren Konsequenzen dieses Vorgehens zeigen sich erst Jahre später: Niemand kennt sich mehr mit den vielen Sonderlocken aus. Änderungen werden zum russischen Roulette. Spätestens, wenn es darum geht, mehrere Systeme, Geräte oder Anwendungen aus dem Internet der Dinge ans ERP-System anzudocken, lohnt sich eine Middleware mit einem Enterprise Service Bus. Einmal aufgesetzt, lassen sich weitere Systeme schneller und einfacher anbinden. Die so standardisierten Schnittstellen reduzieren nicht nur die Abhängigkeit von einzelnen Dienstleistern. Weil der Automatisierungsgrad steigt, sinken zudem die Prozesskosten.
5. Internationale Unterschiede: Aufwand nicht unterschätzen
Überspannen Prozesse mehrere Geschäftsbereiche, Länder oder Tochterunternehmen wird es schnell knifflig. Unterschiedliche Vorschriften und Währungen machen Intercompany-Prozesse zu einer besonderen Herausforderung. Das kann zu hohen Anpassungskosten führen – oder einem Wildwuchs unterschiedlicher ERP-Systeme je Land. Diese schmerzliche Erfahrung lässt sich vermeiden, wenn Mittelständler bereits bei der Ausschreibung darauf achten, dass die ERP-Software die nötigen Landesversionen mitbringt.
6. Erweiterungen: mit Modulen wachsen
Das Gros der ERP-Verantwortlichen verbindet monolithische Warenwirtschaftssysteme vor allem mit einem Wort: teuer. Modulare Systeme bieten dagegen den großen Vorteil, dass nur für die genutzte Funktionalität Kosten anfallen. Und dennoch dürfen sich die Unternehmen sicher sein: Der Hersteller investiert in die Entwicklung des Gesamtsystems. Wollen sie später weitere Module ergänzen, steht ihnen eine Software auf dem letzten Stand zur Verfügung.
7. Konfigurationsmöglichkeiten: möglichst viel selber machen
Low Code, besser noch No Code sind die Buzzwords der Stunde. Formulare designen, Auswertungen individualisieren, Intercompany-Prozesse einrichten, Stammdaten replizieren – all das ist heute mit wenig bis gar keinem Entwicklungsaufwand machbar. Umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten sei Dank. Do it yourself nicht jedermanns Geschmack, viele übergeben diese Arbeiten lieber einem Consultant. Aber wer selbst Hand anlegen will, sollte es können.
8. Beraterleistung: Vor-Ort-Zeiten reduzieren
Früher musste für jede Kleinigkeit, jede Anpassung ein Berater oder eine Beraterin vor Ort kommen. Hatte der ERP-Hersteller gerade einen Personalengpass, konnte das schon mal Tage oder Wochen dauern. Heute lässt sich via Remote-Zugriff bereits einiges aus der Distanz übernehmen. Das spart Reisekosten. proALPHA arbeitet darüber hinaus mit Remote Consulting. Statt auf den Beraterbesuch vor Ort zu warten, erhalten Anwender schnelle und professionelle Hilfe zu Fragen und Aufgaben ihres Tagesgeschäfts – sei es in Form von fest definierten Paketen oder individueller Unterstützung.
Ein ERP-Projekt ist für jeden Mittelständler ein Investment. Es darf aber nicht zum Budgetgrab werden. Gelingt es einem Unternehmen, die typischen Kostentreiber zu umgehen, ist schon viel gewonnen. Jürgen Frisch
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