Egal ob im Homeoffice oder im Büro: Mitarbeiter erwarten IT-Systeme, die reibungslos funktionieren. Dazu gehört ein schneller und gezielter Zugang zu Informationen. Daran hapert es allerdings bei vielen Unternehmen. Abhilfe schaffen Enterprise-Search-Systeme.
Nach über 30 Jahren mit PCs am Arbeitsplatz haben Mitarbeiter kaum noch Verständnis für schlecht funktionierende IT-Applikationen. Sie hassen es, wenn sie in ihren Abläufen unterbrochen werden, weil sie mühsam Daten von einem System ins andere kopieren müssen oder eine Anwendung wegen langer Lade- oder Antwortzeiten ewig auf sich warten lässt. Zumal sie von Cloud-Tools, mobilen Apps im privaten Bereich und nicht zuletzt der Arbeit im Homeoffice wissen, wie gut IT eigentlich reibungslose Übergänge unterstützen kann.
Besonders ausgeprägt ist die Aversion gegen holprige IT-Systeme bei den Digital Natives, die inzwischen einen erklecklichen Anteil an den Belegschaften von Unternehmen ausmachen. Sie sind bei digitalen Tools von Anfang an nichts Anderes gewohnt als eine ‚Seamless Experience‘. In ihrem Privatleben übertragen sie ganz selbstverständlich einen Termin, den sie auf der Website ihres Arztes vereinbart haben, per Fingertipp in ihren Smartphone-Kalender, bezahlen Online-Einkäufe direkt in der Umgebung des Shops per Digital Payment oder verschicken ein gerade aufgenommenes Video per WhatsApp an einen Freund. Genau das erwarten sie auch in der Arbeit.
Unternehmen wissen das und arbeiten daran, ihren Mitarbeitern eine reibungslos funktionierende IT zu bieten. Die Bereitstellung von Informationen kommt dabei bislang noch zu kurz. Verträge, Rechnungen, Anträge, Angebote, Berichte, Präsentationen, E-Mails, Videos, Social-Media-Posts: Praktisch alle Unternehmen sehen sich heute mit riesigen und stetig ansteigenden Bergen an Dokumenten und Informationen konfrontiert, die über die unterschiedlichsten Systeme und Speicherorte verteilt sind – von internen Datenbanken, Filesystemen, ERP-Systemen (Enterprise Research Planning), Unternehmensportalen oder Wikis bis hin zu Filesharing-Diensten in der Cloud.
Datensilos machen es Mitarbeitern schwer, die Informationen zu finden, die sie für die Ausführung ihrer Tätigkeiten benötigen. Oft wissen sie gar nicht einmal, wo sie mit ihrer Suche überhaupt beginnen sollen. Das hält sie auf und hindert sie daran, wertschöpfenden Aufgaben nachzugehen. Im schlimmsten Fall sind sie sogar gezwungen, das Rad neu zu erfinden. Sie erstellen eine Kundenpräsentation von Grund auf neu, nur um dann kurz darauf per Zufall festzustellen, dass ein Kollege von ihnen vor kurzem bereits eine Präsentation zu einem ähnlichen Thema vorbereitet hat.
Abhilfe kann aus einer Ecke kommen, die Unternehmen vielleicht gar nicht auf dem Schirm haben: Enterprise-Search-Systeme gelten oft noch als Applikationen mit bloßer Volltextsuche. Dabei gibt es längst High-End-Lösungen, die als zentrale Infrastruktur für nahtlose Informationsbereitstellung fungieren. Sie integrieren die unterschiedlichsten Quellen und bringen zudem fortschrittliche Textanalyse-Verfahren mit, beherrschen Methoden der Künstlichen Intelligenz, vernetzen Informationen mit semantischen Modellen oder Graphdatenbanken und reichern Informationen automatisiert mit Metadaten an.
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Mit Enterprise-Search-Software durchsuchen Mitarbeiter alle vorhandenen Quellen in kürzester Zeit. Suchmechanismen lassen sich dabei auf die individuellen Anforderungen von Abteilungen zuschneiden. In intelligenten Cockpits führen sie alle vorhandenen Informationen, die für die aktuellen Aufgaben der Mitarbeiter relevant sind, zusammen und bereiten sie übersichtlich und damit schnell nutzbar auf. Stupides, nervtötendes und allzu oft auch erfolgloses Suchen gehört der Vergangenheit an. Das freut die Digital Natives genauso wie die alten Hasen. Und nicht zuletzt auch die Führungskräfte. Erhöhte Sucheffizienz, schnellere Reaktionszeiten und der erweiterte Zugriff auf den Wissensschatz des Unternehmens sind schließlich handfeste Wettbewerbsvorteile. jf
Der Autor
Franz Kögl ist Vorstand bei IntraFind, einem Enterprise-Search- und Künstliche Intelligenz-Software-Hersteller.
