Die Ergebnisse zeigen, dass zwischen digitaler Selbstwahrnehmung und regulatorischer Umsetzung eine deutliche Lücke besteht. Gleichzeitig setzen viele Unternehmen auf einen risikoarmen Weg: Sie wollen die E-Rechnung überwiegend über ihr bestehendes ERP-System oder in Kombination mit spezialisierten E-Invoicing-Plattformen umsetzen.
Gesetzliche Fristen rücken näher
Die vom Marktforschungsinstitut OpinionWay im Auftrag von Quadient durchgeführte Studie basiert auf einer Befragung von 300 deutschen Unternehmen und zieht rund ein halbes Jahr vor dem nächsten gesetzlichen Stichtag eine Zwischenbilanz. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro elektronische Rechnungen versenden. Ein Jahr später gilt diese Verpflichtung für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Viele Unternehmen arbeiten noch mit Papier und PDF
Die Ergebnisse zeigen, dass viele Unternehmen ihre Ausgangssituation positiver einschätzen, als sie tatsächlich ist. Zwar bezeichnen 75 Prozent der Befragten ihre Rechnungsprozesse als digitalisiert, gleichzeitig haben jedoch 56 Prozent bislang kein gesetzeskonformes Rechnungsformat eingeführt. Zudem versenden 48 Prozent zumindest einen Teil ihrer Rechnungen weiterhin in Papierform, während mehr als zwei Drittel PDF-Rechnungen nutzen. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht. Als konform gelten strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung, ZUGFeRD oder EN16931-konformes EDI.
Unternehmen bleiben trotz Rückstand optimistisch
Trotz dieses Rückstands überwiegt der Optimismus. 89 Prozent der Unternehmen gehen davon aus, die gesetzlichen Fristen einhalten zu können. Gleichzeitig zeigt die Studie, dass die Einführung der E-Rechnung vielerorts nicht nur als Compliance-Projekt verstanden wird. Unternehmen, die ihre Prozesse bereits umgestellt haben, berichten von höherer Produktivität, geringeren Prozesskosten, kürzeren Forderungslaufzeiten und einer sinkenden Fehlerquote.
ERP-Systeme bleiben zentrale Grundlage
Auch bei der technischen Umsetzung zeichnet sich ein klarer Trend ab. 71 Prozent der befragten Unternehmen möchten die E-Rechnung über ihre bestehende ERP-Landschaft realisieren – entweder ausschließlich innerhalb des ERP-Systems oder in Kombination mit einer spezialisierten E-Invoicing-Plattform. Wirtschaftliche Gesichtspunkte wie Investitionsschutz, Nutzwertmaximierung und Vermeidung hoher Wechselkosten sind die Gründe, die für dieses Vorgehen sprechen. Aber auch unter den Aspekten Business Continuity und operative Systemstabilität gehen die Unternehmen mit diesem Ansatz kein unnötiges Risiko ein. Besonders der hybride Ansatz gewinnt an Bedeutung, da viele Unternehmen ältere ERP-Versionen einsetzen, die aktuelle Anforderungen nur eingeschränkt unterstützen. Diese weisen häufig Schwächen bei der XML-Fähigkeit auf. Spezialisierte E-Invoicing-Plattformen können solche technologischen Lücken überbrücken, indem sie aktuelle Formate unterstützen und regulatorische Änderungen schneller abbilden. Zudem unterstützen sie unterschiedliche Rechnungsformate und schaffen damit die Flexibilität, die ältere ERP-Versionen oft nur eingeschränkt bieten.
Fazit: Prozesse, Systeme und Partner prüfen
„Ein Großteil der Unternehmen glaubt, dass sie auf dem besten Weg sind, die Vorschriften zur E-Rechnungsstellung einzuhalten. Die Daten unserer Studie erzählen dagegen eine ganz andere Geschichte“, sagt Oliver Rauschil von Quadient. „Es ist höchste Zeit, Prozesse, Systeme und Partner sehr genau zu prüfen und zuverlässig festzustellen, ob diese skalierbar konforme E-Rechnungen unterstützen. Diejenigen, die rechtzeitig aktiv werden, erreichen nämlich deutlich mehr als nur gesetzliche Konformität. Sie haben die Chance ihre Finanzprozesse weitreichend zu modernisieren und zu automatisieren. So lassen sich sowohl die Liquidität als auch der Cashflow verbessern.“
