Reduzierte Mehrwertsteuersätze gelten ab dem 1. Juli 2020 für ein halbes Jahr. Für Unternehmen geht damit ein hoher Aufwand einher: Sie müssen Preisschilder ersetzen, Rechnungsvorlagen anpassen und Shoplösungen sowie betriebswirtschaftliche Systeme (ERP/Enterprise Resource Planning) aktualisieren. Bei allen eingehenden Rechnungen muss die Buchhaltung prüfen, ob die Lieferanten die geänderten Mehrwertsteuersätze berücksichtigt haben und damit steuerlich korrekt sind.
Diese aufwändige manuelle Kontrolle nimmt Cocq Datendienst den Unternehmen ab: „Um unsere Kunden zu entlasten, haben wir eine Erweiterung in unsere Prozess-Software integriert, die automatisch prüft, ob Rechnungen den zum jeweiligen Zeitpunkt erwarteten und damit gültigen Steuersatz ausweisen“, berichtet Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH. „Wie mit den falsch ausgestellten Rechnungen verfahren werden soll, haben die Unternehmen für sich unterschiedlich definiert.“
Einige Unternehmen weisen die Rechnungen mit einem fehlerhaften Mehrwertsteuersatz zurück. In diesem Fall können sie über Cocq eine direkte Ablehnungsinformation an den Lieferanten versenden, sodass dieser eine korrigierte Rechnung ausstellen kann. Andere Unternehmen erwarten, dass der Scandienstleister auch die fehlerhaften Rechnungen verarbeitet. Cocq liest dann die buchungsrelevanten Daten aus und übermittelt diese zur weiteren Verarbeitung an seine Kunden. Je nach Vereinbarung gleicht der Scandienstleister die Inhalte mit den Bestelldaten ab, sodass ein Großteil der Rechnungen direkt zur automatischen Bezahlung weitergeleitet werden kann. „Einige Kunden wünschen, dass wir die falsch ausgestellten Rechnungen kennzeichnen“, berichtet Echt. „Das haben wir ebenfalls in unseren Prozess integriert.“ Klärungen mit den Lieferanten obliegen in diesem Fall den Unternehmen selbst. Die zielgenaue Vorerkennung erfolgt vorab durch Cocq.
Cocq bildet das komplette Spektrum der Digitalisierung rund um die Themen Scandienstleistung, Dokumentenmanagement und Datenextraktion ab. Die Angebotsbandbreite reicht von der ad-hoc-Digitalisierung von Aktenbeständen, über die Digitalisierung des Post- und Rechnungseingangs sowie der gezielten Extraktion und Validierung von Daten bis zu deren Hosting im eigenen Online-Archiv. Die Dienstleistung wird stets eng in die Systeme und Prozesse der Kunden integriert. Jürgen Frisch
