Weniger Anpassung, mehr Standard: Mentor stellt sein ERP neu auf

Brigitte Sontow

| Trovarit AG

Nach fast 20 Jahren mit demselben ERP-System nutzt MENTOR einen umfassenden Releasewechsel für einen Neustart. Statt historisch gewachsene Strukturen einfach in die nächste Systemgeneration zu übernehmen, setzt der Hersteller auf einen Greenfield-Ansatz, reduziert Individualanpassungen und verlagert sein ERP in die Cloud.

Die MENTOR GmbH & Co. Präzisions-Bauteile KG entwickelt und produziert integrierte Lichtlösungen und HMI-Komponenten für Industrie und Automobilwirtschaft. Neben dem Hauptsitz in Erkrath unterhält das Unternehmen weitere Standorte unter anderem in Pforzheim, Polen, Tunesien und China. In Deutschland beschäftigt MENTOR mehr als 200 Mitarbeitende. Seit 2006 bildet das Unternehmen seine zentralen Geschäftsprozesse mit Proalpha ERP ab.

Nach rund zwei Jahrzehnten steht nun ein größerer Technologiesprung an: MENTOR wechselt auf Proalpha Version 9.5 und verlagert das ERP gleichzeitig in die Cloud. Bemerkenswert ist dabei weniger der reine Releasewechsel als die Entscheidung, die bestehende Umgebung nicht einfach technisch zu modernisieren. Vor diesem Hintergrund umfasst die ERP-Modernisierung auch die grundlegende Überprüfung von Prozessen, Datenbeständen und Individualanpassungen.

Internationale Prozesse brauchen eine gemeinsame Basis

Das ERP-System bildet bei MENTOR große Teile der Wertschöpfung ab. Der Order-to-Cash-Prozess reicht von der Vertriebsanfrage über Beschaffung, Entwicklung und Produktion bis zum Versand. Auch Planung und Terminierung erfolgen standortübergreifend über das System. Für das Automotive-Geschäft nutzt das Unternehmen zusätzlich branchenspezifische Funktionen.

Die internationale Organisation bringt allerdings zusätzliche Anforderungen mit sich. Die einzelnen Standorte arbeiten mit eigenen Mandanten. Stammdaten wie Teileinformationen oder Lieferbedingungen werden zentral am Hauptsitz gepflegt und anschließend in die Werke repliziert. Belege zwischen den Niederlassungen werden weitgehend automatisiert übertragen. Im Zuge des Releasewechsels soll die bisher eingesetzte Integration Workbench perspektivisch durch EDI abgelöst werden.

Damit wird deutlich: Der Wechsel betrifft nicht nur die technische ERP-Plattform. MENTOR muss gleichzeitig klären, welche Prozesse künftig vereinheitlicht, welche Daten zentral geführt und welche Funktionen innerhalb beziehungsweise außerhalb des ERP-Systems abgebildet werden sollen.

Individualisierung wird zum Prüfstein

Ein zentraler Bestandteil des Projekts ist der Rückbau historisch gewachsener Anpassungen. Nach Angaben des Unternehmens gab es früher rund 100 individuelle Systemanpassungen. Davon sind aktuell nur noch zwei übrig, eine weitere soll ebenfalls zurückgebaut werden. So kam Mentor bereits nach eigener Aussage vollständig ohne Individualanpassungen aus, als MENTOR eine Tochtergesellschaft aus der bestehenden ERP-Hauptinstallation herauslöste und in einer eigenen Installation neu aufsetzte.

Das Beispiel verdeutlicht ein typisches Thema langjährig genutzter ERP-Systeme: Über Jahre entstehen Erweiterungen und Sonderlösungen, die ursprünglich konkrete Anforderungen erfüllen sollten. Bei größeren Releasewechseln können sie jedoch zusätzlichen Test-, Wartungs- und Migrationsaufwand verursachen.

MENTOR verfolgt deshalb einen stärker standardorientierten Ansatz. Funktionen, die sich nicht sinnvoll im ERP-Kern abbilden lassen, sollen über spezialisierte Systeme ergänzt werden. Als Beispiele nennt das Unternehmen Qualitätssicherung und operative Fertigungssteuerung. Solche Anwendungen lassen sich über REST-Schnittstellen anbinden. Ziel ist eine Architektur, in der das ERP den Kern bildet, ohne zwangsläufig jede Spezialfunktion selbst abzudecken.

ERP-Modernisierung mit Greenfield-Ansatz

Parallel zum ERP-Projekt hat MENTOR seine Geschäftsprozesse in einem internen Change-Projekt neu bewertet. Ein externes Beratungsunternehmen unterstützte dabei, Prozesse gemeinsam mit den Fachbereichen zu analysieren, zu optimieren und zu dokumentieren. Die Ergebnisse sollen nun unmittelbar in die neue ERP-Umgebung einfließen.

Statt sämtliche bestehenden Daten und Strukturen in die neue Version zu übernehmen, verfolgt das Unternehmen einen selektiven Greenfield-Ansatz. Die neue Umgebung startet auf Basis des ERP-Standards. Anschließend werden nur solche Daten übernommen, die für den operativen Betrieb oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben benötigt werden. Dazu gehören beispielsweise Teile- und relevante Stammdaten.

Damit verbindet MENTOR den Releasewechsel mit einer Bereinigung der bestehenden Umgebung. Der Ansatz unterscheidet sich von einer klassischen technischen Migration, bei der Prozesse, Datenbestände und Anpassungen weitgehend unverändert in die neue Systemgeneration überführt werden.

Vertiefung

ERP-Landschaften zukunftsfähig gestalten

Welche Themen bestimmen die Modernisierung von ERP-Landschaften? Fachbeitrag „Modernisierung der ERP-Landschaft: Investitionsschwerpunkte und Zukunftstrends“ von Dr. Volker Liestmann, Trovarit AG, beleuchtet aktuelle Entwicklungen rund um Cloud, neue Technologien und die Weiterentwicklung bestehender ERP-Strukturen.

Cloud ersetzt Teile der eigenen Infrastruktur

Mit Version 9.5 wechselt MENTOR zugleich vom bisherigen Betriebsmodell in die Cloud. Ein wesentlicher Beweggrund ist die Entlastung der eigenen IT-Infrastruktur. Gleichzeitig erwartet das Unternehmen besser kalkulierbare laufende Kosten und eine einfachere Skalierbarkeit. Die internationalen Niederlassungen sollen zudem technisch unabhängiger vom Hauptstandort in Erkrath werden. Dabei verändert sich auch die Kostenlogik. ERP-Leiter Timo Sengstock beschreibt den Schritt als Wechsel „weg vom großen Invest“ hin zu einer Nutzung des ERP als Dienstleistung. Ob sich die erwarteten wirtschaftlichen und organisatorischen Vorteile tatsächlich in diesem Umfang einstellen, wird sich allerdings erst nach Abschluss des Rollouts beurteilen lassen.

Internationaler Rollout beginnt in Polen

Der Umstieg erfolgt schrittweise. Seit Anfang 2026 läuft das Projekt am polnischen Standort. Dort wird parallel eine lokale Landesversion eingeführt, um unter anderem die Finanzbuchhaltung und nationale gesetzliche Anforderungen abzubilden. Eine konkrete Herausforderung ist die Anbindung an das polnische E-Rechnungssystem KSeF. Dafür werden zunächst die Finanzbuchhaltungsstammdaten aufgebaut und anschließend mit der Materialwirtschaft verknüpft.

Der gesamte Releasewechsel soll bis zum ersten Quartal 2027 abgeschlossen sein. Erst danach erwartet MENTOR größere Verbesserungen bei Planung und Steuerung der Supply Chain. Informationen sollen künftig früher und in höherer Qualität zur Verfügung stehen und damit die kurz-, mittel- und langfristige Planung der internationalen Produktionsstandorte unterstützen.

ERP-Modernisierung als Organisationsprojekt

Die ERP-Modernisierung wird bei MENTOR damit zum Ausgangspunkt für eine grundlegend neu ausgerichtete Systemlandschaft. Der Releasewechsel geht dabei weit über ein technisches Upgrade hinaus: Auch Datenbereinigung, der Rückbau von Individualentwicklungen, eine stärkere Nutzung von Schnittstellen und der Wechsel in die Cloud gehören zum Vorhaben.

Gerade der Greenfield-Ansatz ist dabei interessant. Nach beinahe 20 Jahren Systemnutzung entscheidet sich MENTOR bewusst dagegen, sämtliche gewachsenen Strukturen in die neue Umgebung mitzunehmen. Stattdessen wird geprüft, was künftig tatsächlich benötigt wird und was sich heute im Standard oder durch angebundene Speziallösungen besser abbilden lässt.

Die Success Story ist allerdings noch nicht abgeschlossen: Der internationale Rollout läuft und die wesentlichen Verbesserungen in Planung und Supply Chain werden noch erwartet. Ob die Kombination aus Standardisierung, Cloud-Betrieb und bereinigter Prozesslandschaft die angestrebten Effekte erzielt, lässt sich daher erst nach Abschluss des Projekts bewerten.