18 Prozent der Belegschaft in Unternehmen arbeiten weiterhin auf Papier. Das ist das Ergebnis einer Umfrage unter 250 Entscheidungsträgern in Deutschland, Österreich und der Schweiz zu ihrer Nutzung von (digitalen) Tools für die Ressourcen- und Aufgabenplanung sowie die Kommunikation.
Die Umfrage offenbart die Herausforderungen bei der Prozessdigitalisierung: Während viele Unternehmen auf E-Mail (30 Prozent), Microsoft Excel (27 Prozent) und firmeneigene Kommunikationsmittel (26 Prozent) setzen, gibt es immer noch einen signifikanten Anteil von 18 Prozent, der auf Papier angewiesen ist, so der Initiator der Umfrage, WEBCON. Zudem sehen sich 25 Prozent der Abteilungsleiter mit Widerstand gegen die Digitalisierung und Prozessautomatisierung innerhalb ihrer Teams konfrontiert – eine zentrale Hürde bei der digitalen Transformation.
„Bei Entscheidungsträgern in Unternehmen ist mittlerweile klar angekommen, dass digitale Tools die Arbeit sowie die Kommunikation effizienter, zuverlässiger und sogar umweltfreundlicher gestalten als beispielsweise die Arbeit auf Papier. 80 Prozent der von uns Befragten sehen daher heute die dringende Notwendigkeit zur Einführung von Systemen, die die Prozesstransparenz verbessern und die Aufgabenerledigung rationalisieren“, ordnet Philipp Erdkönig, Consultant bei WEBCON, die Ergebnisse ein. „Bereits 24 Prozent arbeiten auch mit speziell für ihre Anforderungen entwickelter Software, was den zunehmenden Trend zur Nutzung von Technologie zur Automatisierung und Rationalisierung zeigt. Trotzdem gibt es auf diesem Weg noch einige Hindernisse.“
Daran scheitern Digitalisierungsprojekte
Einem Viertel der Befragten stehen demnach nicht genügend Ressourcen für die Durchführung von Digitali-sierungsprojekten zur Verfügung, für 22 Prozent scheitert es bereits am Aufwand der Recherche für mögliche Tools. Weitere 25 Prozent kämpfen mit Widerstand innerhalb des Teams. Für 22 Prozent sind die Prozesse nicht ausreichend abgebildet und standardisiert, um digitalisiert zu werden – eine häufige Herausforderung bei der Prozessdigitalisierung.
„Diese Aspekte als Gründe für das Scheitern von Digitalisierungsprojekten zu sehen, ist schade – besonders wenn man betrachtet, dass 70 Prozent unserer Befragten große Potenziale darin bei der Steigerung der Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter sowie der Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit sehen“, ergänzt Erdkönig. „WEBCON hat sich dieser Problematik angenommen und bietet Lösungen an, um genau diese Herausforderungen bei der Prozessdigitalisierung zu überwinden.“
Low-Code-Plattformen für die Anwendungsentwicklung
Projekte zur Prozessautomatisierung sind oft mit erheblichen Budgets sowie einem hohen Zeit- und Ressourcenaufwand verbunden, beispielsweise bei der Suche nach einer bereits auf dem Markt erhältlichen oder bei der Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung.
Die dritte Option sind Low-Code-Plattformen für die Anwendungsentwicklung, auf denen Anwender Applikationen zur Automatisierung von Prozessen schneller und zu einem Bruchteil des Preises bereitstellen können, den sie für eine individuell programmierte Anwendung zahlen müssten. Ein großer Vorteil ist die Möglichkeit, verschiedene Anwendungen zur Automatisierung von Prozessen im gesamten Unternehmen auf einer einzigen Plattform bereitzustellen, was die Kosten für die Durchführung von Projekten zur Prozessdigitalisierung erheblich reduziert.
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„Ausgereifte Low-Code-Plattformen ermöglichen es nicht nur, Anwendungen schnell zu erstellen und die Lösung genau auf die individuellen Anforderungen zuzuschneiden, sondern auch Änderungen einfach zu implementieren“, so Erdkönig. „Dies ermöglicht es Unternehmen mit einem MVP (Minimum Viable Product) zu beginnen und es dann auf der Grundlage des Nutzerfeedbacks zu verfeinern. Dies nimmt außerdem die Nutzer bei jedem Schritt mit auf die Reise der Transformation. Sie erkennen den Prozess, die Ziele der Veränderung genauso wie die Vorteile, die sie ihnen bereitet. Diese transparente Kommunikation mit den Teams ist unserer Erfahrung nach genau das, was Ängste und Widerstand deutlich mindert.“
Aussichtsreiche Zukunft für die Prozessdigitalisierung
Trotz der Herausforderungen bei der Prozessdigitalisierung planen 78 Prozent der befragten Unternehmen, ihre Ausgaben in diesem Bereich in den kommenden Jahren zu erhöhen:
- 35 Prozent planen, das Budget um bis zu 10 Prozent zu erhöhen
- 33 Prozent planen eine Erhöhung des Budgets um zwischen 11 und 20 Prozent
- 10 Prozent planen eine Erhöhung um zwischen 21 und 30 Prozent
- 17 Prozent planen keine Änderung ihres Budgets, nur 6 Prozent planen Kürzungen
„Diese Zahlen zeigen deutlich, dass Initiativen zur Digitalisierung von Prozessen auf der Prioritätenliste immer weiter nach oben rutschen – und das trotz der Herausforderungen“, schließt Erdkönig ab.
Der Experte
Philipp Erdkönig ist Consultant bei WEBCON. WEBCON ist Anbieter einer Low-Code-Plattform zur Business Process Automation.
