Verträge sind die Grundlage von Geschäftsbeziehungen eines Unternehmen und täglich kommen weitere Vereinbarungen hinzu. Doch wie verwaltet man sinnvoller Weise den wachsenden Berg von eingegangenen Verpflichtungen und die daraus entstehenden Termine und Zahlungen? Wo befindet sich das Original-Dokument, wenn man es mal braucht und wie können die dort enthaltenen Informationen sinnvoll verwendet werden?
Moderne Unternehmen sind heute in der Lage mit Hilfe der IT ihren Kunden so ziemlich jeden Wunsch von den Augen abzulesen und zu verfolgen, welche Leistung oder Waren sie wann erworben haben. Dieses Wissen bildet die Basis für Strategien im Vertrieb und bei Umsatzplanungen.
Aktenschränke durchwühlen war gestern
Aber wie wird umgekehrt das Wissen über vertragliche Verpflichtungen, die das Unternehmen mit Lieferanten eingegangen ist, verwaltet und ausgewertet? Das gestaltet sich schon deutlich schwieriger, denn es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Konditionen und Vertragsarten bei den Lieferanten. Normierte Verträge von Kundenseite aus sind eher die Ausnahme, so dass ein branchenspezifisches Verwaltungstool die unterschiedlichen Konditionen in der Regel nicht abbilden könnte. Das hat weitreichende Auswirkungen. So gibt es auch heute in unserer computerisierten Welt das Durchwühlen von Aktenschränken und die Suche nach Vertragsdokumenten durch die Assistenz, vorausgesetzt man weiß, in welchem Schrank der Vertrag abgelegt wurde.
Archivierungs- und DMS-Lösungen – eine Hilfe beim Ablegen und Wiederfinden von Verträgen?
Eine elektronische Lösung bieten hier Archivierungs- und DMS-Systeme. Viele Unternehmen haben bereits mit einer elektronisches Archivierung ihrer Dokumente begonnen oder diese bereits abgeschlossen. Doch reicht das für Verträge aus? Zwar weiß das Unternehmen nun, welche Vertragsdokumente es gibt und kann elektronisch nach Stichworten suchen, aber das Wissen über die Inhalte sämtlicher Vertragsdokumente bilden reine Dokumentations-Systeme trotz Volltextsuche nicht ab.
Stellen sie sich doch einfach mal vor, sie ziehen mit ihrem Büro in neue Räumlichkeiten um. Eigentlich keine große Sache, nicht wahr? Der Mietvertrag wird fristgerecht gekündigt, der neue abgeschlossen und dem Umzug steht Nichts mehr im Wege… Denkpause… Haben sie auch daran gedacht die Straßen- und Gebäudereinigung abzubestellen? Wie sieht es mit der Leuchtwerbung auf dem Dach oder an der Fassade aus? Sie ist bestimmt abgeschraubt und mitgenommen worden, aber was ist mit dem Wartungsvertrag? Gab es im alten Gebäude nicht auch einen Sicherheitsdienst? Wenn man in diesem Fall nur einen Standort hat, dann fallen diese Zusammenhänge vermutlich noch relativ schnell auf, aber gelingt das bei mehreren Standorten auch noch? Vermutlich wird schon die Zuordnung schwierig, welcher Dienstleister eigentlich zu welchem Standort gehört. Vielleicht sollten Sie sich dann auch Gedanken machen über kritisch-relevante Vereinbarungen, wie z.B. sicherheitsrelevante Wartungen von Geräten und Maschinen, Risikominimierung durch Bewertungen von Verträgen und Lieferanten, Qualitätsaspekte durch Nutzung von Synergie-Effekten, wenn z.B. mehrere, einzelne Verträge zusammengelegt werden könnten…
Je komplizierter die Zusammenhänge in den Geschäftsbeziehungen werden, desto schwieriger wird es auch, den Überblick darüber zu behalten oder Synergien zu erkennen. Dabei ist es egal, ob es sich um die Anmietung eines Gebäudes, die Software-Lizenzen auf den verschiedenen Computer der Mitarbeiter oder um Projektverträge mit mehreren Vertragspartnern gleichzeitig handelt. Da werden dann schon mal Fristen versäumt oder mögliche Kostenoptimierungen für das Unternehmen übersehen.
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Lösungen für die Vertragsverwaltung – wertvolle Helferlein
Eine reine Archivierung der Vertragsdokumente kann dabei also nicht helfen. Doch auch für komplexe Zusammenhänge und Aufgaben gibt es computergestützte Lösungen auf dem Markt, die z.B. an Termine erinnern, egal ob es nun um Kündigungen geht oder um das Einfordern einer längst überfälligen, regelmäßigen Wartung. Diese Helfer für den Vertragsalltag findet man unter Stichworten wie Vertrags- oder Contract-Management, Vertragsverwaltung oder – controlling.
Diese Systeme können oft weit mehr, als nur Dokumente verwalten oder Termine im Auge behalten. Richtig verwendet zeigen diese Tools Zusammenhänge zwischen den Verträgen, lassen erkennen wie sich Veränderungen von Konditionen, Erweiterungen des Umfangs oder Rahmenbedingungen auf Zahlungen und Einnahmen des Unternehmens auswirken.
Bei der Suche nach einer geeigneten Software fängt allerdings die nächste Schwierigkeit an. Die Begriffe rund um Verträge werden in der Praxis oft nicht einheitlich verwendet, so dass es unterschiedliche Definitionen gibt, je nach Branche, persönlichem Bedarf oder Erwartungshaltung. So wird der Begriff „Vertragsmanagement“ eher im Zusammenhang mit der Erstellung des Vertrags verwendet und es werden Funktionen rund um die Erstellung des Vertragsdokuments, Entscheidungs- und Genehmigungs-Workflows bis hin zur persönlichen und digitalen Unterschrift erwartet. Manchmal werden aber auch eher allgemeine Verwaltungsfunktionen mit dem Begriff gemeint. Eine „Vertragsverwaltung“ hingegen lässt meistens auf Funktionen rund um die Überwachung bestehender Vertragsbeziehungen, Terminerinnerungen, Kündigungen und Dokumentenverwaltung schließen. Unter „Vertragscontrolling“ kann entweder ebenfalls die Überwachung von Terminen verstanden werden aber der Begriff wird auch viel weitergehender ausgelegt bis hin zu Auswertungstools von vertragsbezogenen Zahlungen, Budgetplanungen oder die Erstellung eines Bilanzanhangs. Die Daten der Verträge können dann direkt analysiert werden, ohne den Umweg über ein ERP oder anderes BI-System. Es lohnt sich also bei der Suche nach einer Vertrags-Software unabhängig von der Softwarekategorisierung, genauer hinzusehen, welche Software welche Funktionen beinhaltet.
Dazu ist im Vorfeld sicherlich eine Evaluierung der im Unternehmen benötigten Funktionen sinnvoll. Wie fügt sich so ein Vertragssystem in die bestehende Software-Struktur eines Unternehmens ein? Vereinfacht kann man sich das vielleicht so vorstellen: In der Finanzbuchhaltung befinden sich die aktuellen Finanzdaten. Eine ERP Software zeigt, welche Resourcen sie zu welchem Zeitpunkt wo benötigen. Ein DMS sorgt für die rechtssichere Archivierung der Dokumente. Die Vertragsverwaltung / das Vertragscontrolling kann den Zusammenhang erklären, also das „Warum“. Ein Vertragssystem schließt also eine wesentliche Wissenslücke in der Software-Landschaft.
Vertragsverwaltung – sinnvoll für Jedermann?
Das Wissen über die Stärken eines Unternehmens sollte sich nicht nur auf die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen beschränken. Das Wissen über Vereinbarungen mit Vertragspartnern und die Möglichkeit dieses Wissen jederzeit abrufen und auswerten zu können, kann durchaus ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für die Planung im Unternehmen sein. Die Hauptfrage ist natürlich: Lohnt sich der Kosten- und Zeitaufwand für die Implementierung einer solchen Software in einem Unternehmen? Die Frage ist berechtigt, denn bestehende Verträge müssen natürlich erst einmal in die Vertragsverwaltung eingepflegt werden. Das geschieht meist manuell, weil erforderliche Daten entweder noch nicht elektronisch vorliegen oder die Vertragskonditionen sehr komplex sind. Vor allem die Komplexität der Vertragsinhalte verhindert aktuell auch noch, dass eine KI diese Arbeit komplett automatisiert durchführen kann. Das ist aber vermutlich nur eine Frage der Zeit, bis KI diese Aufgabe komplett übernehmen kann. Die Frage wird dann eher sein, ab wann es wirtschaftlich sinnvoll ist, eine manuelle Vertragserfassung durch eine KI zu ersetzen. Aber egal, ob eine manuelle oder maschinelle Erfassung erfolgt. Ein Großteil der Einführungskosten wird oft schon bei der Erfassung der Verträge wieder rein geholt, wenn klar wird, welche Verträge gar nicht mehr benötigt werden und schon längst hätten gekündigt werden können. Sind die Vertragsdaten erst einmal erfasst, können viele Verwaltungs- und Überwachungsvorgänge automatisiert werden, wie z.B. die automatische Erinnerung an eine Kündigungsmöglichkeit oder das Erstellen des Kündigungsschreibens. Das vereinfacht wiederkehrende Verwaltungsarbeit und führt langfristig zu einer spürbaren Zeitersparnis und damit Kostenreduzierung innerhalb des Unternehmens. Das gilt dann auch für die Erstellung statistischer Auswertungen bei Verwendung eines Vertrags-Controllings zur Unterstützung des Berichtswesens.
Selbst für kleinere Unternehmen ist die Einführung einer Vertragsverwaltungssoftware sinnvoll. Neben der Sichtung der Verträge während der Einführungsphase des Programms wird nämlich auch sicher gestellt, dass vereinzelt vorhandene Informationen nun allen zugänglich sind, die sie benötigen. Das Wissen um die Verträge wird somit auch bei personellen Veränderungen gewahrt. Damit wird das Risiko von Wissensabwanderung minimiert. Größere Unternehmen ziehen ihren Nutzen aus der Zentralisierung des Wissens um Verträge indem z.B. auch ohne zentralen Einkauf, Konditionen von Lieferanten eingesehen werden können, um Mehrfachanfragen zu gleichen Inhalten zu vermeiden. Durch die entsprechende Vergabe von Nutzungsrechten an jeden einzelnen Anwender wird gleichzeitig sicher gestellt, dass jeder nur die für die Arbeit notwendigen Verträge einsehen oder bearbeiten darf. Die Diskretion bei dem Umgang mit sensiblen Vertragsinhalten ist damit gewährleistet.
Fazit
In einem Unternehmen vorhandenes Wissen ist nur so wertvoll wie die Fähigkeit, dieses Wissen zu verwalten und anzuwenden. Vertrags-Systeme sind eine sinnvolle Möglichkeit, eine optimale Nutzung des Wissens in Hinblick auf vertragliche Vereinbarungen zu erreichen, egal ob als unabhängiges System oder in Verbindung mit bereits bestehenden DMS- oder ERP-Systemen.
Der Autor
Heiko Wiese leitet die Abteilung Marketing & Sales bei der CM Software & Consulting GmbH in Burgdorf. Die CM Software & Consulting GmbH entwickelt seit 1999 Verwaltungstools für Verträge. Der Contractmanager war eines der ersten Programme dieser Art auf dem deutschsprachigen Markt.
