Die Generation der Babyboomer geht nach und nach in Rente – und wenn Unternehmen nicht aufpassen, verschwindet mit ihnen auch ihr umfangreiches Know-how. Enterprise-Search-Systeme sind ein wichtiger Baustein, um das zu verhindern, erläutert der Wissensmanagement-Experte IntraFind.
Ein immenser Wissensschwund – und in der Folge ein dramatischer Verlust an Wettbewerbsfähigkeit das droht Unternehmen, wenn in den kommenden Jahren die Babyboomer in Rente gehen. Laut statistischem Bundesamt werden bis 2036 knapp 13 Millionen Arbeitskräfte das Renteneintrittsalter erreicht haben. Das entspricht knapp einem Drittel der Erwerbspersonen, die dem Arbeitsmarkt zum Erhebungszeitpunkt zur Verfügung standen. Unternehmen müssen sich deshalb rechtzeitig Gedanken machen, wie sie das umfangreiche Wissen der baldigen Ruheständler bewahren und an ihre Nachfolger weitergeben können.
„Der Wissenstransfer an die nachfolgenden Generationen ist für Unternehmen von strategischer Bedeutung und erfordert zielgerichtete Maßnahmen“, erklärt Franz Kögl, CEO bei IntraFind. Das ist den meisten Unternehmen bewusst. Sie sorgen beispielsweise dafür, dass die künftigen Rentner ihr Wissen in Schulungen persönlich an ihre Nachfolger weitergeben oder es für sie in Wissensmanagement-Systemen dokumentieren. Eine Schlüsselrolle spielen dabei laut Kögl Enterprise-Search-Systeme, denn neue Mitarbeiter können damit aufgezeichnetes Wissen jederzeit effizient abrufen.“
Moderne Enterprise-Search-Systeme sind in der Lage, mit Konnektoren alle erdenklichen Datenquellen anzubinden, seien es interne Filesysteme, Unternehmensportale, Wikis, E-Mail-Systeme oder Cloud-Plattformen. Und sie sind darüber hinaus in der Lage, sie mit einem zentralen Cockpit übergreifend zu durchsuchen. Durch fortgeschrittene Textanalyse-Verfahren und Methoden der Künstlichen Intelligenz einschließlich großer Sprachmodelle (Large Language Models) verstehen sie Daten, können Zusammenhänge in großen Datenmengen erkennen und Daten auf intelligente Weise vernetzen. So können sich Mitarbeiter im Unternehmen vorhandene Informationen zu einem bestimmten Thema schnell und vollständig erschließen.
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Unstrukturierte Daten auf Fileservern werden erfasst
„Mit Enterprise Search finden Nutzer nicht nur Informationen, die strukturiert in Wissensmanagement-Systemen hinterlegt sind, sondern auch Präsentationen oder Protokolle von Meetings sowie Dokumente, die verstreut auf den Servern herumliegen und bei denen niemand daran gedacht hat, sie in eine Dokumentation aufzunehmen“, erläutert Kögl. „So gewährleisten Unternehmen, dass Mitarbeiter auch unstrukturierte Informationen finden und in der Fülle der Daten nichts Wichtiges verloren geht.“
Nachwuchskräfte profitieren bei ihrer täglichen Arbeit an vielen Stellen von einem derartigen Wissensmanagement. So finden sie beispielsweise auch Informationen zu früheren Projekten, deren Inhalte und Ergebnisse sie wiederverwenden können. Oder sie nutzen Präsentationen von ehemaligen Vertriebskollegen als Vorlage, wenn sie an eigenen Präsentationen für ähnlich gelagerte Vertriebsfälle arbeiten. Im Service-Management lösen sie die Probleme von Kunden schnell, auch wenn sie die installierten Anlagen nicht wie ihre Vorgänger aus dem Effeff kennen, weil sie direkt zu den erforderlichen, passenden Informationen in den Service-Unterlagen geführt werden und relevante Inhalte vernetzt abrufbar sind.
„Was erfahrene Mitarbeiter nach vielen Jahren Berufsleben oft einfach im Kopf hatten, müssen sich die jungen Nachwuchskräfte erst durch Recherchen erschließen“, erläutert Kögl. „Enterprise Search sorgt dafür, dass diese Recherchen so schnell und effizient wie möglich sind. Damit helfen sie Unternehmen, den Abgang der Babyboomer besser zu kompensieren, dadurch wettbewerbsfähiger zu sein und sich viel Geld und Zeit zu sparen.“ Jürgen Frisch
