Digitale Rechnungen, elektronische Akten und IT-gestützte Zusammenarbeit: „Das Digital Office erobert den Mittelstand – aber nicht im Eiltempo“, erläutert Manfred Terzer, CEO beim Dokumentenmanagement-Experten Kendox.
Weg vom Papier: Mit dem Einsatz von Software zum effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von digitalen Dokumenten schaffen Unternehmen die Grundlage für effizientere Prozesse und weniger Papier. Laut der Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand“ setzt in Deutschland mittlerweile fast die Hälfte (47 Prozent) der Unternehmen ab 20 Mitarbeiter Software für digitales Dokumentenmanagement ein. Bei den Unternehmen ab 500 Mitarbeitern sind es sogar 96 Prozent.
Im Mittelstand läuft Digitalisierung langsam
Ganz wegzudenken ist Papier im Büro bei den meisten Firmen bislang aber noch nicht. Laut der erwähnten Bitkom-Studie sind lediglich 19 Prozent des Mittelstandes softwareseitig für eine umfassende Digitalisierung der Büroarbeit aufgestellt. Hingegen setzen bereits 86 Prozent der Großunternehmen unternehmensweit Software für das Dokumentenmanagement (DMS) ein. Rund ein Drittel aller mittelständischen Unternehmen wollen in naher Zukunft im Rahmen von Erst-, Erweiterungs- und Ersatzinvestitionen in eine integrierte Lösung für Enterprise Content Management (ECM) investieren. Der Anteil der Unternehmen, die erstmals in eine solche Lösung investieren wollen, liegt aktuell bei 23 Prozent. Bei mehr als der Hälfte der mittelständischen Unternehmen in Deutschland kommt allerdings bislang noch gar keine Software zur Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen zum Einsatz.
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Von Dokumentenverwaltung zum Informationsmanagement
Enterprise Content Management-Systeme haben sich in den vergangenen Jahren stark weiterentwickelt und unterstützen Anwender heute nicht mehr nur bei der reinen Verwaltung von Dokumenten, sondern bilden auch komplexer Dokumenten- und Informationsprozesse ab.
Gerade in den klassischen Einstiegsbereichen wie im Finanz- und Rechnungswesen sowie im Einkauf steigt Effizienz massiv, wenn Prozesse digital und vollständig ohne Papier ablaufen. Auch in anderen Bereichen eines Unternehmens lässt sich durch ein digitales Informationsmanagement sehr schnell die Effizienz steigern – beispielsweise indem Informationen als virtuelle Akten auf beliebigen Endgeräten bereitstehen.
Relevante Informationen zum richtigen Zeitpunkt
Ein Dokumentenmanagement-System präsentiert dem Mitarbeiter relevante Informationen vollständig und zum richtigen Zeitpunkt. Darüber hinaus stellen solche Systeme sicher, dass Informationen zentral abgelegt und rechtskonform sowie vor Manipulation geschützt aufbewahrt werden. Anwender finden automatisch oder so schnell wie möglich zur jeweils relevanten Information, um basierend darauf Entscheidungen treffen und Folgeprozesse anzustoßen. Idealerweise erkennen sie auf einen Blick, ob der Wareneingang mit der Bestellung übereinstimmt und sie eine Rechnung freigeben können. Dokumentenmanagement hilft Unternehmen dabei, Kosten zu senken und Nutzenpotenziale zu heben. Eine regelbasierte, prozessgestützte Verarbeitung von Informationen sorgt für kurze Durchlaufzeiten, hohe Transparenz und eine verbesserte Auskunftsbereitschaft. Ein revisionssicheres Archivieren von Akten, Rechnungen und Belegen stellt Rechtskonformität her. Darüber hinaus lassen sich Dokumente standortübergreifend und ohne Medienbrüche bearbeiten, bei Bedarf auch von Mobilgeräten aus.
Dokumentenmanagement und Collaboration verschmelzen
Während sich Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Lösungen durchsetzen und Routineprozesse nach und nach zu automatisiert werden, verschmelzen Dokumentenmanagement und Collaboration. Die in Content-Management-Systemen vorgehaltenen Informationen spielen eine wichtige Rolle in ad-hoc-Prozessen und in der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern sowie mit Kunden und Partnern. Anwender erwarten heute, dass Chat-Verläufe, das Teilen des Bildschirms oder gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten so in die Infrastruktur eingebunden sind, dass sie jederzeit auf die in den Systemen vorgehaltenen Informationen zugreifen können. Cloud-basierte Lösungen lassen sich durch ihre offene Architektur effizient mit gängigen Office- und ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) integrieren.
Im Zentrum der Digitalisierung steht vielerorts das Management digitaler Dokumente und Prozesse. Die dazugehörigen Lösungen sorgen dafür, dass Unternehmen beim Verarbeiten und Archivieren von Belegen rechtliche Vorgaben einhalten. Fakt ist aber auch, dass vielerorts Geschäftsdokumente nach wie vor manuell und in Papierform bearbeitet werden. Zwar gibt es erste Initiativen, bei denen zumindest einige Abteilungen auf die Verarbeitung digitaler Dokumente umsteigen, doch bis das papierlose Büro in Deutschland tatsächlich Realität wird, dürfte noch einige Zeit vergehen. Es wird Aufgabe der Unternehmen sein, rasch die richtigen Weichen für das Digital Office zu stellen. jf
Der Autor
Manfred Terzer ist CEO beim Dokumentenmanagement-Experten Kendox.
