Software-Projekte genießen in den Führungsetagen mittelständischer Unternehmen nicht immer den besten Ruf. Wenn man sich bei Partnern, Kunden oder Lieferanten erkundigt, sind negative Projektverläufe gefühlt viel häufiger als Erfolgsstorys. Tatsächlich kommt es in Business Software Projekten häufiger zu deutlichen Termin- und Budgetüberschreitungen. Die Ursachen hierfür sind vielfältig, liegen aber meist in der gewählten Implementierungsmethodik begründet.
Defizite in der Projektplanung können durch zentrales Anforderungsmanagement behoben werden
In der Studie „ERP in der Praxis 2022/2023“ gaben über 50 % der Befragten an, dass die Termine um 25 % und mehr überschritten wurden, bei der Frage zum Projektbudget waren es ebenfalls etwa 50 %. Diese mangelnde Termin- und Budgettreue ist u. a. durch optimistische Projektplanung zu Projektbeginn, die Überschreitung von Deadlines ohne entsprechende Konsequenzen, die nachträgliche Änderung der Anforderungen und damit verbundene Zusatzarbeiten sowie Probleme bei der Bereitstellung relevanter Daten begründet.
Die Überschreitung des geplanten Projektbudgets kann darüber hinaus auf unrealistische Aufwandsabschätzungen des Anbieters während der Vertriebsphase zurückgeführt werden. Ein wesentlicher Einflussfaktor sowohl für die Terminierung als auch die Planung der erforderlichen Aufwände bzw. Budgets ist die Festlegung des angestrebten Projektumfangs. Zur umfänglichen Bewertung des „Projektstatus“ müssen also die Zielwerte in allen drei Dimensionen (Projektkosten, Projektdauer und Projektumfang) zu Beginn eines Vorhabens abgestimmt werden. Außerdem muss geklärt werden, wie die Einhaltung der Zielwerte fortlaufend überwacht werden kann und welche Informationen man dafür benötigt. Damit gehört ein zentrales Anforderungs- und Testmanagement zu den zentralen Aufgaben in Software-Projekten. Es ist dabei behilflich, die Umsetzung der Anforderungen über den gesamten Entwicklungs-, Realisierungs- und Testprozess hinweg zu planen, zu steuern und zu überwachen.
Mit ImplAiX® Software-Projekte erfolgreich lenken
Da in der Regel bei den Software-Anwendern nur wenig oder keine Methodenkompetenz bzgl. der Implementierung von Business Software vorhanden ist, ist es üblich, sich bei der Wahl der Einführungsmethode sowie den hierfür erforderlichen Werkzeugen und Vorlagen auf die Empfehlung des Einführungsdienstleisters zu verlassen. Wenn man sich nicht auf die eher marketing- und vertriebsorientierten Methodenbeschreibungen der Anbieter verlässt, sondern sich im Detail mit den Methoden und Werkzeugen befasst, stellt man häufig fest, dass diese meist nur bedingt den Ansprüchen der Software-Anwender hinsichtlich Projekttransparenz und Qualitätssicherung genügen.
Vor diesem Hintergrund wurde im Rahmen eines Konsortialprojektes unter der gemeinsamen Leitung des Forschungsinstituts für Rationalisierung (FIR) an der RWTH Aachen und der Trovarit AG ein eigenes Software-Einführungsmodell entwickelt: das „Aachener Implementierungsmodell für Business-Software (ImplAiX®)“.
Anzeige | Kostenloses Webinar der Trovarit-Academy
Anders als andere, z. B. von Software-Anbietern genutzte, Einführungsmodelle, startet das Aachener Implementierungsmodell bereits in der Auswahlphase damit, die Implementierung vorzubereiten. Dazu gehört, die Anforderungen an die neue Software-Lösung entsprechend der veränderten Unternehmensprozesse zu formulieren, die vorhandenen Unternehmensdaten für die Migration ins neue System vorzubereiten und die Mitarbeiter für das neue Projekt zu gewinnen. Hier gibt ImplAiX® dem Projektleiter Methoden, Verfahren, Werkzeuge und Vorlagen an die Hand, die seine führende Rolle im Projekt unterstreichen und ihn bei der erfolgreichen Bewältigung aller Herausforderungen einer komplexen Implementierung unterstützen.
Dabei ist das durchgängige Anforderungs- und Testmanagement der Garant für ein erfolgreiches Projekt, gewährleistet hohe Umsetzungsqualität, sorgt für kontinuierliche Transparenz hinsichtlich des Projektfortschritts und trägt somit maßgeblich zur Risikominimierung aus Sicht des Software-Anwenders bei.
Der Autor
Peter Treutlein, Vorstand der Trovarit AG, begleitet seit mehr als 20 Jahren Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von Business Software. Er war maßgeblich an der Entwicklung des Aachener Implementierungsmodells für Business Software (ImplAiX®) beteiligt, das den methodischen Rahmen sowie die benötigten Werkzeuge für das gesamte Projekt von der Projektinitialisierung bis zur Abnahme des neuen Systems unabhängig von der gewählten Software-Lösung liefert.
