So optimiert Dokumentenmanagement die Logistik

Die Grundlage für den Nutzen Künstlicher Intelligenz im Dokumentenmanagement in der Logistik liegt in der Verfügbarkeit und im Verständnis von Daten. Im Idealfall automatisieren Unternehmen ihre Abläufe. Erfolgsbeispiele finden sich auch in der Logistibranche.

Höhere Effizienz, besserer Service und zufriedene Kunden: Dokumentenmanagement-spezialist Abbyy zeigt anhand von vier Praxisbeispielen wie Künstliche Intelligenz das Dokumentenmanagement in der Logistik optimiert und so die Effizienz steigert.

1. Schnelle Auftragsabwicklung

Je schneller Aufträge bearbeitet werden, desto schneller werden die bestellten Produkte geliefert und bezahlt. Durch den Einsatz von intelligentem Dokumentenmanagement in der Logistik können Bestellungen automatisch erfasst und bearbeitet werden. Dies führt zu einer verbesserten Produktivität und einer Kostenreduzierung.

Ein Beispiel ist der Brauereiriese Carlsberg. Früher erhielt das Unternehmen Kundenbestellungen per E-Mail. Die Mitarbeiter mussten in der Folge jede Anfrage manuell in ihr System eingeben. Dann hat Carlsberg eine intelligente Dokumentenverarbeitung zum automatischen Lesen und Verarbeiten von Bestellungen implementiert. Das spart für einen Posten etwa acht Minuten ein. Daraus resultiert eine enorme Kostenersparnis, denn schließlich verfrachtet das Unternehmen Bier in die ganze Welt.

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ECM/DMS als strategischer Partner der Digitalisierung Vom linearen Prozess zum fortwährenden Kreislauf

13.12.2024 11:00 - 11:45 Uhr

Thema:	Strategie, ECM, Dokumentenmanagement, Digitalisierung
Referent:	Marc Müller, Trovarit AG

Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung oder Business Transformation gewinnt auch das Thema ECM/DMS immer mehr an strategischer Bedeutung. Denn oftmals reichen vorhandene Architekturen und Lösungen nicht aus, um erforderliche unternehmensweite Informations- und Geschäftsprozess-Services digital zur Verfügung zu stellen. Somit ist ECM/DMS ein Thema, welches sämtliche Abteilungen vom Vertrieb und Service über die Produktion und Logistik bis hin zum Rechnungswesen anspricht. Aus einem bislang oftmals - meist durch organisatorische Grenzen bedingt - linearen Prozess entsteht ein fortwährender Kreislauf aus z.B. Entwickeln, Produzieren, Akquirieren, Verkaufen und Betreuen. ECM/DMS hat somit den Anspruch Menschen, Prozesse und Informationen unternehmensweit zu synchronisieren, um so erkenntnisorientiertes Handeln und Denken zu ermöglichen. Unter dieser Voraussetzung ist auch eine Einführung einer entsprechenden Lösung sehr individuell zu betrachten und birgt somit auch seine unternehmenseigenen Herausforderungen.

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2. Schnelle Zollabfertigung

Kein Hersteller oder Einzelhändler möchte, dass seine Waren bei der Grenzkontrolle aufgehalten werden. Diese Verzögerung kann zum Verderben der Ware, zu Standgeldern und Gebühren für die Zurückhaltung oder zu verpassten Lieferterminen führen. Die häufigsten Gründe für eine derartige Verspätung sind ungenaue oder nicht konforme Papiere.

Bei der Auswahl eines Transport- und Logistikanbieters ist es wichtig, dass der Dienstleister intelligente IT-Systeme einsetzt, um zuverlässig Daten aus den Versanddokumenten zu extrahieren und in nachgelagerte Systeme einzupflegen. Ebenso wichtig ist es, dass die Daten automatisch und ohne manuelle Überprüfung an die nationalen Zollsysteme übermitteln werden. Das automatisierte Klassifizieren und Validieren von Daten – beispielsweise Positionen in Frachtbriefen, Ursprungszeugnissen, Gefahrguterklärungen oder Handelsrechnungen – reduziert Fehler und Verzögerungen erheblich.

Zum Einsatz kommt ein derartiges Setup bei Portumna Pastry, einem irischen Hersteller von Tiefkühlkuchen. Das Unternehmen konnte die Zollabfertigungszeiten an der Grenze zwischen der EU und Großbritannien von mehr als einer Stunde auf nur fünf Minuten reduzieren, indem es intelligente IT-Systeme einsetzt, um komplexe Transport- und Logistikdokumente mit 100-prozentiger Genauigkeit zu extrahieren.

3. Zufriedene Mitarbeiter

Angesichts des weltweiten Fachkräftemangels, der sich in den kommenden Jahren voraussichtlich verschärft, suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, Fachkräfte anzuziehen und zu halten. Die passende Technologie ist eine Möglichkeit dafür. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter Unternehmensleitern – darunter auch Transport- und Logistikdienstleister – ergab, dass der Einsatz von Künstlicher Intelligenz zu einem Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit um 62 Prozent sowie zu einem Anstieg der Mitarbeiterzahl (49 Prozent) beigetragen hat. Ein Drittel der Befragten gab an, dass intelligente Technologien zu einer besseren Work-Life-Balance beitragen und Stress reduzieren.

Indem IT-Systeme die Mitarbeiter von langweiligen Aufgaben wie der Dateneingabe befreien, bleibt mehr Zeit für sinnvolle und erfüllende Arbeit. Dazu gehört auch der Aufbau besserer Beziehungen zu den Kunden und dies führt wiederum zu einem besseren Kundenservice.

4. Verbessertes Endergebnis

Zeit ist eine wichtige Ressource, vor allem, wenn sie direkt mit dem Cashflow verbunden ist. Künstliche Intelligenz kann Unzulänglichkeiten und Engpässe beseitigen, wenn sie strategisch eingesetzt wird.

Einer der ersten Bereiche, in dem intelligente IT-Systeme Abläufe automatisieren, ist vielerorts die Buchhaltung. Hier fällt viel Papierkram an, die Daten müssen manuell eingegeben und die Genauigkeit im Detail überprüft werden. Das Automatisieren der Kreditorenbuchhaltung macht Zahlungsflüsse transparent, verringert das Risiko von Rechnungsfehlern und ermöglicht gleichzeitig eine rechtzeitige und sichere Zahlung an Lieferanten und Auftragnehmer.

Der erfolgreiche Einsatz Künstlicher Intelligenz beruht auf einer Voraussetzung, wie Maxime Vermeir, Senior Director of AI Strategy bei Abbyy erläutert: „Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie mit dieser Technologie spezifische geschäftliche Herausforderungen lösen, um das beste Ergebnis zu erreichen. Jürgen Frisch