Daten sind eine der wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens. Sie dienen als Grundlage für strategische Entscheidungen und bieten immense Potenziale für Umsatz- und Gewinnsteigerungen. Durch eine effiziente Datenverwaltung im Unternehmen kann dieser Schatz erfolgreich geborgen und sinnvoll genutzt werden.
Im Zuge der Digitalisierung sehen sich Unternehmen zunehmend mit komplexeren und umfangreicheren IT-Systemen zur Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse konfrontiert. Daten und Informationen sind zum kritischen Faktor für den erfolgreichen Geschäftsbetrieb geworden und bilden die Basis von technologischen Trends wie Industrie 4.0. Das steigende Datenwachstum bietet für Unternehmen neue Potenziale zur Realisierung von Geschäftsmodellen und zum systematischen Lernen aus den Daten für schnellere sowie bessere Entscheidungs- und Anpassungsprozesse. Hierfür dürfen Daten jedoch nicht nur gesammelt, sondern müssen zu höherwertigen Informationen aufbereitet und in Entscheidungen überführt werden. Essenziell wird dabei die Fähigkeit zur automatischen Datenanalyse, um Ursache-Wirkungsbeziehungen aus Daten verschiedener Quellen abzuleiten und zukünftige Ereignisse zu prognostizieren.
Effizientes Datenmanagement: Daten sinnvoll nutzen
Effizientes Datenmanagement über den gesamten Lebenszyklus der Daten ist für die sinnvolle Nutzung von großer Bedeutung. Hierunter fällt das Management von Prozessen, innerhalb derer Daten angelegt, verarbeitet oder archiviert/gelöscht werden. Fragen, die sich in diesem Zusammenhang stellen, sind z. B.:
- Wie werden die Daten erfasst? Wie sieht es mit der Effizienz aus? Werden falsch formatierte oder doppelt eingegebene Informationen automatisch abgefangen? Tauchen in den Feldern für die Telefonnummer uneinheitliche Formate oder gar Texte auf, wird die automatisierte Verarbeitung erschwert. Auch Dubletten können hier entstehen, wenn bei der Eingabe nicht geprüft wird, ob der Datensatz evtl. schon im System vorhanden ist.
- Was passiert mit den Daten während ihrer Verwendung? Werden fehlende Informationen ergänzt oder falsche Informationen korrigiert? Z. B. Adressdaten können mit der Zeit altern, wenn Adressänderungen nicht erfasst werden. Stehen für Analysen benötigte Daten überhaupt zur Verfügung?
- Was passiert mit den Daten nach ihrem Lebensende? Werden rechtliche Vorgaben eingehalten, die eine Löschung von Daten nach einem bestimmten Vorgang oder Zeitraum fordern? Geistern alte Daten weiterhin in der Datenbank herum, weil sie nicht tatsächlich gelöscht, sondern z. B. nur mit einem „Lösch-Flag“ versehen oder gesperrt werden?
Werden diese Umstände im Unternehmen nicht konsequent durch ein effizientes Datenmanagement adressiert, verschlechtert sich die Datenqualität, was wiederum Geschäftsprozesse negativ beeinflusst und zu erhöhtem Verarbeitungsaufwand führt. Zudem können Datenanalysen, auf denen wichtige strategische Entscheidungen beruhen, fehlerhaft sein.
Methoden & Technologien für das Datenmanagement
Um solche Missstände zu umgehen, sind Maßnahmen erforderlich, die üblicherweise unter dem Begriff Data Governance zusammengefasst werden. Dazu gehören z. B.:
- Benennung von Rollen bzw. Personen, die für die Aufrechterhaltung der Datenqualität zuständig sind.
- Etablierung fester Prozesse für die Datenpflege im Unternehmen, die die Datenqualität, den Datenschutz und die Datensicherheit adressieren.
- Anschaffung entsprechender Data-Governance-Software, die bei der Umsetzung der Maßnahmen unterstützt.
Zur Unterstützung des Datenmanagements im Unternehmen kann auch spezifische Datenqualitäts-Software eingesetzt werden. Auf dem Markt ist eine Vielzahl von Softwareanbietern aktiv, die in ihrem Fokus und Funktionsumfang von kleinen Tools zur Bereinigung einzelner Datensätze bis hin zu umfangreichen Server-Applikationen zum ganzheitlichen Datenmanagement von Konzernen reichen.
→ Den vollständigen Fachartikel habe ich Ihnen als kostenlosen Download auf unserer Competence Center Seite „Datenmanagement“ zur Verfügung gestellt.
Der Autor
Jost Enderle ist Consultant Datenmanagement beim Software-Beratungshaus Trovarit AG.
